Der Trend in Verwaltungsprozessen lautet "Digitalisierung". Ziel ist es mit modernen Technologien eingehende Information einheitlich digital und möglichst automatisiert zu bearbeiten.

Was Entscheidern und Unternehmenslenkern von den Anbietern auf Messen hinsichtlich Digitalisierung und Automatisierung von Verwaltungsprozessen versprochen wird, steht oft  in krassem Widerspruch zu den vorhandenen und in Unternehmen umgesetzten Lösungen.

Tatsche ist: Die technologische Entwicklung ist den in den Unternehmen umgesetzten Lösungen weit vorausgeeilt. Die realen Prozesse kommen den heutigen Möglichkeiten für automatisierte und effiziente Informationsbearbeitung im Input-Management nicht nach. Einspar- und Effizienzpotentiale werden nicht genutzt.

Das Seminar gibt für Fachleute und technisch orientierte Entscheider einen Überblick, welche Technologien heute am Markt verfügbar sind, was sie leisten und in welchen Fällen welche Lösungen für den Einsatz empfohlen werden. Ferner wird auf die Möglichkeiten zur Prozessautomation sowie deren Umsetzung eingegangen.

1. 1.      Technik, Technologie, Verfahren, Kosten, Nutzen

Definitionen und Begriffe

• Was versteht man unter ganzheitlichem Input-Management
• Warum werden modernste Technologien nicht genutzt?
• Aus welchen Komponenten besteht ein modernes Input-Management-System (IMS)?
• Definition von Grundbegriffen: OCR, Erkennungsrate, Dunkelverarbeitung, Nachbearbeitungsquote, Sendung, Dokument, Blatt, Seite, Datenfeld, Zeichen
• Was ist der Unterschied zwischen Klassifizierung und Indizierung von Daten?
• Was versteht man unter "Semantischer Texterkennung", was sind Ontologien?

Best-Practice

• Wie sieht eine Best-Practice Lösungs-Architektur aus?
• Der Musterprozess für ganzheitliches, effizientes Input-Management
• Was bedeutet "Input-meets-Output" und was erreicht man damit?

Technologien und Ergebnisse

• Welche Technologien gibt es?
• Regelbasierte, selbstlernende Systeme, Mischtechnologien
• Semantische Texterkennung: Wo stehen wir heute, wo geht die Reise hin?
• Wie definiert man Erkennungsraten?
• Welche Erkennungsraten werden wirklich realisiert?
• Welche Fehler kann man ausschließen?

Kosten und Nutzen

• Welchen echten Nutzen haben diese Technologien?
• Versprechen die Anbieter zu viel?
• Nutzerfreundlichkeit und Anpassungsfähigkeit an eigene Bedürfnisse
• Wie finde ich die für mich beste Softwarelösung?
• Was kosten die Systeme und was sind die Folgekosten (Einrichtung, Betrieb, Wartung)?
• Wie wird die Wirtschaftlichkeit berechnet?
• Welche Markt- und Benchmark-Kennzahlen (KPIs) gibt es? Was sind die Kostentreiber?
• Welche Empfehlungen geben Experten?
• Wer sind die Anbieter und Player im Markt

1. 2.      Projektmanagement und Organisation

• Paradigmenwechsel in der Organisation durch Digitalisierung der Prozesse; Veränderung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten.
• Wie setzt man Digitalisierungsprojekte erfolgreich um? Welche Entscheider und Abteilungen werden zur erfolgreichen Umsetzung gebraucht?
• Welche Rolle hat die IT? Ist Digitalisierung ein IT- oder ein Organisationsprojekt?

ZIELGRUPPE

IT-Leiter, IT-affine Organisationsfachleute und Betriebsorganisatoren
Organisationsleiter , Controller. Entscheider und Mitentscheider, die bereits moderne Input-Lösungen einsetzen und solche, die deren Einsatz planen.

DAUER
1 Tag

Der Umfang und die Komplexität der Tätigkeiten in Poststellen werden immer größer. Alle Mitarbeiter müssen als Team gut aufeinander abge­stimmt sein und optimal zusammenarbeiten.

Dieses Seminar richtet sich an Fachkräfte und Mitarbeiter in modernen Poststellen, in denen die „neue Welt“ ansteht oder bereits gelebte Praxis ist. Wir sprechen den Teil der Mitarbeiter an, die in diesen Post­stellen vorwiegend in der klassischen, papierbasierten Postbear­beitung tätig sind und sich mit den neuen Technologien und Verfahren noch  nicht intensiv auseinandergesetzt haben, aber genauso den erfahrenen Mitarbeiter, der interessiert ist über den Tellerrand zu schauen und offen ist für alles Neue.

Die Teilnehmer erfahren an praktischen Beispielen, welche Bedeutung eine gut funktionierende und moderne Postbearbeitung und Infor­ma­tions­logistik für ein Unternehmen hat. Sie werden an die neuen Themen wie elektronische Verarbeitung von Doku­menten, Digitalisierung und Informationslogistik einmal in ganz anderer Art und Weise herangeführt. Heutzutage gewinnt die Poststelle mehr und mehr an Bedeutung und wandelt sich zum für das Unternehmen wichtigen Informations­logistiker. Um diesem hohen Anspruch gerecht zu werden, müssen die Teams gut zusammenarbeiten und das gesamte Spektrum der geforderten Tätigkeiten abdecken. Auch für diesen Bereich des Unternehmens gilt: Nichts ist stetiger als der Wandel.

Für die Unterstützung dieses Wandels hin zu einem neuen Teamgeist haben wir das vorliegende Seminar entwickelt. Es ist als Komplettpaket mit Besuch des Kommunikationsmuseums in Frankfurt und gemein­samem Abendessen konzipiert. Damit man sich einmal unter Gleich­­gesinnten austauschen kann.

INHALT DES SEMINARS

1. Tag:   9:00 - 17:30 Uhr, gemeinsames Abendessen gegen 19 Uhr

Thema: Entwicklung, Wandel und Chancen moderner Postbearbeitung

• Bedeutung und Wandel der Postbearbeitung
• Je nach Seminarort: Besuch des Kommunikationsmuseums in Frankfurt oder Berlin
• Meine Poststelle heute, morgen und übermorgen
• Klassische Postbearbeitung und Neue Technologien
• Anforderungen an Poststellen
• Die Chancen der modernen Poststelle

2. Tag:      09:00 - 17:00 Uhr

Thema: Prozesse, Technik und Verfahren moderner Postbearbeitung

• Posteingangsbearbeitung
• Postzustellung und Botendienste
• Scannen der Eingangspost
• Nachweispflichtige Dokumente
• Postausgangsbearbeitung
• Dienstleister
• Die Ausstattung der Poststelle
• Fachbegriffe

ZIELGRUPPE
Fachkräfte und Mitarbeiter aus den Bereichen Post- und Botendiensten, die vorwiegend in der  klassischen papierbasierten Postbearbeitung tätig sind und sich mit der "Neuen Welt", mit neuen Technologien und Verfahren auseinandersetzen wollen.

Es empfiehlt sich sowohl für Einsteiger im Postdienst als auch für die erfahrenen Fachkräfte.

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2 Tage

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Innerbetriebliche Abläufe in den Verwaltungen von Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen verändern sich aktuell und zukünftig in nachhaltiger Art und Weise.  Die zunehmende Digitalisierung, der immer schnellere Datenaustausch über digitale Netze und fortwährender Kostendruck und Optimierungszwang verändert unsere Informations- und Dokumentenlogistik. Das betrifft auch die klassischen Bereiche in Poststellen sowie deren nachgelagerte Bereiche in den Fachabteilungen der Unternehmen.

Posteingang als auch Postausgang laufen zunehmend anders ab als noch vor wenigen Jahren: Eingehende Dokumente werden nicht mehr in Papierform in die Fachabteilungen verteilt und weiter bearbeitet, sondern gescannt, klassifiziert, elektronisch weitergeleitet und elektronisch archiviert.

THEMEN

• Digital Mailroom – Bedeutung und Funktion
• Bedeutung, Ansehen und Image der Poststelle
• Geänderte Rolle von Poststellen in Unternehmen
• Die Poststelle in neuen Aufbauorganisationsformen
• Integration in die Informations- und Dokumentenlogistik
• Welche Post ist zu digitalisieren
• Auswirkungen auf die Zustellung von Botenpost

Grundbegriffe

• Definitionen und Begriffe
• Dokumenten-Management-Systeme und Digitalisierung von Post
• Unterschiedliche Dokumententypen: strukturiert, teilstrukturiert, unstrukturiert, maschinengeschrieben, handschriftlich
• Dokumentenarten
• Digitalisierungsmethoden: frühes, begleitendes, spätes Scannen und die Vor- und Nachteile

Technik- und Softwareeinsatz

• Hardware: Brieföffner, Posteingangssysteme, Scanverfahren und Scanner am Markt
• Klassische versus integrierte Scanverfahren
• Software: OCR-ICR- Verfahren und Erkennungsraten
• Benchmark Software: Was ist die beste OCR-Software am Markt?
• Datenformate und Scanqualitäten: TIFF, JPG, PDF, Farbe, bitonal, Grau; neue Datenformate
• Möglichkeiten und Grenzen automatischer Dokumentenerkennung
• Schnittstellen zwischen Postbearbeitung und Fachabteilungen
• Aufgabenverteilung und Anforderungen an nachgelagerte Bereiche
• Dunkelverarbeitung von Dokumenten

Prozesse der Digitalen Posteingangsbearbeitung und Postverteilung

• Prozessschritte bei der Digitalisierung
• Den Posteingang richtig übernehmen und für das Scannen vorbereiten
• Klassifizieren: Kennzeichnung und Erkennung unterschiedlicher Dokumententypen
• Indizieren: So werden Daten übernommen und überprüft
• Archivieren: Daten dauerhaft und sicher speichern
• Aufgabenverteilung und Anforderungen an nachgelagerte Bereiche

Kosten und Verfahren der klassischen und digitalen Postbearbeitung, Optimierung mittels Kennzahlen, Benchmarking mit anderen Unternehmen

• Betriebswirtschaftliche Betrachtung physischer und digitaler Postbearbeitung
• Benchmarking von Postdienstleistungen: Methoden und Techniken im Überblick
• Kostenrechnung im Postdienst: Kernprozesse und Kostenarten
• Rationalisierungs- und Einsparpotenziale durch Digitalisierung
• Kostenvergleich physischer und digitaler Postbearbeitung
• Wer spart bei der Digitalisierung?

Rechtliche Rahmenbedingungen

• Brieföffnung, Briefgeheimnis und Datenschutz
• Persönliche und private Post
• GDPdU: Die wichtigsten Vorschriften und ihre Auswirkung auf die Praxis
• Archivierung und Aufbewahrungsfristen
• Steuervereinfachungsgesetz

TR RESISCAN und TR-ESOR -
Technische Richtlinien zum ersetzenden Scannen des BSI

• Zielsetzung der Richtlinie für Verwaltungen und Unternehmen
• Prozesse: Dokumentenvorbereitung, Scannen Nachverarbeitung, Integritätssicherung
• Beweiswerterhaltung: Integrität, Verfügbarkeit, Vertraulichkeit
• Einhaltung eines definierten Scanprozesses
• Einhaltung eines definierten Aufbewahrungsprozesses
• Beachtung von Handlungsempfehlungen und Regeln
• Wer muss, wer sollte sich an die Richtlinie halten?
• Welcher Aufwand ist damit verbunden?

Anwendungsbereiche der Digitalisierung

• Rechnungseingangsbearbeitung
• ZUGFeRD: neuer Standard zur automatisierten Bearbeitung von Rechnungen
  - Technik und Verfahren
  - Vorteile bei der Anwendung bei Versand und beim Empfang
  - PDF A/3: Format der Zukunft für die Archivierung
• Digitale Personalakte
• Scannen für Fachabteilungen in Versicherungen

Einführung der digitalen Postbearbeitung

• Wie Sie Ihre Projektziele definieren
• Das richtige Projektteam
• Wer sind die Projektmitarbeiter, wer sind Entscheider
• Was sind Erfahrungen und Risiken aus Praxisprojekten
• Die richtige Projektplanung und -organisation
• Niemanden vergessen: projektbeteiligte Abteilungen und Bereiche

ZIELGRUPPE

Fach- und Führungskräfte von IT, Organisation, Postdiensten Verwaltung und Einkauf. Das Seminar empfiehlt sich sowohl Einsteigern im Postdienst als auch erfahrenen Fachkräften, die ihr Wissen auf den neuesten Stand bringen wollen.

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2 Tage

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Die Fähigkeit, Teams mit unterschiedlichen Menschen zu motivieren und zu modernen Dienstleistern zu entwickeln, bestimmt in besonderer Weise die erfolgreiche Arbeit in der Informationslogistik, denn Poststellen, Digitalisierungs- und Druckzentren stehen jeden Tag in den Unternehmen auf dem Prüfstand. Den Umfang ihrer Tätigkeiten kennen wenige, kritisiert werden sie jedoch schnell.

Junge wie etablierte Führungskräfte benötigen für diese Arbeit das nötige Rüstzeug. Sie sollten ihr Führungsverhalten in regelmäßigen Abständen auf den Prüfstand stellen, um ihr Team erfolgreich zu entwickeln.
Genau für diese Zielgruppe ist das Seminar ausgerichtet. Erfahren Sie in diesem Training, wie Sie mit den wichtigsten Führungstechniken Ihr persönliches Führungsverhalten professionalisieren und sich situativ richtig verhalten. Lösen Sie durch Ihren Führungsstil Begeisterung für die gemeinsame Sache aus und machen Sie Ihre Mitarbeiter zu Mitstreitern. So können Sie die Leistungsfähigkeit Ihres Bereichs verbessern und das Image Ihrer Poststelle innerhalb des Unternehmens auf ein neues Fundament stellen.

Am Ende des Seminars erwartet Sie ein besonderes Highlight: Ex-Profi Jürgen Rollmann, 1992 Europapokalsieger mit Werder Bremen, später Kapitän des MSV Duisburg, Inhaber der Trainer-A-Lizenz und zweimal Manager des FC Augsburg, referiert über das Geschäft Profifußball. Vor dem Hintergrund eines riesigen Medieninteresses und enormer Finanzflüsse:  Wie formt man ein Team aus über 20 Individualisten? Was passiert im Training, was bei Spielen und was geht in der Halbzeitpause ab? Praxis pur am Pulsschlag der Ereignisse!

Inhalt des Seminars

Besonderheiten der Führungsaufgabe im Postdienst

• Bedeutung und Image der Poststelle im Unternehmen
• Dienstleistungsmentalität und Servicegedanke im Postdienst
• Erwartungen des Unternehmens
• Eigenbild und Fremdbild des Postbereichs

Was Führungskräfte über Kommunikation wissen müssen

• Kommunikationsmodell: Theorie der Verhaltensstile
• Die Komfortzonen eines Menschen: Jeder ist anders
• Was beeinflusst unsere Kommunikation
• So funktioniert das Senden und Empfangen von Informationen
• Sach- und Beziehungsebene in der Kommunikation
• Wie vermeidet man Missverständnisse und falsche Erwartungen

Führen eines Teams

• Stärken und Schwächen der Mitarbeiter
• Wer kann welche Aufgaben übernehmen
• Wer ist wofür ausgebildet, wer kann welche Aufgaben übernehmen
• Die optimale Arbeitsorganisation im Postservice
• Der atmende und flexible Service
• Man muss nicht alles machen, aber was man macht, sollte gut sein!

Mitarbeitergespräche

• Die verschiedenen Arten des Mitarbeitergesprächs
• Phasen und Struktur von Mitarbeitergesprächen
• Fragetechniken gezielt einsetzen und aktiv zuhören

Ziel- und Motivationsgespräche

• Zielvereinbarungskriterien gemeinsam festlegen
• Wie Ziele verbindlich vereinbart werden
• Messbare Ziele setzen
• Situative Ziele setzen
• Wie man richtig lobt: So zeigen Sie Anerkennung!
• Wie man richtig kritisiert: So äußern Sie Kritik!

Führen durch Delegation

• Entscheiden und delegieren – So führen Sie richtig!
• Grenzen setzen und Freiräume schaffen
• Wie Sie „Mitdenken“ und „Handeln“ fördern
• So delegieren Sie Aufgaben
• So delegieren Sie Verantwortung
• Wie Sie mit Rückdelegation umgehen

Umgang mit Konfliktsituationen

• Konfliktarten und ihre Entstehung
• Wie man Konflikte rechtzeitig erkennt
• Lösungsstrategien zur Konfliktbewältigung unter Einbeziehung der Komfortzonen von Menschen: Entscheidungen ohne Verlierer

Beispiele und Lösungen

• Beispiele der Teilnehmer
• Erarbeitung von Lösungen

Innenansichten eines Fußballtrainers

• Teamspirit
• Leistungsdruck
• Erfolg

Gastdozent

Jürgen Rollmann, Diplom-Journalist Univ., gewann mit dem SV Werder Bremen 1992 den Europapokal der Pokalsieger und stieg mit dem MSV Duisburg in die 1. Bundesliga auf. Zweimal war er Manager des FC Augsburg, von 1994-1996 Präsident der Spielergewerkschaft VdV und ist Inhaber der Trainer-A-Lizenz. 1997 veröffentlichte der das Buch ,,Beruf Fußballprofi – Ein Leben zwischen Sein und Schein“. Er kennt das Geschäft Profifußball von allen Seiten, weiß genau, worauf es ankommt, wenn man ein Team erfolgreich auf den Weg bringen will und wird dieses Wissen mit den Seminarteilnehmern teilen.

Zielgruppe:
Dieses Seminar richtet sich an Führungskräfte, Gruppen oder Bereichsleiter innerbetrieblicher Dienstleister, die ihr Führungsverhalten reflektieren und entwickeln möchten. Es eignet sich grundsätzlich auch für angehende Führungskräfte, die einen umfassenden Überblick über die wichtigsten Führungstechniken gewinnen wollen.

Vorkenntnisse:
Für die Seminarteilnahme ist erste praktische Führungserfahrung hilfreich, aber keine Voraussetzung.

Dauer
2 Tage

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Informationen zum richtigen Zeitpunkt an der richtigen Stelle beim Empfänger zu haben wird zum entscheidenden Wettbewerbsfaktor. Wenn Sie in kompakter Form die neuesten Informationen über eine effiziente, kostenoptimierte und bedarfsgerechte Dokumentenerstellung und Dokumentenübermittlung erfahren möchten, dann ist dieses Seminar genau das Richtige für Sie! Erfahren Sie auf Basis von über 170 durchgeführten Benchmarks die neuesten Trends und Kennzahlen der Produktion und des Versands von Dokumenten und lernen Sie die wesentlichen Kostentreiber kennen, um Ihren Output nachhaltig zu optimieren.

THEMEN

Trends und Marktentwicklungen
•    Die nächste Entwicklung von Internet und sozialen Medien
•    Zusammenwachsen der Medien IT und Telekommunikation
•    Prognosen und Studien zur Entwicklung der physischen Ein- und
      Ausgangsdokumente
•    Verbrauchergewohnheiten und Affinität zu neuen Medien

Prozesse, Kennzahlen und Kostentreiber des Output-Managements

•    Dokumentenerstellung
•    Dokumentendesign
•    Produktionsplanung
•    Druck
•    Weiterverarbeitung
•    Kuvertierung
•    Porto und Versand

Ganzheitliche Informations- und Dokumentenlogistik

•    Wer produziert Dokumente im Unternehmen und wie werden sie
      zusammengetragen
•    Input Meets Output
•    Optimierungspotentiale

ZIELGRUPPE

Dieses Seminar wendet sich an Mitarbeiter und Leiter von Druckzentren, Poststellen sowie an Verantwortliche der Bereiche Logistik, Organisation, Zentrale Dienste, Einkauf und Controlling die Know-How von erfahrenen Praktikern suchen.

DAUER
1 Tag

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Ein Spezialseminar für Verantwortliche in der Informationslogistik
Kürzere Entscheidungszyklen, schnelle Marktveränderungen und Veränderung von Verantwortungsbereichen in Unternehmensprozessen machen modernes Projektmanagement zum Erfolgsfaktor. Doch die Postbearbeitung bleibt oftmals unbeachtet. Kennen Sie das auch? Es gibt ein neues Projekt zur Digitalisierung des Posteingangs und die Poststelle erfährt davon zuletzt oder dann, wenn wichtige Vorentscheidungen schon gefallen sind.

Seminarziel
Wir bieten dieses Spezialseminar an, damit die Verantwortlichen in Poststellen, Registraturen, Hausdruckereien oder Druckzentren ihrer Rolle als wichtige Entscheider für effiziente Verwaltungsprozesse gerecht werden können. Damit sie Verantwortung bei der Optimierung der Informationslogistik übernehmen und aktiv in Projekten mitarbeiten.

Inhalt des Seminars
Im Seminar gehen wir nach der Bearbeitung der Grundlagen des Projektmanagements speziell auf die Besonderheiten ein, denen Poststellen bei internen Projekten begegnen. Viele Praxisbeispiele und die Anwendbarkeit auf das Tagesgeschäft werden von den Referenten vermittelt, die sie aus ihrer langjährigen Projektarbeit mitbringen.

Das Seminar ist untergliedert in die Grundlagen des Projektmanagements und den Spezialteil, der sich mit den Besonderheiten von Projekten der Informationslogistik beschäftigt wie sie in Poststellen, Registraturen, Hausdruckereien oder Druckzentren vorkommen.

Teil 1: Grundlagen des Projektmanagements

• Nationale und internationale Gremien, Normen und Ausschüsse
• Begriffe und Definitionen
• Der Zielkonflikt des Projektmanagements im "Magischen Dreieck"
• Grundlagen des Projektmanagements
• Der Projektlebenszyklus
  • Projektauftrag
  • Projektplanung
  • Projektumsetzung und Steuerung
  • Projektabschluss
• Aufbauorganisation
  • Projektorganisation
  • Projektteam
  • Projektleitung
• Methoden und Verfahren
• Formulare und Arbeitsblätter

Teil 2: Besonderheiten und Erfolgsfaktoren von Projekten in der der Informationslogistik

• Projektbeispiele
• Besonderheiten der Projekte
• Die häufigsten Probleme von Projekten, welche die Postbearbeitung betreffen
• Entstehung der Projekte
• Entscheider und Projektleiter
• Fachabteilungen und Projektbeteiligte
• Welche Rolle spielen und welche Rolle sollten Poststelle in den Projekten spielen
• Einflussmöglichkeiten der Poststelle
• Was traut man einer Poststelle zu und wie übernimmt sie ihre Verantwortung
• Voraussetzungen für erfolgreiche Projekte
• Erfolgsrezepte, die optimale Ergebnisse für die Unternehmen liefern

Vorkenntnisse:
Für die Seminarteilnahme ist erste praktische Projekterfahrung hilfreich, aber keine Voraussetzung.

Zielgruppen
Dieses Seminar wendet sich an Logistikleiter, Organisationsleiter, Leiter Zentrale Dienste, Führungskräfte innerbetrieblicher Poststellen, die Projekte übernehmen wollen oder aktiv in Projekten mitarbeiten.

Dauer
1 Tag

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Hier können Sie das Programm herunterladen.

Moderne Poststellen entwickeln sich immer mehr zu Zentralen der Informationslogistik. In- und Output-Kanäle werden immer vielfältiger, genau wie die Kundenwünsche. Eine effektive und kostengünstige Postbearbeitung hat sich daher für Unternehmen zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil entwickelt. Denn nur effiziente Prozesse garantieren schnelle Arbeitsabläufe und eine reibungslose Kommunikation.

Trends und Marktentwicklungen

• Entwicklung der Kommunikationsmedien
• Veränderte Nutzergewohnheiten
• Wie entwickeln sich Briefmärkte und das Medium Papier?
• Trends und Entwicklungen bei rechtssicheren E-Mails: DeMail, Hybridmail, E-Postbrief
• Geänderte Rolle von Poststellen in Unternehmen

Prozesse und Arbeitsabläufe

• Identifikation von Kern- und Subprozessen
• Optimale Aufbau- und Ablauforganisation
• Grundlagen der Digitalisierung
• Warum spricht man heute von Paradigmenwechsel im Input-Management
• Digitalisierung – wo werden und wo sollten welche Dokumente digitalisiert werden?
• Klassifizierung von Post
  - Manuell und softwarebasiert
  - Was leisten moderne Tools?
• Indizierung und Dateneingabe: Poststelle versus Fachbereich
• Outsourcing – Chance oder Risiko für Poststellen?
• Teiloutsourcing versus komplette Fremdvergabe
• Welche Prozesse eignen sich zum Outsourcing, welche sollten im Unternehmen bleiben?

Technikeinsatz und Medienwahl

• Überblick über die Anbieter und Produkte bei der rechtssicheren E-Mail
• Wo besteht Potenzial für Kostenersparnisse?
• Welche Akzeptanz trifft man bei Anbietern und Nachfragern an?
• Welche rechtlichen Schwierigkeiten und Vorbehalte gibt es?
• Druckoutput-Optimierung und Transpromo

Die richtige Investitionsentscheidung treffen

• Prozesse überdenken, dann Produkte auswählen
• Kriterien für den Aufbau einer modernen Poststelle
• Produkte für die Posteingangsbearbeitung
• Kleine Sortiersysteme
• Produkte für Digitalisierung
  - Stand-Alone-Lösungen
  - All-In-One-Lösungen zur Digitalisierung von Mischpost
  - Hochleistungsscanner
• Technik und Verfahren für den Brief und Paketversand

Besichtigung des Dokumenten-Verarbeitungs-Centers der Zurich Gruppe Deutschland in Bonn

• Das zentrale Dokumenten-Verarbeitungs-Center (DVC)
• Erfahrungen mit Automatisierung, Outsourcing und Monitoring im In- und Outputmanagement
• Standardisierung der Eingangskanäle
  Brief, E-Mail, Fax, SMS, Online-Brief u. a.
• Erfahrungen und Kunden-Nutzen

Anforderungen an Personal und Struktur

• Organisatorische Einbindung in das Unternehmen
• Personal: Anforderungen an den Poststellenleiter und Poststellenmitarbeiter
• Arbeitszeitmodelle: „die atmende Poststelle”

Kostenrechnung und Benchmarking

• Warum Benchmarking?
• Verfahren und Methoden
• Grundlagen und Methodik von Benchmarking für Prozesse der Informationslogistik
• Vorstellung eines ganzheitlichen Benchmark-Modells
  - Berechnung von Kennzahlen
  - Steuerung und Optimierung von Prozessen der Informationslogistik durch Kennzahlen
  - Der Widerspruch von Einfachheit und Genauigkeit
  - Was erwartet das Management?
  - Was erwartet der Fachbereich?
• Mehrstufiges Kennzahlensystem in der Praxis
  - Hauptprozesse und Detailprozesse
• Welches sind die Kostentreiber in den Prozessen?
• Komplexitätsfaktoren abgeleitet aus den Kostentreibern
• Ableitung von Maßnahmen aus dem

Entwicklungen

• Anforderungen an moderne Informationslogistik in der Zukunft
• Welche Entwicklungen kommen auf uns zu?
• Wie stellt man sich darauf ein?

ZIELGRUPPE:
Das Intensiv-Seminar richtet sich branchenübergreifend an Fach- und Führungskräfte aus den Bereichen Poststelle, Postmanagement, Facility-Management Verwaltung, Interne Dienste, Zentrale Dienste, Expedition/ Registratur, Versand- und Druckzentren und Hausdruckereien. Weiterhin angesprochen sind Leiter der Betriebs- und Prozessorganisation, der Datenverarbeitung sowie Projektleiter und Führungskräfte, die sich mit den Themen ganzheitliche Optimierung von Verwaltungsprozessen und Dokumentenlogistik beschäftigen.

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2 Tage

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In diesem Seminar lernen Sie an praktischen Beispielen aus der Industrie, von Banken und Versicherungen, wie moderne Unternehmen die Entwicklung von der Poststelle zum "Digital Mailroom" gestalten.

Erfahren Sie in diesem Seminar von Praktikern, wie dieser Umstellungsprozess gelingt. Lernen Sie an praktischen Beispielen aus der Industrie, von Banken und Versicherungen, wie moderne Unternehmen diese Aufgaben lösen. Erfahren Sie, was moderne Software heute alles leistet und wie man unter ganzheitlicher Optimierung Einsparungen erzielen kann.

Lernen Sie die Benchmarks und Kennzahlen der Postbearbeitung und der Digitalisierung kennen. Richten Sie Ihre Poststelle auf die neue Situation ein und sichern Sie die Zukunft durch Innovation.

THEMEN

Die neuesten Marktentwicklungen und Trends

Klassische versus digitale Postbearbeitung: Vor- und Nachteile

Digital-Mailroom - Die Poststelle mit Zukunft

• Digital Mailroom - Bedeutung und Funktion
• Bedeutung, Ansehen und Image der Poststelle
• Geänderte Rolle von Poststellen in Unternehmen
• Die Poststelle in neuen Aufbauorganisationsformen
• Integration in die Informations- und Dokumentenlogistik
• Welche Post ist zu digitalisieren
• Auswirkungen auf die Zustellung von Botenpost

Grundbegriffe

• Definitionen und Begriffe
• Dokumenten-Management-Systeme und Digitalisierung von Post
• Unterschiedliche Dokumententypen: strukturiert, teilstrukturiert, unstrukturiert, maschinengeschrieben, handschriftlich
• Dokumentenarten
• Digitalisierungsmethoden: frühes, begleitendes, spätes Scannen und die Vor- und Nachteile

Technik- und Softwareeinsatz

• Hardware: Brieföffner, Posteingangssysteme, Scanverfahren und Scanner am Markt
• Klassische versus integrierte Scanverfahren
• Software: OCR-ICR- Verfahren und Erkennungsraten
• Datenformate und Scanqualitäten: TIFF, JPG, PDF, Farbe, bitonal, Grau; neue Datenformate
• Möglichkeiten und Grenzen automatischer Dokumentenerkennung
• Schnittstellen zwischen Postbearbeitung und Fachabteilungen
• Aufgabenverteilung und Anforderungen an nachgelagerte Bereiche
• Dunkelverarbeitung von Dokumenten

Prozesse der Digitale Posteingangsbearbeitung und Postverteilung

• Prozessschritte bei der Digitalisierung
• Den Posteingang richtig übernehmen und für das Scannen vorbereiten
• Klassifizieren: Kennzeichnung und Erkennung unterschiedlicher Dokumententypen
• Indizieren: So werden Daten übernommen und überprüft
• Archivieren: Daten dauerhaft und sicher speichern
• Aufgabenverteilung und Anforderungen an nachgelagerte Bereiche

Kosten und Verfahren der klassischen und digitalen Postbearbeitung, Optimierung mittels Kennzahlen,  Benchmarking mit anderen Unternehmen

• Betriebswirtschaftliche Betrachtung physischer und digitaler Postbearbeitung
• Benchmarking von Postdienstleistungen: Methoden und Techniken im Überblick
• Kostenrechnung im Postdienst: Kernprozesse und Kostenarten
• Rationalisierungs- und Einsparpotenziale durch Digitalisierung
• Kostenvergleich physischer und digitaler Postbearbeitung
• Wer spart bei der Digitalisierung?

Rechtliche Rahmenbedingungen

• Brieföffnung, Briefgeheimnis und Datenschutz
• Persönliche und private Post
• GDPdU: Die wichtigsten Vorschriften und ihre Auswirkung auf die Praxis
• Archivierung und Aufbewahrungsfristen
• Steuervereinfachungsgesetz

Anwendungsbereiche der Digitalisierung

• Rechnungseingangsbearbeitung
• Digitale Personalakte
• Scannen für Fachabteilungen in Versicherungen

Einführung der digitalen Postbearbeitung

• Wie Sie Ihre Projektziele definieren
• Das richtige Projektteam
• Wer sind die Projektmitarbeiter, wer sind Entscheider
• Was sind Erfahrungen und Risiken aus Praxisprojekten
• Die richtige Projektplanung und -organisation
• Niemanden vergessen: projektbeteiligte Abteilungen und Bereiche

ZIELGRUPPE
Fach- und Führungskräfte von IT, Organisation, Postdiensten Verwaltung und Einkauf. Das Seminar empfiehlt sich sowohl Einsteigern im Postdienst als auch erfahrenen Fachkräften, die ihr Wissen auf den neuesten Stand bringen wollen.

DAUER
1 Tag

Weiter zu den aktuellen Terminen

Wenn Sie sich in kompakter Form die neuesten Informationen über eine effiziente, kostenoptimierte und bedarfsgerechte Post- und Dokumentenlogistik in Poststellen näherbringen lassen möchten, dann ist dieses Seminar genau das Richtige für Sie!

Erfahren Sie auf Basis aktueller Erkenntnisse, wie sich Abläufe in Ihrer Poststelle von der reinen Postbearbeitung zu einer ganzheitlichen Informations- und Dokumentenlogistik entwickeln lassen. Überprüfen Sie mit dem Know-how aus diesem Seminar bestehende Prozesse innerhalb Ihrer Poststelle und identifizieren Sie vorhandene Kostentreiber. Diskutieren Sie mit dem Referenten und den Teilnehmern den aktuellen Stand zur Digitalisierung und einzelner Scanning-Verfahren. Informieren Sie sich über die neuesten Entwicklungen in Sachen De-Mail und E-Postbrief. Bringen Sie so mit dem erlangten Wissen Ihre Poststelle auf den Weg zu einer modernen Dienstleistungseinheit der nächsten Generation.

THEMEN

Bedeutung, Ansehen und Image der Poststelle

• Geänderte Rolle von Poststellen in Unternehmen
• Die Poststelle in neuen Aufbauorganisationsformen
• Integration in die Informations- und Dokumentenlogistik

Analyse bestehender Prozesse und Arbeitsabläufe

• Inputmanagement
• Automatische Klassifizierung und Indizierung
• Kosteneinsparpotenziale
• Frühes Scannen – Eigenleistung oder Fremdleistung (Outsourcing)
• Interne Prozesse
• Outputmanagement
• Mehrwertsteuergesetz
• Portooptimierung durch elektronische Kommunikation

Anforderungen an Personal und Struktur

• Organisatorische Einbindung der Poststelle in das Unternehmen
• Arbeitszeitmodelle: Die „atmende Poststelle“
• Flexibilität für neue Anforderungen
• Mitarbeiterqualifikation

Informationslogistik – Wohin geht die Reise?

• Veränderte Rahmenbedingungen
• Bürgerportalgesetz
• Elektronischer Personalausweis
• De-Mail und E-Postbrief (Hybridpost)
• Sichere elektronische Kommunikation
• Aktuelle Kritik

Die Poststelle der Zukunft

• Ganzheitliche Informations- und Dokumentenlogistik
• Marktentwicklungen und Trends

ZIELGRUPPE
Fach- und Führungskräfte sowie Mitarbeiter aus den Bereichen Postdienste, Organisation und  Verwaltung Es empfiehlt sich sowohl Einsteigern im Postdienst als auch erfahrenen Fachkräften, die ihr Wissen auf den neuesten Stand bringen wollen.

DAUER
1 Tag

Anfrage zu Termin und Durchführung

In diesem Seminar lernen Sie die Stellschrauben und die Vorgehens­weise für Prozessverbesserung in der Verwaltung von Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen kennen.

Wir stellen ein Praxismodell vor, mit dem Sie anhand eines ganz­heitlichen Ansatzes ihre Abläufe optimieren können. Sie lernen die Prozesse, deren Kennzahlen und Parameter im Benchmark von über 120 Unternehmen kennen und erhalten konkrete Vorschläge zur Vorgehensweise in Ihrem Unternehmen.

THEMEN

Trends und Entwicklungen in der Verwaltung

• Wo liegen die Kosten und Einsparpotenziale
• Die Verwaltung als „Produktionsbetrieb“
• Kennzahlen und Stellschrauben zur Prozessoptimierung

Ganzheitliches Kennzahlen- und Benchmarkmodel für die Optimierung von Business Prozessen in der Informationslogistik

• Die drei Bereiche der Informationslogistik
• Input-Management
• Geschäftsprozesse der Fachabteilungen
• Output-Management
• Definition von Haupt- und Unterprozessen
• Kennzahlen und Parameter der Prozesse
• Stellschrauben zur Verbesserung
• Qualitätsfaktoren und Servicelevel der Einzelprozesse

Berechnungsverfahren

• Top-Down = Prozesssicht: Was kostet es und wie lange dauert es bis eine bestimmte Menge in einem Prozess in einer bestimmten Zeit bearbeitet wird
• Bottom-Up = Materialsicht: Wie lange darf die Bearbeitung einer bestimmten Menge pro Prozess dauern
  

Analyse von Organisationseinheiten

• Welche Organisationseinheiten sind zu analysieren
• Prozesse von Poststellen
• Prozesse von Digitalisierungszentren
• Prozesse von Fachabteilung
• Prozesse von Druckzentrum
• Prozesse individueller Organisationseinheiten
• Parameter und Kennzahlen

Analyse von informationslogistischen und fachlichen Vorgängen

• Identifizierung der relevanten Dokumente und Vorgänge
• Vorgangsbezogene Parameter und Kennzahlen
• Wie lange benötigt die Bearbeitung eines Dokuments von Posteingang bis Abschluss in der Fachabteilung
• Was kostet die Bearbeitung dieses Vorgangs?
• Restrukturierung und Reorganisation der Aufgaben in den Bereichen im Sinne ganzheitlicher Optimierung von Bearbeitungsprozessen

ZIELGRUPPE
Dieses Seminar wendet sich an Organisationsleiter, Leiter Zentrale Dienste, Führungskräfte von Fach­bereichen der Verwaltung, Controller, Betriebsorganisatoren und interne Revision sowie Geschäftsführer Unternehmen, die Prozesse der Verwaltung nachhaltig und ganzheitlich optimieren möchten.

Dauer
1 Tag

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Der Schwerpunkt des Seminars  behandelt die fachliche Ausge­staltung von Ausschreibungen für Transport- und Zustellung von Briefen und Paketen. Ziel ist es, ohne Rügen und Mahnverfahren das wirtschaft­lichste Angebot für die ausgeschriebenen Leistungen zu erhalten.

Wir kennen die Praxis durch Beratung und Durchführung vieler Ausschreibungen für Privat­wirtschaft öffentliche Einrichtungen wie Banken, Versicherungen, Kommunen, Gemeinden und Bundes­ein­richtungen. Von diesen Erfahrungen sollen Sie profitieren, um gute Dienstleister mit gutem Preis-Leistungsverhältnis zu finden.

THEMEN

Wann und was sollte man und ggf. muss man ausschreiben und wie teilt man die Lose auf?

• Briefporto, Paketporto, nachweispflichtige Briefsendungen, Inlandssendungen und Auslandssendungen
• Regionale und überregionale Aufteilung der Lose
• Service Level: Zustellzeiten, Entgegennahme der Sendungen, Statistiken und Berichte des Dienstleisters

Wie sollte man ausschreiben?

• Bedarfsanalyse und Leistungsverzeichnis
• Zeitplan und Fristen, Übernahmekonzepte, Vertragslaufzeiten
• Rechtliche Grundlagen bei der Beauftragung von Postdienstleistungen: Bericht aus der Praxis

Ausschreibungs- und Vergabeverfahren

• Auswahl des geeigneten Verfahrens
• Unterschiede bei Deutscher und Europaweiter Ausschreibung
• Bietervorauswahl
• Festlegung der Zuschlagskriterien und deren Gewichtung
• Bewerten und Vergleichen von Dienstleistern und Dienstleistungen
• Verhandlung

Leistungsverzeichnis und Bewertungskatalog

• Beschreibung der auszuschreibenden Leistung
• Die wichtigsten Stellschrauben und Parameter für Briefe und Pakete
• Die Post- und Paketzusteller im deutschen Markt im Vergleich
• Die richtige Losaufteilung und Losbildung: Voraussetzung für erfolgreiche Ausschreibung
• Unterschiede des Bewertungskataloges bei öffentlichen und privatwirtschaftlichen Ausschreibungen
• Was ist bei der Bewertung und Aufteilung in Preis und Leistung zulässig, wo sind die Grenzen, was ist zu empfehlen
• Aufstellung eines geeignet Bewertungskataloges
• Festlegung der Gewichtungen
• Erstellung einer transparenten und automatisierten Auswertungsmatrix

Der Ausschreibungsprozess

• Veröffentlichung
• Fristen
• Beantwortung von Bieterfragen
• Erfahrungen beim Umgang mit Rügen
• Umgang bei erforderlichen Korrekturen: Erfahrungen aus der Praxis

Vertragsgestaltung

• Die wichtigsten Regelungen in Dienstleistungsverträgen
• Change Request: Änderungs-, Anpassungs-, Ausstiegsklauseln
• Preisanpassungsklauseln
• Verpflichtung zum Benchmark und zur laufenden Optimierung
• empfohlene Laufzeit des Vertrages

Qualitätssicherung in der Einführungsphase, Gewährleistung und Haftung

• Befristete Sonderregelungen, Übergangsregelungen, Fehlerakzeptanz
• Qualitätsmanagement
• Dienstleistungsqualität prüfen, überwachen und sichern  

ZIELGRUPPE
Dieses Seminar wendet sich an Logistikleiter, Organisationsleiter, Leiter Zentrale Dienste, Führungskräfte innerbetrieblicher Poststellen, Einkäufer und Controller die Ausschreibungen planen und die Unterstützung von erfahrenen Praktikern suchen.

Angesprochen sind Mitarbeiter von Bund, Ländern und Kommunen sowie Anstalten des öffentlichen Rechts, die für die Beschaffung und Vergabe verantwortlich sind ebenso wie die Privatwirtschaft und Bieter wie Paket- und Postzustellorganisationen.

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1 Tag

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Lernen Sie in diesem Seminar die Erfolgsfaktoren einer professionellen Ausschreibung für Postdienstleistungen und Poststelle kennen. Erfahren Sie, worauf Sie achten müssen, wenn Sie zukünftig erfolgreich mit externen Dienstleistern zusammenarbeiten möchten. Lassen Sie sich sensibilisieren, welche Faktoren im Rahmen eines Ausschreibungs­verfahrens neben dem Preis ausschlaggebend sind, welche rechtlichen Rahmenbedingungen zu beachten und wo Fallstricke in abgegebenen Angeboten von Anbietern zu finden sind.

THEMEN

Was sollte man ausschreiben?

• Ausschreibung ganzer Poststellen versus und Teilprozesse: Posteingang, Hauspost, Digitalisierung, Postausgang
• Besonderheiten der Prozesse bei der Ausschreibung

Wie sollte man ausschreiben?

• Bedarfsanalyse und Leistungsverzeichnis
• Zeitplan und Fristen, Übernahmekonzepte, Vertragslaufzeiten
• Rechtliche Grundlagen bei der Beauftragung von Postdienstleistungen , Ausschreibungs- und Vergabeverfahren
• Bieterauswahl
• Festlegung der Zuschlagskriterien und deren Gewichtung
• Veröffentlichung
• Bewerten und Vergleichen von Dienstleistern und Dienstleistungen
• Festlegung der Gewichtungen
• Erstellung einer transparenten und automatisierten Auswertungsmatrix
• Verhandlung

Vertragsgestaltung und Vertragstypen

• Die wichtigsten Regelungen in Dienstleistungsverträgen
• Change Request: Änderungs-, Anpassungs-, Ausstiegsklauseln

Qualitätssicherung in der Einführungsphase, Gewährleistung und Haftung

• Befristete Sonderregelungen, Übergangsregelungen, Fehlerakzeptanz, Internes Audit
• Qualitätsmanagement – Dienstleistungsqualität prüfen, überwachen und sichern

ZIELGRUPPE
Dieses Seminar wendet sich an Fach- und Führungskräfte innerbetrieblicher Poststellen, Einkäufer, Controller und an operativ Verantwortliche aus den Bereichen Druckzentrum, Organisation, Zentrale Dienste und Beschaffung

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1 Tag

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Ab 25. Mai 2018 gilt das neue Datenschutzrecht in der Europäischen Union. Datenschutz wird damit auf eine komplett neue rechtliche Grundlage gestellt, die europaweit vereinheitlicht ist. In Deutschland wird das Bundesdatenschutzgesetz erneuert und hat künftig die Aufgabe, die in der Datenschutz Grundverordnung für die nationalen Gesetzgeber eröffneten Spielräume auszufüllen. Einige Regelungen haben sich verändert, die Bedeutung des Datenschutzrechts wächst und die möglichen Sanktionen für Verstöße werden deutlich verschärft. Unternehmen müssen sich auf den Mai 2018 vorbereiten. Dazu wollen wir mit diesem Seminar die Grundlage legen, indem wir die Grundkenntnisse der neuen Regelungen vermitteln und auf folgende Fragen eingehen:

• Was bedeutet das neue Datenschutzrecht für die Unternehmen in der Praxis?
• Was müssen Unternehmen bis Mai 2018 tun?
• Was muss in Poststellen speziell beachtet werden?
• Was ändert sich beim Umgang mit dem Datenschutz bei physischen und digitalen Dokumenten?

Die Lehrinhalte sind für Praktiker aufbereitet. Anhand praxisnaher Beispiele wird Ihnen die Sicherheit vermittelt, die im Umgang mit rechtlichen Fragen erforderlich ist.

Das Seminar behandelt die für die Praxis relevanten Fragen und Themen des Datenschutzes im Unternehmen. Datenschutz wird als Aufgabe für Unternehmen immer bedeutender. Die Zeiten des sorglosen Umgangs mit personenbezogenen Daten sind vorbei. Aufgabe des Datenschutzrechts ist es, den Einzelnen davor zu schützen, dass seine Persönlichkeitsrechte durch den Missbrauch seiner personenbezogenen Daten beeinträchtigt werden. Der Schutz der Privatsphäre ist in der Europäischen Union in der Grundrechtecharta verankert. Unternehmen sollen in die Lage versetzt werden, ihre wirtschaftlichen Ziele zu verfolgen, ohne dadurch die berechtigten Interessen von Kunden, Mitarbeitern und anderen zu verletzen.

THEMEN

• Rechtliche Rahmenbedingungen
• Datenschutzaufsicht / Datenschutzbeauftragte
• Verbotsprinzip, Einwilligung
• Auftragsverarbeitung
• Pflichten bei Datenpannen
• Datentransfer in Drittstaaten?
• Betroffenenrechte
• Beschäftigtendaten
• Haftung, Sanktionen

Alle Themen sind für die Praxis der täglichen Arbeit aufbereitet. Juristische Vorkenntnisse oder Kenntnisse des alten Datenschutzrechts sind nicht erforderlich. Soweit es für das Verständnis nötig ist, werden die einschlägigen gesetzlichen Regelungen genannt und in einer für Nichtjuristen verständlichen Weise erläutert. Der Teilnehmer kann den Seminarstoff in der Praxis sofort umsetzen.

ZIELGRUPPE
Operativ Verantwortliche und Mitarbeiter aus den Bereichen Druckzentrum, Poststelle, Registratur, Verwaltung, Rechtsabteilung, Personal, Leiter Facility-Management, Interne Dienste und Organisation und alle, die sich objektiv und praxisnah über Rechtsfragen  auf Basis aktueller Gesetzgebung informieren möchten.

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1 Tag

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Die Tagesmeldungen machen uns immer wieder eines bewusst: Das Gefahren-potenzial durch Brief- und Paketbomben ist nach wie vor unkalkulierbar. Um dieses vorhandene Risiko gerade in Unternehmen oder Behörden zu reduzieren, ist eine professionelle und sicherheitsorientierte Eingangspostbearbeitung unerlässlich. Neben dem Einsatz spezieller Sicherheitstechnik gehören hierzu die Sensibilisierung der Mitarbeiter und die Schaffung einer Sicherheitsorganisation in Poststelle und Logistik.

Das Seminar behandelt alle wichtigen Themen an praktischen Mustern und Beispielen - für Praktiker zur direkten Umsetzung. Lernen Sie in diesem Seminar alles über das Gefahrenpotenzial von Postsendungen, woran sich verdächtige Poststücke erkennen lassen und welche   Maßnahmen in Verdachtsmomenten einzuleiten sind. Gewinnen Sie wichtige Erkenntnisse über Täter, Motive und Ziele. Erhalten Sie Anregungen, wie sicherheitsorientierte Unternehmen mit solchen Fragen umgehen und wie Sie sich organisieren.

Neuer Praxisteil im Seminar

Ein zertifizierter Sachverständige und Security Engineer BdSI zeigt im Seminar Attrappen, die echten Briefbomben nachgebaut wurden.
Im Seminar wird Demo-Material als unsortierter Posteingang verschiedenster Formate ausgegeben. In diesem Posteingang befinden sich mehrere Sendungen, die als „gefährlich“ eingestuft werden sollten sowie diverse Stücke ohne auffälligen Inhalt. Die Seminarteilnehmer sollen nun eine Bewertung der verschiedenen Poststücke ohne Hilfsmittel vornehmen. So "begreifen" die Teilnehmer die Dinge in der Praxis und lernen das Erkennen und den sicheren Umgang mit potentiell gefährlichen Sendungen.

THEMEN

• Zielstellung der Aggressoren
• Gefährdeter Personenkreis
• Was ist eine UBV?
• Aufbau, Arten und Wirkungsweise gefährlicher Sendungen
• Erkennung gefährliche Postsendungen mit und ohne technischen Hilfsmitteln
• Sicherheitstechnik
• Verhalten bei Verdachtsfällen – was empfehlen die Sicherheitsbehörden?
• Organisationsanweisungen und Notfallpläne
• Aufbauorganisation der Sicherheits-Poststelle
• Sicherheitsstufen definieren und Sicherheitspläne erstellen

ZIELGRUPPE
Fach- und Führungskräfte aus den Bereichen Postdienste, Sicherheit, Organisation, Verwaltung und Sekretariate.

Anmerkung
Dieses Seminar ist auch als Inhouse-Kompaktveranstaltung buchbar.

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1 Tag

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Das Seminar behandelt die für die Praxis relevanten Fragen und Themen der Post­eingangsbearbeitung, der Zustellung im Unternehmen und des Versands von Dokumenten in Post­stellen, Hausdruckereien, Digitalisierungs- und Druckzentren. Dabei werden sowohl klassische Papierbearbeitung, Medienübergänge vom Papier in elektronische Medien als auch die rein elektronische Bearbeitung von Dokumenten behandelt.

Alle Themen sind für die Praxis aufbereitet. Juristische Vorkenntnisse sind nicht erforderlich. Soweit es für das Verständnis nötig ist, werden die einschlägigen gesetzlichen Regelungen genannt und in einer für Nichtjuristen verständlichen Weise erläutert. Der Teilnehmer kann den Seminarstoff in der Praxis sofort umsetzen.

Die Kombination aus Theorie und Praxis wird von erfahrenen Referenten sicher­gestellt: Klaus Gettwart und Bernd Karnatz (MailConsult) und Rechtsanwalt Dr. Falko Ritter, der sich durch seine Fachartikel zu diesen Themen einen Namen gemacht hat.

Die Teilnehmer erhalten zusätzlich zu den Seminarunterlagen eine schriftliche Ausarbeitung von Dr. Falko Ritter, in dem alle rechtlichen Fragen zum Thema vertiefend behandelt werden.

THEMEN

• Rechtliche Rahmenbedingungen verständlich erklärt
• Briefgeheimnis und Postgeheimnis
• Schriftform, Textform: Unterschiede und Bedeutung
• Steuervereinfachungsgesetz
• E-Government-Gesetz, De-Mail-Gesetz und Signaturgesetz
• Bedeutung dieser Gesetze für die Praxis

Poststelle

• Wer hat Zutrittsrecht in eine Poststelle?
• Ist die Poststelle ein besonderer Rechtsraum?

Posteingangsbearbeitung

• Brieföffnung und Privatpost: Was darf man im Posteingang öffnen, was nicht?
• Bedeutung von Poststempel und Eingangsstempel: Wozu dienen sie, was beweisen sie?
• Wie kann man den Eingang einer Postsendung beweisen?
• Welche Beweiskraft habe welche Verfahren der Zustellung?
• Was muss man beim Eingang von E-Mail oder De-Mails beachten?
• Was muss man beim Scannen von Dokumenten beachten, welche Dokumente darf man entsorgen?
• Welche Originale muss man aufbewahren?
• Wie geht man mit elektronischen Rechnungen um?
• Was hat man bei nachweispflichtigen Sendungen wie Einschreiben oder PZUs zu beachten?

Postzustellung im Unternehmen

• Wie stellt man Dokumente vertraulich zu?
• Wer darf welche Dokumente sehen, was muss man beachten?
• Wie kann man nachweispflichtige Sendungen zustellen? Welche Nachweise müssen geführt werden?
• Was fordern Datenschutz und Compliance in Unternehmen?

Postausgangsbearbeitung

• Was darf mit Briefen verschickt werden?
• Was ist bei einem Brief und bei einem Paket versichert?
• Wer darf welche Informationen in der Poststelle sehen?
• Wann gelten Sendungen als zugestellt?
• Wie stellt man die Zustellung sicher?
• Welche Zustellformen gibt es und was sind die Vor- und Nachteile?
• Wie stellt man Dokumente elektronisch und papierbasiert sicher und nachweisbar zu?
• Was können und was müssen Poststellen dazu tun?

ZIELGRUPPE
Leiter Facility-Management, Interne Dienste und Organisation, operativ Verantwortliche und Mitarbeiter aus den Bereichen Druckzentrum, Poststelle, Registratur, Verwaltung und alle, die sich objektiv und praxisnah über Rechtsfragen der Dokumentenbearbeitung auf Basis aktueller Gesetzgebung informieren möchten.

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1 Tag

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Im Seminar erhalten Sie einen Überblick über Praxis, Rechtsfragen und Einsatzmöglichkeiten von De-Mails. Sie lernen kennen, welche falschen Erwartungen im Markt bestehen und wie De-Mail unserer Ansicht nach das Briefvolumen und die Kommunikation verändern werden.

Als Seminarteilnehmer erhalten Sie ein umfangreiches Rechtsdokument von Dr. Falko Ritter, in dem alle rechtlichen Fragen zum Thema umfassend behandelt werden.

THEMEN

Trends papierbasierter und elektronischer Kommunikation

Funktionsweise der sicheren E-Mail-Kommunikation

Vertraulich - verbindlich - verlässlich – sicher – nachweisbar - was heißt das?

• Anbieter mit Preis-Modellen und Kosten
• An- und Abmeldung
• Services
• Sicherheit

Was sind die Vorteile von DE-Mail?

Technische Voraussetzungen für die Nutzung von DE-Mail

• Private Personen
• Unternehmen

Rechtliche Rahmenbedingungen - Das De-Mail-Gesetz verständlich erklärt

• Wann gelten Sendungen bei Privatbürgern als zugestellt?
• Welche Regelungen gibt es für Unternehmen?
• Welche Dokumente kann man verschicken?
• Welche darf man nicht verschicken?
• Zusammenhang von elektronischen Rechnungen nach Steuervereinfachungsgesetz und DE-Mail:
  Ist elektronischer Versand nur durch DE-Mail möglich?
• Zusammenhang mit qualifizierten, elektronischen Signaturen:
  Wann braucht man sie?
• Zusammenhang zwischen Schriftform, Textform und DE-Mail

Anwendung und praktischer Nutzen

• Welche Dokumente bieten sich für DE-Mail an und welche Alternativen gibt es?
• Was kann man mir DE-Mail sparen?
• Wer sollte DE-Mail einsetzen?
• Unterschied zwischen E-Postbrief und DE-Mail
• Stolpersteine und Schwächen der DE-Mail und des E-Postbriefes
• Was sollten Unternehmen tun: Empfehlungen und nächste Schritte

Internationale Aspekte

• In welchen Ländern gibt es sicheren E-Mail-Verkehr?
• Kann man De-Mail im Ausland und für das Ausland nutzen?
• Welche Entwicklungen gibt es in Europa?

ZIELGRUPPE

Organisationsleiter, Einkäufer, Controller und operativ Verantwortliche aus den Bereichen Druckzentrum, Poststelle, Marketing, Verwaltung und alle, die sich objektiv und praxisnah über die Facetten und Möglichkeiten sicherer elektronischer Kommunikation auf Basis aktueller Gesetzgebung informieren möchten.

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1 Tag oder 2 Tage

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Jedes Unternehmen, jeder Bereich und jede Abteilung ist nur so gut, wie es der Einzelne zulässt. Ähnlich wie in einem Uhrwerk kann das Gesamtsystem nur funktionieren, wenn alle Zahnräder aufeinander abgestimmt sind und reibungslos ineinander greifen. Gleichzeitig lebt gute Teamarbeit von der Unterschiedlichkeit der  Menschen, die ihre jeweiligen Stärken einbringen. Das bietet Chancen, bringt aber auch manchmal Schwierigkeiten mit sich.
Ziel im Seminar ist es an praktischen Beispielen und anhand eines kleinen Kommunikationsmodells zu lernen, wie man einerseits optimal miteinander kommuniziert, Konflikte löst und wie man sich als Dienstleistungsteam intern und nach außen organisiert, um seine Kunden optimal zu bedienen.

THEMEN

Die Poststelle als Kommunikationsdienstleister
•    Bedeutung von Poststellen und Dokumentendienstleistern im Unternehmen
•    Dienstleistungsmentalität:  Was bedeutet das für den Dienstleister
•    Organisationsformen der Zusammenarbeit: Wer sollte was können?
•    Typische Probleme und Beschwerden
Grundlagen der Kommunikation
•    Verbale und nonverbale Kommunikation
•    Modell der vier Verhaltensgrundmuster
•    Umgang mit unterschiedlichen Menschentypen
•    Auswirkungen auf unser Verhalten
•    Was erwarten andere von mir, was erwarte ich von anderen
•    Wie erkenne ich die Komfortzone meines Gesprächspartners
•    Eigene und fremde Vorstellungen in Einklang bringen

Umgang mit Beschwerden und Konflikten
•    Beschwerde als Chance:  Absicht und Bedeutung einer Beschwerde
•    So entstehen Konflikte:  Konfliktarten und ihre Entstehung
•    Umgang mit Konflikten und Beschwerden
•    Beim nächsten Mal wird alles anders - Aus Konflikten und Beschwerden lernen

ZIELGRUPPE
Dieses Seminar wendet sich an Mitarbeiter und Fach- und Führungskräfte aus den Bereichen Postdienste,  Druckdienstleister, Copyshop und Digitalisierungszentren.

DAUER
1 oder 2 Tage