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FSP 2 • Fallstudien-Seminar: Analyse und Optimierung von Digitalisierungs-prozessen anhand einer Fallstudie
am 15.11.2019 in Glattbrugg (CH)

Papierbasierte und elektronische Dokumente ganzheitlich optimal in digitalen Prozessen zu bearbeiten, erfordert viel Erfahrung. Es müssen  unterschiedliche Themen einbezogen werden: Bearbeitungsprozesse, Hardware, Software, technische und organisator

FALLSTUDIE
Ausgangspunkt für das zu erlernende Praxiswissen ist die schriftliche Beschreibung einer Organisationseinheit, die eingehende Briefe zum Scannen vorbereitet, scannt, gemeinsam mit Faxen und E-Mails elektronisch weiterbearbeitet und an Postkörbe der Fachbereiche übergibt. Mengen, Zeiten und Kosten der Prozesse sind in der Fallstudie beschrieben und werden zunächst vorgestellt und besprochen. Das theoretische Rüstzeug zur Kennzahlenermittlung sowie Marktzahlen aus Benchmarks werden erklärt und liegen für die Bearbeitung der Aufgabe vor.

AUFGABENSTELLUNG
Die Teilnehmer haben die Aufgabe, die beschriebenen Prozesse zu analysieren, zu optimieren und Handlungsempfehlungen für die Optimierung von Technik und Prozessen zu erarbeiten. Die Einspar­potentiale werden anhand von Kennzahlen berechnet.

LÖSUNG
Die Ergebnisse der Seminarteilnehmer, die in Gruppen oder Einzelarbeit erarbeitet wurden, werden präsentiert, gemeinsam bewertet und mit der Musterlösung des optimalen Digitalisierungs- und Bearbeitungsprozesses, wie er heute Stand der Technik ist, verglichen.

SEMINARZIEL

In diesem Seminar wird die Theorie und die Methodik zur Optimierung der Digitalisierungsprozesse anhand eines repräsentativen Praxisbeispiels vorgestellt und gemeinsam erarbeitet.
Im Anschluss an das Seminar können die Teilnehmer die erworbenen Kenntnisse auf vergleichbare Aufgabenstellungen im eigenen Unternehmen übertragen und anwenden.

THEMEN

Ausgangssituation

Den Teilnehmern werden die Digitalisierungsprozesse, angelehnt an ein reales Praxisbeispiel, vorgestellt und es werden die theoretischen Grundlagen zur Berechnung von Kennzahlen und Prozesskosten vermittelt, anhand derer eine konkrete Aufgabe  analysiert wird, mit dem Ziel zu optimieren und Optimierungspotentiale zu berechnen.

Beschreibung der Prozesse der Digitalisierung

  • Scanvorbereitung
  • Scannen
  • Scannachbereitung
  • Digitale Weiterbearbeitung und Aufbereitung für die Fachabteilungen
  • Management des temporären Zwischenlagers
  • Sonstige Dienstleistungen

Im Theorieteil werden folgende Grundlagen erarbeitet:

  • Kennzahlentypen und deren Berechnung (KPIs)
  • Kennzahlen der Digitalisierung und deren Berechnung
  • Marktzahlen der Kennzahlen aus dem MailConsult-Benchmark (Mittelwert / Best in Class )
  • Kostentreiber
    • Was sind die Kostentreiber der jeweiligen Prozesse
    • Was macht die jeweiligen Prozesse teuer oder aufwändig

Zahlengerüst

  • Kosten, Zeiten und Mengen

Aufgabenstellung

Zunächst sind die relevanten Kennzahlen und Kostentreiber der Prozesse zu ermitteln. Sie werden in den Vergleich zu Marktzahlen gestellt (Mittelwerte und Best in Class). Die Basis für Kennzahlenermittlung und deren Vergleich zu Marktzahlen stellt Deutschlands größter, unabhängiger und branchenneutraler Benchmark (in Zusammenarbeit von MailConsult und DVPT erarbeitet) bereit, in dessen Datenbank über 170 Unternehmen und Poststellen vertreten sind.

Optimierungsaufgabe (Einzel-oder Gruppenarbeit)

  • Berechnung der Kennzahlen der Prozesse
  • Erarbeitung von Prozessoptimierungen
  • Berechnung der Verbesserungen und Veränderungen, die sich durch die Optimierung ergeben
    • Berechnung der neuen Kennzahlen
    • Berechnung der Einsparpotentiale
  • Präsentation der Ergebnisse, die in Einzel-, bzw. Gruppenarbeit erzielt wurden
  • Vergleich mit der Musterlösung

ZIELGRUPPE

Fach- und Führungskräfte von Scanabteilungen, Digitalisierungszentren, Postdiensten, Logistik, Verwaltung und Controlling. Das Seminar empfiehlt sich sowohl Einsteigern als auch erfahrenen Fachkräften, die ihr Wissen auf den neuesten Stand bringen wollen.

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