Sendung, Vorgang, Dokument, Blatt, Seite – Wovon sprechen Sie?

von | 19.03.2014
Fragezeichen

In den Projekten stellen wir oft fest, dass viele unterschiedliche Begriffe der Informationslogistik, teilweise synonym, durcheinander geworfen werden. Das sorgt nicht selten für Missverständnisse und Reibungsverluste in der Projektarbeit. Dabei lassen sich  die Begriffe Sendung, Vorgang, Dokument, Dokumentenklasse, Dokumententyp, Blatt und Seite recht einfach definieren und abgrenzen. Selbstverständlich haben alle Begriffe ihre Berechtigung. Entscheidend ist jedoch die Perspektive der Betrachtung.

Auch simple Begriffe der Informationslogistik sollten definiert werden

Leider kommt es in der Projektarbeit nicht selten genau dann zu Missverständnissen, wenn alle im Projektteam davon ausgehen, dass alles klar ist. Klarheit und Missverständnis liegen jedoch bei den folgenden oft verwendeten Begriffen dicht beieinander.

  • Sendung
  • Vorgang
  • Dokument
  • Dokumentenklasse
  • Dokumententyp
  • Blatt
  • Seite

Sie werden jetzt vielleicht einwenden, dass die Begriffe so nebeneinander stehend doch nun wirklich klar abzugrenzen sind. Da stimme ich Ihnen auch sofort zu. Doch wurden die Begriffe in den Projekten, zu denen wir hinzugezogen werden, oft gerade nicht nebeneinander stehend sondern isoliert voneinander verwendet. Da spricht der Fachbereich von Blatt und meint technisch gesehen eigentlich eine Seite, oder die Begriffe Sendung und Dokument werden synonym verwendet.

Dabei handelt es sich im einzelnen vielleicht lediglich um kleine Missverständnisse oder sprachliche Ungenauigkeiten, doch können diese Missverständnisse z.B. bei Kapazitätsplanungen erhebliche Auswirkungen haben. Wir empfehlen daher zu Beginn eines Projektes in der Informationslogistik Begriffe für alle Projektmitglieder verbindlich zu definieren.

Die richtige Begriffswahl: Eine Frage der Perspektive

Die obenstehend genannten Begriffe sind nicht synonym zu verstehen. Sie können im Projekt jedoch mitunter dasselbe meinen. Die passende Wahl des Begriffes ist dabei stets von der Betrachtungsperspektive abhängig. Von den betrachteten Entitäten, wenn man so will. Wir unterscheiden:

  • physische Entitäten
  • fachliche Entitäten
  • prozessuale Entitäten

Um es nicht theoretischer darzustellen als es ist, hier eine kleine Übersicht.

physische Entitäten fachliche Entitäten prozessuale Entitäten
Sendung Dokument Vorgang
Blatt Dokumententyp
wird verwendet bei:
physischer Postbearbeitung,
Digitalisierung
wird verwendet bei:
Dokumentenklassifikation,
Datenextraktion
wird verwendet bei:
Prozessdesign,
Workflowdefinition

Es ist also wichtig sich bei der Wahl des Begriffes zunächst darüber klar zu werden was man genau beschreiben möchte. Denn im Laufe eines Verarbeitungsprozesses ändert sich die Betrachtungsperspektive und damit auch der passende Begriff.

Vorgang Inhaltserschließung

Sendung oder Dokument?

Sendung

Der Begriff Sendung bezeichnet z.B. einen Briefumschlag, der mit Hilfe eines Postunternehmens an einen Empfänger übergeben wird. Der Sendungsinhalt ist demnach der physische Inhalt eines Briefumschlags. Eine Sendung kann 1 bis n Dokumente enthalten. In manchen Organisationen wird auch der Begriff Vorgang anstelle des Begriffs Sendung verwendet. Das ist aber insofern problematisch, weil ein Vorgang eine prozessuale Entität ist und keine physische. Wir sollten also auch den Begriff Vorgang von dem Begriff Sendung abgrenzen.

Natürlich kann eine Sendung auch ein Dokument sein. Nämlich genau in dem Fall, in dem in einer Sendung genau ein Dokument enthalten ist (z.B. eine Rechnung). Es wäre dennoch falsch die Begriffe gleichbedeutend zu verwenden, denn die physische Sendung ist so lange kein Dokument, so lange keine fachliche Erschließung des Sendungsinhalts erfolgt ist. Wann diese Inhaltserschließung erfolgt (z.B. direkt im Posteingang oder nach dem Scannen) und auf welchem Weg (manuell oder automatisch) ist für die Begriffsabgrenzung unerheblich.

In Fällen von „Sammelpost“, in der viele kleine Briefumschläge in einem großen Umschlag (oder in einem Paket) zusammengefasst sind, definieren wir die einzelne Sendung in dem großen Umschlag als Sendung. Der große Umschlag ist die Sammelsendung.

Dokument

Ein Dokument ist die fachlogische Zusammenfassung eines definierten Teils einer Sendung. Diese Zusammenfassung basiert auf der fachlichen beziehungsweise inhaltlichen Erschließung des Sendungsinhalts.

Dokumenttyp

Ein Dokument lässt sich fachlich oder organisatorisch einem Dokumententyp zuordnen. Dabei besitzen Dokumente eines Dokumententyps eine einheitliche inhaltliche Struktur. Beispiele für Dokumententypen könnten sein:

  • Rechnungen
  • Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen
  • Anschreiben

Dokumentenklasse

Mehrere Dokumententypen können einer übergeordneten Dokumentenklasse zugeordnet werden. Neben organisatorischen und inhaltlichen Kriterien werden Dokumentenklassen auch mit Blick auf technische Anforderungen gebildet. Dokumentenklassen könnten sein:

  • Buchhaltungsdokumente
  • Kundenservicedokumente
  • Vertriebsdokumente

[Vgl. Schüttler, S. (2012): Dokumentenmanagement: Von den Grundlagen zum effizienten Einsatz im Unternehmen, S. 7]

Das folgende Beispiel zeigt zwei Dokumentenklassen und zugeordnete Dokumententypen einer Krankenkasse.

Dokumentenklassen (blau) fassen verschiedene Dokumententypen (grau) organisatorisch und technisch zusammen (Beispiel einer Krankenkasse)

Blatt oder Seite?

Jetzt wird es trivial. Dennoch ist es aus leidlicher Projekterfahrung wichtig auch diese Abgrenzung in aller Kürze vorzunehmen.

Blatt

Ein Blatt bezeichnet ein Stück Papier (zunächst in einem beliebigen Format).

Seite

Ein Blatt besteht immer  aus 2 Seiten (Vorderseite/Rückseite).

Zusammenfassende Begriffshierarchie

Die folgende Grafik stellt die in diesem Artikel beschriebene Begriffshierarchie dar.

Systematische Darstellung der Begriffe Briefsendung, Dokument, Blatt und Seite

Werden eingehende Sendungen digitalisiert, um z.B. über Workflows in der Organisation verteilt zu werden, dann sind noch weiterer Begriffe von Bedeutung wie:

  • Scanstapel
  • Scanimage
  • Datensatz
  • Signatur
  • Workflow-Element

Diese werden wir in diesem Blog zu einem späteren Zeitpunkt kurz definieren. Sollten Sie vorab schon Interesse an einem Glossar der wesentlichen Begriffe der Informationslogistik besitzen, so können Sie sich natürlich an uns wenden.

Ist Ihnen in Projekten schon einmal ein solches beschriebenes Missverständnis begegnet und wenn ja, wie hat es sich im Projekt bemerkbar gemacht? Ich freue mich auf Ihre Kommentare.

Foto: © williamkzinke | flickr.com
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Bildquellen

Autor: Stefan Willuda

Stefan Willuda war bis November 2014 Berater der MailConsult GmbH aus Berlin. Davor war er Leiter der Abteilung Document Services bei der Festo AG. Seine Schwerpunktthemen waren Projektmanagement, Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen, Strategien für Inhouse-Dienstleistungen, In- und Outsourcing-Strategien, sowie Arbeitsorganisation im Input- und Output-Management. Motto: Wenn es gelingt, die beteiligten Menschen für eine gemeinsame Vision zu begeistern, werden selbst herausfordernde Umsetzungsprojekte ein Erfolg. (Stefan Willuda auf Xing)

14 Reaktionen auf “Sendung, Vorgang, Dokument, Blatt, Seite – Wovon sprechen Sie?

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