Reizthema De-Mail: Erfahrungsaustausch Postbearbeitung beim DVPT

von | 04.03.2014
Das Reizthema De-Mail wird intensiv diskutiert.

Am 18. Februar fand in Offenbach ein Erfahrungsaustausch für DVPT-Mitglieder zu aktuellen Themen der Postbearbeitung statt. Anwesend waren 18 Fachleute aus unterschiedlichen Branchen wie Versicherung, Dienstleistung, Industrie und Energieversorgung. Auch Softwareanbieter, Private Carrier und Konsolidierer nahmen an dem Austausch teil. Über das Reizthema De-Mail wurde dabei kontrovers diskutiert.

Es war ein interessanter Tag, der von den Teilnehmern mit Schulnote 1,5 bewertet wurde. Man konnte ohne „Kaufzwang“ offen miteinander sprechen. Und das offene Gespräch unter Fachleuten mit unterschiedlichen Meinungen ist nicht zu ersetzen!

Was bewegt die Post- und Dokumentendienstleister

Vor dem durchgeführten Erfahrungsaustausch hatte der DVPT die Teilnehmer gefragt, welche Themen sie interessieren. Hier sind die zusammengefassten Ergebnisse:

Trends und Entwicklungen

  • Welche Trends gibt es im Poststellenmanagement?
  • Die Poststelle auf dem Weg zum Informationsdienstleister – wo geht die Entwicklung hin? Strategien/Weiterbildung der Mitarbeiter
  • Gibt es Einschätzungen, wie sich die Mengen der physischen Post in den nächsten 10-20 Jahren entwickeln werden? Wie verändern sich Postein- und Ausgangskanäle? Also, wie kommt die Post zu uns, wie versenden wir? Wie tun es andere?
  • Welche Trends sind in der unternehmensinternen Postbearbeitung zu erkennen?
  • Wie ist die aktuelle Situation mit Blick auf die Briefkonsolidierung?

Elektronische Medien

  • Macht die Nutzung von De-Mail und E-Post Brief für die Zukunft wirklich Sinn?
  • Welches sind die richtigen Player in der Zukunft, wenn es um die Ablösung der physischen Post geht?
  • Was spricht für und was spricht gegen die Digitalisierung der Eingangspost? Was spricht für und was spricht gegen die Einführung der Digitalisierung in bestehende Abläufe/Systeme? Welche Auswirkung ergeben sich aus der Digitalisierung für die interne Postverteilung sowie für die internen Geschäftsprozesse?

Kosten und Prozesse

  • Kostenmanagement: Welche Wege zur Kostenoptimierung haben sich aufgetan? Gibt es mögliche Grundsatzregelungen für Unternehmen zum Postversand, die helfen die Kosten dauerhaft zu senken?

Ausschreibung und Outsourcing

  • Welche Erfahrungen gibt es im Outsourcing des Poststellenbetriebs?
  • Wie lässt sich eine Ausschreibung von „Expresspaketen“ sinnvoll gestalten?
  • Welche Einsatzszenarien existieren für alternative Briefversender?

Ein Impulsreferat stellte die Thesen zur Diskussion auf

Als Kompetenzpartner des DVPT moderierten wir den Tag und ich leitete ihn mit einem Impulsreferat ein. Das Thema: Trends und Entwicklungen im Postmarkt. Die Thesen kurz zusammengefasst:

  • Die Briefmengen gehen langsam zurück
  • Das Medium Papier verschwindet nicht so schnell wie von vielen angenommen
  • Die Sendungsmengen verschieben sich; physische Sendungen werden zum Premiumprodukt
  • Empfänger bestimmen mehr und mehr über die Kommunikationswege
  • Die Anforderungen an die Postbearbeitung steigen; Poststellen verschmelzen mit dem Input-Management
  • Einfache Dienstleistungen werden mehr und mehr outgesourced
  • Poststellen, bekommt eure Zahlen in den Griff, rechnet eure Prozesse, macht als Informationslogistiker Vorschläge zur Optimierung und tut euch mit anderen Bereichen zusammen, sonst verschwindet ihr mehr und mehr; hochwertige Dienstleistungen sichern die Zukunft

Dann wurde heftig diskutiert

Den Inhalt und Ablauf der Diskussion im Detail wiederzugeben, würde diesen Beitrag sprengen. Es wurde entlang der Thesen, die von vielen geteilt wurden, diskutiert. Ein Thema stach dabei jedoch besonders hervor. Wer hätte es gedacht, es war die De-Mail. Die einhellige Meinung aller Beteiligten, und darunter befanden sich marktführende Unternehmen ihrer Branchen, war die Aussage:

„De-Mail oder die Alternativen der De-Mail bieten nicht wirklich merklichen Zusatznutzen. Wir brauchen das nicht. Portale sind besser. Wir bieten lieber dort Zusatznutzen wo wir den Kunden im direkten Dialog bei uns haben.“

Die Gegenposition vertrat Dr. Offermann, seit Mitte 2013 neuer Vorstand für Post beim DVPT und Nachfolger des Urgesteins Elmar Müller, der sich nach ehrenvollen Jahren um Markt und Verband in den verdienten Ruhestand zurückgezogen hat. Früher selbst in der Regulierungsbehörde – so hieß die Bundesnetzagentur damals, wer sich erinnert – und dort für die Liberalisierung des Postmarkts tätig, vertrat Offermann die Gegenposition:

„Die neue Gesetzgebung verpflichte Behörden die De-Mail als Kommunikationskanal zu eröffnen. Das ziehe Kunden nach und beschleunige den Einsatz. Es braucht seine Zeit, bis eine ausreichende Grundmenge vorhanden sei, aber dann gehe es rasend schnell.“

So ging es hin und her und auch ich, respektive wir in der MailConsult, vertraten unsere Position. Diese stellte ich mit einem Bild dar, um die Situation plastischer zu machen:

Mit De-Mail hat der Gesetzgeber im übertragenen Sinn eine „Autobahn“ gebaut. Da kann man sich schnell und sicher fortbewegen. Die Fahrer sehen die „Spezialnummern“ der anderen Autobahnfahrer und können sich vertrauliche Informationen schicken. Ob und wie diese Autobahn jetzt genutzt wird, hängt von den Bedürfnissen und der Kreativität der Fahrer ab. Die Frage ist nicht: Was soll diese Spezialautobahn nutzen? Die Frage ist: Wie kann ich sie für meine Zwecke nutzen? Der Ball liegt also bei den Unternehmen sich Gedanken zu machen, wie man De-Mail nutzt und welchen Mehrwert man seinen Kunden, Zielgruppen bieten kann.

Eine Hürde, da waren sich alle Beteiligten einig, bleibt: Der Aufwand in den Unternehmen ist durch organisatorische Anpassungen – nicht die technischen – aufwendig. Und die Anmeldeprozedur des Identverfahrens, das in der Praxis durch schlechte Terminvereinbarungen der Anbieter oft nicht klappt, ist abschreckend.

Welche Position vertreten Sie? Was denken Sie über die De-Mail? Benötigen wir diesen zusätzlichen Kanal oder ist er ein Irrweg?

Weiterführende Links

Seminar des DVPT „De-Mail und Alternativen“

Seminar Praxis und Rechtsfragen von De-Mail und digitaler Postbearbeitung am 01.04.2014 in Offenbach

Leserwertung

Autor: Klaus Gettwart

Dipl.-Wi.-Ing. Klaus Gettwart ist geschäftsführender Gesellschafter und Gründer der MailConsult GmbH in Berlin im Jahr 2001. Davor war er Marketingleiter bei Francotyp-Postalia und Produktmanager für Industrieautomation bei Robert Bosch GmbH in Erbach. Seine Schwerpunktthemen sind Weiterbildung und Prozess-Benchmarking in der Informationslogistik. Studium: Wirtschaftsingenieurwesen OR/Informatik, TH Karlsruhe; verheiratet, 2 Töchter. Motto: Partnerschaftliches Miteinander sichert langfristig den Erfolg.

15 Reaktionen auf “Reizthema De-Mail: Erfahrungsaustausch Postbearbeitung beim DVPT

  1. DorothyPib

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