Outsourcing von Archivdienstleistung: Wohin mit den Aktenkilometern?

Die Auslagerung von internen Akten an einen Dienstleister ist ein sensibles Thema. Doch verursachen intern gelagerte Akten in der Regel hohe Kosten, ohne dass den Organisationen transparent ist, wie hoch diese Kosten tatsächlich sind. Die Einsparpotenziale, die eine professionelle Auslagerung von Akten ermöglicht, sind jedoch oft erheblich. Die Auswahl des Dienstleisters und die Implementierung der Dienstleistung ist allerdings ein Projekt für sich. Aus der Praxis, Auslagerung von Akten Ein großes… weiterlesen…

ZUGFeRD: Durchbruch für die elektronische Rechnung?

Ein neues Datenmodell für Rechnungen drängt auf den Markt. Das Modell des ZUGFeRD („Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“) soll den Empfängern von Rechnungen erhebliche Einsparungen bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen ermöglichen, ohne beim Versender zusätzliche Kosten zu erzeugen. Das Datenmodell wird von einer breiten Allianz aus Verwaltung und Wirtschaft getragen und soll gleichzeitig rechts- und zukunftssicher sein. In einem früheren Artikel habe ich bereits beschrieben, dass wir… weiterlesen…

Sendung, Vorgang, Dokument, Blatt, Seite – Wovon sprechen Sie?

In den Projekten stellen wir oft fest, dass viele unterschiedliche Begriffe der Informationslogistik, teilweise synonym, durcheinander geworfen werden. Das sorgt nicht selten für Missverständnisse und Reibungsverluste in der Projektarbeit. Dabei lassen sich  die Begriffe Sendung, Vorgang, Dokument, Dokumentenklasse, Dokumententyp, Blatt und Seite recht einfach definieren und abgrenzen. Selbstverständlich haben alle Begriffe ihre Berechtigung. Entscheidend ist jedoch die Perspektive der Betrachtung. Auch simple Begriffe der Informationslogistik sollten definiert werden Leider kommt… weiterlesen…

E-Rechnung: Unternehmen sagen Papierrechnung den Kampf an

Viele Jahre lang waren im Output-Management der Unternehmen Papierrechnungen die Universallösung. Damit erreichte man die Mehrzahl seiner Kunden auf „dem kleinsten gemeinsamen Medien-Nenner“. Der elektronische Versand mittels Qualifizierten Elektronischen Signaturen war kompliziert. EDI war teuer und nur für Großkunden geeignet. In vielen Fällen hatte die Papierrechnung das beste Preis-Leistungsverhältnis. Doch das ist seit letztem Jahr anders. Wir nehmen in unseren Projekten immer mehr Unternehmen wahr, die der Papierrechnung offen den Kampf angesagt… weiterlesen…

Reizthema De-Mail: Erfahrungsaustausch Postbearbeitung beim DVPT

Am 18. Februar fand in Offenbach ein Erfahrungsaustausch für DVPT-Mitglieder zu aktuellen Themen der Postbearbeitung statt. Anwesend waren 18 Fachleute aus unterschiedlichen Branchen wie Versicherung, Dienstleistung, Industrie und Energieversorgung. Auch Softwareanbieter, Private Carrier und Konsolidierer nahmen an dem Austausch teil. Über das Reizthema De-Mail wurde dabei kontrovers diskutiert. Es war ein interessanter Tag, der von den Teilnehmern mit Schulnote 1,5 bewertet wurde. Man konnte ohne „Kaufzwang“ offen miteinander sprechen. Und das offene Gespräch… weiterlesen…

CeBIT Podiumsdiskussion: Warum hakt es im Output-Management?

BITKOM-Podiumsdiskussion mit MailConsult auf der CeBIT am 11.3.2014 um 10 Uhr, Halle 3, Stand D05, ECM Forum des BITKOM Als Mitbegründer des Arbeitskreises Output-Solutions haben wir ein spannendes Diskussionsthema mit interessanten Teilnehmern für die diesjährige CeBIT zusammengestellt. Warum hakt es im Output-Management? Im Zentrum der Diskussion geht es um zwei Fragen. Was ist modernes Output-Management? Warum wenden es Unternehmen nicht an? Der Markt bietet heute alle Technologien und Lösungen zur… weiterlesen…

Output-Management: Output meets Input

Je mehr man sich beim Versand von Sendungen Gedanken macht, wie man eine wieder eingehende Antwort möglichst schnell und effizient bearbeiten kann, desto mehr spart man im Gesamtprozess. Dafür ist mehr zu tun, als sich mit seinen Kollegen zu besprechen. Die Einsparpotentiale sind jedoch enorm. Mit Output-Management das Input-Management optimieren Es mag zunächst unlogisch klingen, doch die Dokumente, die eine Organisation versendet – papierbasiert oder elektronisch – haben  großen Einfluss darauf,… weiterlesen…

Informationslogistik – eine praxisorientierte Definition

Informationslogistik betrachtet Informationsprozesse aus einer ganzheitlichen Perspektive und sorgt dafür dass Mitarbeiter und Führungskräfte einer Organisation handlungs- und entscheidungsrelevante Informationen in der richtigen Menge zur richtigen Zeit am richtigen Ort in der richtigen Form unter Einhaltung rechtlicher Vorgaben zu angemessen Kosten erhalten. Gute Informationslogistik eröffnet den Organisationen erhebliche Einsparpotenziale bezogen auf die Zeiten und Kosten der für die Erzielung ihrer Aufgabe erforderlichen Bereitstellung von Informationen. Optimierungsprojekte in der Informationslogistik sind immer… weiterlesen…

Holprige Veränderungsprozesse in der Informationslogistik

Von den Schattenseiten ganzheitlicher Informationslogistik Über die Chancen und die Potentiale, die sich auftun, wenn Prozesse abteilungsübergreifend analysiert werden, herrscht kein Zweifel. Doch haben diese Chancen und Potentiale auch ihre Schattenseiten. Für die, die sich verändern müssen, wird es zunächst nämlich unangenehm. Von diesen Schattenseiten – vielleicht auch mit realem Bezug – möchte ich Ihnen heute berichten. Ein Fachbereich – hier der zentrale Post-, Dokumenten und Archivservice, in dem auch… weiterlesen…

Private Briefdienstleister wachsen in einem Jahr um 200 Prozent?

Das liebe Spiel mit den Zahlen Seit man bei der Bundesregierung  im Zusammenhang mit einem neuen Postgesetz über strengere Wettbewerbsvorgaben im Briefmarkt nachdenkt, ist es nach neuesten Berechnungen des Marktführers Deutschen Post AG in einem Jahr zu einer wundersamem Vermehrung der Marktanteile für private Briefdienstleister gekommen. Rechnete die Bundesnetzagentur bisher etwa 10% des Marktanteils den privaten Briefdienstleistern zu – und dies sind vom Spitzenwert von ca. 13% vor 2 Jahren sinkende… weiterlesen…