Outsourcing von Archivdienstleistung: Wohin mit den Aktenkilometern?

von | 16.04.2014
Ein Regal aus Altakten - Outsourcing von Archivierung - Archivdiensleistung

Die Auslagerung von internen Akten an einen Dienstleister ist ein sensibles Thema. Doch verursachen intern gelagerte Akten in der Regel hohe Kosten, ohne dass den Organisationen transparent ist, wie hoch diese Kosten tatsächlich sind. Die Einsparpotenziale, die eine professionelle Auslagerung von Akten ermöglicht, sind jedoch oft erheblich. Die Auswahl des Dienstleisters und die Implementierung der Dienstleistung ist allerdings ein Projekt für sich.

Aus der Praxis, Auslagerung von Akten

Ein großes Unternehmen macht sich ganzheitlich Gedanken über den zukünftigen Umgang mit Papierdokumenten. Es wird die Losung ausgesprochen, Dokumente vorrangig elektronisch zu verwalten und zu bearbeiten. Erste Projektgruppen starten. „Digitalisierung im Posteingang“ heißt eine dieser Projektgruppen, „Druckoutputoptimierung“ benennt sich eine zweite. Und im Projektausschuss tauchen sie plötzlich als Diskussionsthema auf: „Altakten“. Es wird recherchiert wo sie lagern, wer sie verwaltet und was die laufenden Kosten sind.

Alle sind erstaunt, wie viele Tonnen, in der Fachsprache „Akten-Kilometer-Papier“ in den Kellern bester Bürolagen verwaltet werden. Und so richtig hingesehen hat man hier schon lange nicht mehr. Die aufbewahrungspflichtigen und mit einer Abrufrate von unter einem Prozent sehr „undynamischen“ Papierberge vollständig zu digitalisieren rechnet sich nicht. Was tun?

In vielen Organisationen ist man – wie im aufgezeigten Fall beschrieben – immer wieder erstaunt, wie viele Altakten man hat und welche Kosten diese verursachen. Es gibt eine Vielzahl hochspezialisierter Dienstleister am Markt, die diese Akten oft günstiger, sicherer und innovativer verwalten als dies hausintern möglich ist. Prozesse wie die elektronische Aktenanforderung über Web-Portale, 24 Stunden Zustellung an den Arbeitsplatz oder „Scanning on Demand“ sind hier nicht selten gelebte Praxis. Ein Outsourcing kann hier also sogar Prozessverbesserungen mit sich bringen. Regelungen zur Einhaltung von gesetzlichen Anforderungen oder zur Beachtung interner Compliance Regelungen sind mit professionellen Dienstleistern nach unserer Erfahrung sehr oft abzubilden.

Mit einem guten Dienstleister Einsparpotenziale heben

In einem Bieterwettbewerb sollten potenzielle Dienstleister kritisch anhand ganz konkreter Anforderungen auf Herz und Nieren geprüft werden. Es ist unter anderem festzulegen, wie die Akten anzunehmen, zu indexieren, zu lagern, zu transportieren und zu vernichten sind.

Die Einsparpotentiale liegen nach unseren Erfahrungen zwischen dreißig und fünfzig Prozent. Natürlich ergeben sich aus einer Auslagerung auch Projektkosten, die berücksichtigt werden müssen. Dieser Aufwand übersteigt jedoch selten die Kosten, die gewöhnlich in zwei bis drei Monaten für das Gesamtarchiv anfallen. Ein ROI von unter einem Jahr ist demnach eine überaus realistische Erwartung. Darüber hinaus hat man nach der Auslagerung auch mehr „Ordnung“ im Archiv als vorher. Jeder, der eine Akte anfordert, weiß sofort, ob sie verfügbar ist und wenn nicht, wer sie hat.

Wenn man jetzt im Teilprojekt „Digitalisierung“ dafür sorgt, dass die laufenden Kosten jedes Jahres durch immer kleinere Einlagerungsmengen sinken, dann hat man den richtigen Weg zum „papierlosen“, sorry, zum „papierarmen Büro“ eingeschlagen.

Wie stehen Sie zum Thema Outsourcing von Geschäftsakten? Haben Sie schon ausgelagert? Welche Dinge sprechen aus Ihrer Sicht für oder gegen eine Auslagerung? Wir freuen uns auf Ihre Kommentare.

Foto: © ITCOM Photos/ flickr.com
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Autor: Klaus Gettwart

Dipl.-Wi.-Ing. Klaus Gettwart ist geschäftsführender Gesellschafter und Gründer der MailConsult GmbH in Berlin im Jahr 2001. Davor war er Marketingleiter bei Francotyp-Postalia und Produktmanager für Industrieautomation bei Robert Bosch GmbH in Erbach. Seine Schwerpunktthemen sind Weiterbildung und Prozess-Benchmarking in der Informationslogistik. Studium: Wirtschaftsingenieurwesen OR/Informatik, TH Karlsruhe; verheiratet, 2 Töchter. Motto: Partnerschaftliches Miteinander sichert langfristig den Erfolg.

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