Output-Management: Output meets Input

von | 19.02.2014
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Je mehr man sich beim Versand von Sendungen Gedanken macht, wie man eine wieder eingehende Antwort möglichst schnell und effizient bearbeiten kann, desto mehr spart man im Gesamtprozess. Dafür ist mehr zu tun, als sich mit seinen Kollegen zu besprechen. Die Einsparpotentiale sind jedoch enorm.

Mit Output-Management das Input-Management optimieren

Es mag zunächst unlogisch klingen, doch die Dokumente, die eine Organisation versendet – papierbasiert oder elektronisch – haben  großen Einfluss darauf, wie effektiv der Input bearbeitet werden kann.

Viele ausgehende Dokumente sollen beim Empfänger eine Reaktion auslösen und die Art und Weise, wie er antwortet, kann vom Absender in zweierlei Weise klug beeinflusst werden: erstens sollte die Antwort dem Empfänger möglichst einfach gemacht werden und zweitens sollte sie so vorbereitet sein, dass die Rückantwort mit wenig Aufwand bearbeiten kann. Auch das hat wiederum doppelten Benefit. Die Kosten für die Bearbeitung sind geringer und die Daten werden im Sinne des Empfängers schnell bearbeitet.

Durch interne Abstimmungen Arbeitsaufwand reduzieren

Es gibt viele Maßnahmen im Output-Management, um die Effizienz im Input-Management zu steigern. Dazu bedarf es – wie immer, wenn Prozesse ganzheitlich optimiert werden – interner Absprachen zwischen verschiedenen Abteilungen. Zunächst muss der Versender, zum Beispiel das Marketing oder eine Fachabteilung, die Poststelle oder das Digitalisierungszentrum, bei größeren Aussendungen über das Vorhaben informieren. Die Bereiche sollten sich zusammensetzen und über die Zielstellung der Aktion sprechen. Anschließend werden gemeinsame Lösungen gefunden, die sowohl inhaltlich als auch technisch funktionieren. Das Corporate Design muss eingehalten werden und Dokumente müssen in Output und Input einfach bearbeitet werden können. Das betrifft die Entscheidung ob der Versand papierbasiert oder elektronisch erfolgt, welche Formulare, Formate, Papiergewichte, Oberflächen, Falzarten, Reihenfolge, Beilagen und Rückantwortmöglichkeiten gewählt werden. Es ist das Optimum aus Kommunikationserfolg und technischer Umsetzung zu finden.

Einige Beispiele

Wenn das Marketing Werbeaktionen versendet, so können auf Rückantwortschreiben Informationen wie Aktionsnummer oder Kundennummer aufgebracht werden, die das automatisierte Auslesen von Daten ermöglichen. Kundendaten können in kleinen Barcodes untergebracht werden und mit Formularerkennungssoftware kann man Ankreuzfelder automatisiert auslesen. Insbesondere wer Formulare versendet hat gute Möglichkeiten die Vorteile der automatisierten Erkennung zu nutzen. Eine einfache Maßnahme zur Optimierung der Eingangspost sind  Freiumschläge oder Rückantwortkarten, die solche Informationen tragen, beizulegen. Werden sie verwendet, so hilft dies bei der automatisierten Bearbeitung im Posteingang.

Eine weitere Maßnahme besteht darin, Kunden zu verpflichten, bei Rechnungen oder Bestellungen die entsprechende Rechnungs- oder Vorgangsnummer im Dokument zu nennen. Das ist eine wichtige Voraussetzung für die automatisierte Bearbeitung der Sendungen nach der Digitalisierung. Viele Unternehmen gehen sogar so weit, dass sie unvollständige Rechnung in einem automatisierten Verfahren mit einem Schreiben beantworten, das den Absender zur korrekten Rechnungsstellung auffordert.

Vorgehen bei „Output meets Input“

Es gibt viele andere Beispiele für die Optimierung des Inputs durch intelligenten Output. Forsten Sie im Team mit den Fachabteilungen Ihre Versanddokumente systematisch durch und suchen Sie nach Möglichkeiten zur Prozessverbesserung. Beziehen Sie bei der Optimierung der Prozesse die Zielstellung der Kommunikationsmaßnahme ein. Wenn Sie erwarten, dass der Empfänger der Information Ihnen Rückantworten zukommen lässt, dann machen Sie es ihm und Ihnen selbst so einfach wie möglich. Nutzen Sie die Möglichkeiten moderner Unterstützungssysteme zur Automatisierung und vernetzten Sie Ihr Output-Management und Ihr Input-Management intelligent miteinander. Gehen Sie an die Aufgabenstellung nach dem Motto heran: „Wünsch Dir etwas“. Denken Sie frei von Einschränkungen zunächst „den optimalen ganzheitlichen Prozess“ aus Ihrer Sicht. Schränken Sie sich erst danach durch Randbedingungen ein. Technisch ist nämlich weit mehr in der Automatisierung möglich, als Sie sich vorstellen können. Denken Sie prozessübergreifend als Informationslogistiker. Es lohnt sich!

Falls Sie Anregungen zu den Möglichkeiten im Output-Management suchen, lesen Sie doch auch den Blogbeitrag Portoerhöhungen kommen: Zeit für eine neue Output-Management Strategie, Poststellen, werdet Informationslogistiker oder fragen Sie in den Kommentaren nach.

Foto: © concept.surfaces | flickr.com
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Bildquellen

Autor: Klaus Gettwart

Dipl.-Wi.-Ing. Klaus Gettwart ist geschäftsführender Gesellschafter und Gründer der MailConsult GmbH in Berlin im Jahr 2001. Davor war er Marketingleiter bei Francotyp-Postalia und Produktmanager für Industrieautomation bei Robert Bosch GmbH in Erbach. Seine Schwerpunktthemen sind Weiterbildung und Prozess-Benchmarking in der Informationslogistik. Studium: Wirtschaftsingenieurwesen OR/Informatik, TH Karlsruhe; verheiratet, 2 Töchter. Motto: Partnerschaftliches Miteinander sichert langfristig den Erfolg.

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