Informationslogistik – eine praxisorientierte Definition

von | 05.02.2014
Foto von mehreren Zahnräder, die ineinander greifen

Informationslogistik betrachtet Informationsprozesse aus einer ganzheitlichen Perspektive und sorgt dafür dass Mitarbeiter und Führungskräfte einer Organisation handlungs- und entscheidungsrelevante Informationen in der richtigen Menge zur richtigen Zeit am richtigen Ort in der richtigen Form unter Einhaltung rechtlicher Vorgaben zu angemessen Kosten erhalten.

Gute Informationslogistik eröffnet den Organisationen erhebliche Einsparpotenziale bezogen auf die Zeiten und Kosten der für die Erzielung ihrer Aufgabe erforderlichen Bereitstellung von Informationen.

Optimierungsprojekte in der Informationslogistik sind immer dann erfolgreich, wenn es gelingt die einzelnen Organisationseinheiten und deren Akteure hinter einem gemeinsamen „großen Ziel“ zu vereinen.

Informationslogistik: Die Sache mit den optimalen Datenflüssen

Wir von der MailConsult verstehen uns als Informationslogistiker. Doch was ist Informationslogistik eigentlich und warum befassen wir uns mit diesem Thema? Und noch viel wichtiger: Warum sollten Sie sich auch damit befassen?

Dieser Beitrag hat zum Ziel den Begriff der Informationslogistik zu definieren. Dabei blicken wir sowohl in die Theorie als auch in die Praxis. Auch wird die Herkunft des Begriffes untersucht. Anschließend wird der praktische Nutzen der Informationslogistik für die Organisationen beschrieben. In diesem Zusammenhang stelle ich verschiedene praxisrelevante Handlungsfelder der Informationslogistik vor und ergänze sie mit unseren Praxiserfahrungen.

Definition des Begriffes Informationslogistik

Informationslogistik ist kein alleinstehender Begriff. Vielmehr handelt es sich um ein umfassendes Konzept für die übergreifende Versorgung von Organisationen mit entscheidungsunterstützenden Informationen  [in Anlehnung an Schmaltz, 2009].

Recht populär ist dabei die folgende Definition:

Als Informationslogistik […] wird die Planung, Steuerung, Durchführung und Kontrolle der Gesamtheit der Datenflüsse verstanden, die über eine Betrachtungseinheit hinausgehen, sowie die Speicherung und Aufbereitung dieser Daten. Dabei werden nur solche Datenflüsse zur Informationslogistik gezählt, die der Unterstützung von Entscheidungen dienen. [Winter, 2008 S. 2]

Es wird in diesem Definitionsansatz deutlich, dass in dem Konzept der Informationslogistik bereits der Gedanke eines übergreifenden Austausches von Daten angelegt ist. Informationslogistik bedingt also eine ganzheitliche Betrachtungsweise von Prozessen und Organisationen, von Ablauf- und Aufbauorganisation.

Die Aufgabe der Informationslogistik

Informationslogistik betrachtet Datenflüsse, die über die Grenzen einer Betrachtungseinheit hinaus gehen. Eine Betrachtungseinheit kann dabei jede Organisationseinheit sein, unabhängig von ihrer Größe oder organisatorischen Einbindung. Die Informationslogistik dient damit dem Informationsbedarf bestimmter Organisationseinheiten und ihrer Mitglieder.

[Die] Aufgabe der […] [Informationslogistik ] ist es, Daten, die in einer Betrachtungseinheit anfallen, für die Nutzung in einer anderen Betrachtungseinheit zugänglich zu machen. [Schmaltz, 2009 S. 18]

Diese zugegeben etwas sperrige Formulierung der Aufgaben der Informationslogistik wurde unter dem Einfluss der allgemeinen Logistik-Definition von Plowman („7-R-Definition“) zum praxisorientierten Einsatz umformuliert. [Vgl. Plowman, 1964, S. 1]

Aufgabe der Informationslogistik ist es demnach, die richtigen Informationen in der richtigen Menge zur richtigen Zeit für den richtigen Adressaten am richtigen Ort zu angemessen Kosten bereitzustellen. Aus Sicht der MailConsult ist diese Aufgabenformulierung um die Bestandteile

  • in der richtigen Form
  • unter Einhaltung rechtlicher Vorgaben

zu ergänzen.

Im theoretischen Diskurs wird die Informationslogistik nicht selten als Informationssteller für Führungskräfte dargestellt [Vgl. Bucher, 2009 S. 1 f]. Das ist aus unserer Sicht zwar ein Teilaspekt, reicht in der praktischen Betrachtung jedoch nicht aus. Auch oder vielleicht gerade operativ tätige Mitarbeiter haben einen konkret zu definierenden Bedarf an handlungs- und entscheidungsrelevanten Informationen. [Vgl. Harvard Business Review] Informationslogistik ist daher nicht auf bestimmte Hierarchiestufen oder Prozesstypen festgelegt und umfasst neben den strategischen auch die operativen Prozesse. [Vgl. Winter et al. 2008, S. 4 ff].

Jede Organisation betreibt Informationslogistik, auch wenn diese nicht so benannt wird. Das Handeln der Führungskräfte in der Organisation beeinflusst die Wirkung und den Erfolg der Informationslogistik maßgeblich.

Von Zeichen, Daten, Informationen und Wissen

Zur Vollständigkeit möchte ich an dieser Stelle kurz die Begrifflichkeiten Zeichen, Daten, Information und Wissen voneinander abgrenzen. Leider ist die Fachliteratur aus meiner Sicht hier inkonsistent.

Informationen bestehen aus Daten, die wiederum aus Zeichen bestehen. 1996 stellen Rehäuser et al. diese Begriffshierarchie deutlich heraus und legten damit den Grundstein für einen wesentlichen Verständniszweig auf dem Weg zum modernen Wissensmanagement.

Abgrenzung von Zeichen, Daten, Informationen, Wissen

Darstellung MailConsult in Anlehnung an [Rehäuser et al., 1996 S. 7]

Datenflüsse als Treiber des Informationsaustausches

Den Akteuren der Organisationen und Organisationseinheiten werden Daten durch gezielte Datenflüsse zugänglich gemacht. Diese Datenflüsse fließen zwischen Individuen, Organisationen und technischen Systemen. Besonders wichtig ist es dabei nicht nur die Datenflüsse innerhalb einer Organisationseinheit zu betrachten sondern insbesondere diejenigen einzubeziehen, welche die Grenzen der Organisationseinheit verlassen.

Datenflüsse in der Informationslogistik

Quelle: MailConsult

Darstellung MailConsult in Anlehnung an [Winter, 2008 S.4]

Diese Grafik veranschaulicht, dass verschiedene Kategorien der Datenflüsse unterschieden werden können. [Vgl. Wirtschaftslexikon24.com]
  • unternehmensübergreifende Datenflüsse (z.B. Rechnungen an den Kunden)
  • hierarchische Datenflüsse (z.B. Business Activity Monitoring (BAM) Systeme zur Prozesssteuerung)
  • funktionsübergreifende Datenflüsse (z.B. Freigabeworkflows für Bestellungen)
  • funktionsinterne Datenflüsse (z.B. Redaktionssysteme für Drucksachen im Output-Management)

Dimensionen der Informationslogistik

Die Optimierung der Informationslogistik findet stets an den Schnittstellen zwischen den „informationstechnologischen und betrieblichen Strukturen“ [Wilhelmi 2008, S. 7] statt. Das ist in der Praxis natürlich nie frei von Herausforderungen, wie ich später noch ausführen werde.

In der praktischen Projektarbeit empfiehlt es sich daher mitunter, das Konzept der Informationslogistik in die Dimensionen

  • Fachlichkeit
  • Technik
  • Organisation

zu untergliedern, um konkrete Maßnahmen zur Optimierung ableiten zu können. [Vgl. Dinter et al. 2008, S. 76]

Herkunft und Entwicklung der Informationslogistik

Informationslogistik wird in der Literatur schon seit vielen Jahren diskutiert. Zunächst jedoch eher aus dem Blickwinkel der technischen Unterstützung von Industrieprozessen [z.B. Gehler, 1991]. In der Mitte der 1990er Jahre wurde der Begriff der Informationslogistik im Zusammenhang mit der Realisierung von analytischen Informationssystemen verwendet. Dabei  verstand man Informationssysteme zunächst als rein technische Systeme, später auch als soziotechnische Systeme, die sowohl aus menschlichen als auch aus technischen Komponenten bestehen. [Vgl. Schmaltz, 2009 S. 15]

Die Grundzüge des Konzeptes der Informationslogistik können schon „in den Entwicklungen des Data Warehousing in den 1970er- und 1980er-Jahren hin zum Busniess Data Warehouse“ erkannt werden, sind aus der praxisorientierten Perspektive jedoch zu technisch und werden an dieser Stelle nicht weiter beschrieben. [Bucher, 2009 S. 27]

Vom Nutzen der Informationslogistik

Das Konzept der Informationslogistik betrachtet, wie beschrieben, Prozesse des Datenaustausches über die Grenzen von Organisationseinheiten hinweg. Dabei stehen in der praktischen Arbeit oft auch Schnittstellen im Fokus der Betrachtung. Die integrierende Funktion, die der Informationslogistik aus ihrer ganzheitlichen Perspektive zukommt, trägt in den Organisationen „zur Verwirklichung von Synergien“ [Schmaltz, 2009 S. 1] bei.

Ziel der ganzheitlichen Betrachtungsweise von Informationsprozessen ist in den allermeisten Fällen die Reduktion von Durchlaufzeiten oder die Senkung von Prozess- oder Stückkosten, etwa bei der Vorgangsbearbeitung in Verwaltungsprozessen. Bei konsequenter Umsetzung identifizierter Optimierungspotenziale sind erhebliche zeitliche und finanzielle Entlastungen zu erreichen. In einer einzelnen Organisationseinheit ist dies im Vergleich zur ganzheitlichen Betrachtung nur in beschränkterem Umfang möglich. Im Wirtschaftslexikon wird davon ausgegangen, dass das „Rationalisierungspotential inte­grierter unternehmensübergreifender Infor­mationskonzepte […] bis zu 2% des Bruttosozialprodukts“ beträgt. [wirtschaftslexikon24.com]

Nach unserer Erfahrung lassen sich z.B. in den Verwaltungsprozessen 15-20% Einsparungen realisieren.

Dabei hängt der konkrete Nutzen eines Projekts zur Optimierung der Informationslogistik von der Zielstellung der Organisation ab.

Optimierungspotenziale gibt es viele. Sie reichen vom Auffinden der  Informationen in heterogenen Datenbeständen über die Lösung von Selbsthilfe- und  Auskunftsanfragen im Internet, das automatisierte Klassifizieren, Weiterleiten und Ordnen von eingescannten Briefen oder eingehenden E-Mails, das automatisierte Erstellen, Überwachen, Verlinken und Anreichern von Texten bis zur Extraktion von Daten, Fakten […] und  Beziehungen. [in Anlehnung an: computerwoche.de]

Praktische Handlungsfelder der Informationslogistik

Die praktischen Handlungsfelder der Informationslogistik orientieren sich an den vorgestellten Dimensionen. In der Vergangenheit war der Fokus in den Informationslogistik-Projekten (auch wenn diese nicht immer so hießen) häufig auf die technische Dimension gerichtet. Es ging im Kern darum, die Daten der „zahlreichen IT-Systeme der Organisation […] übergreifend nutzbar“ zu machen [Schmaltz, 2009 S. 1]. Nicht zuletzt durch die starke Verengung der Betrachtung auf die technischen Aspekte der Informationslogistik hatten die Projekte eine besonders hohe Misserfolgsquote (je nach Erhebung bis zu 50%) [Vgl. Schmaltz, 2009 S. 2]. Die Dimensionen Fachlichkeit und Organisation wurden nicht hinreichend berücksichtigt, was bei den Menschen, die die IT-Systeme zur Unterstützung ihres Entscheidungshandelns einsetzten, zu erheblicher Ablehnung der aufwändig implementierten Systeme führte. Es fehlte der konkrete Praxisbezug und die Anwendersicht.

Erfolge basieren auf der Synergie von Prozessen, Technik und Mensch. [Motto der MailConsult]

In den Informationslogistik-Projekten müssen die Menschen der Organisationseinheiten mit ihren fachlichen Anforderungen ebenso einbezogen werden, wie die organisatorischen Rahmenbedingungen und die technischen Möglichkeiten. Nicht zuletzt ist bei den Anwendern zu beachten, dass diese gern mit den unterstützenden Systemen arbeiten. So trivial das klingen mag, aber nur Systeme mit denen aus Anwendersicht gerne gearbeitet wird, können positiv auf die Effizienz der Bearbeitung wirken. [Vgl. Schmaltz, 2009 S. 2]. Ob der Grund für die genannte Ablehnung mangelnde Einbeziehung der Nutzer bei der Entwicklung, mangelnde Schulung nach Einführung oder mangelnde Funktionalität sind, sei dahingestellt. Allein die Bewertung durch den Anwender ist entscheidend, nicht was sich Entwickler oder Projektingenieure überlegt haben. Sie haben vielleicht schon selbst erlebt, wie oft gegen diese einfache Regel verstoßen wird.

Das Sorgenkind Ganzheitlichkeit

Obgleich sich das Handlungsfeld, das ich nun nennen werde, eigentlich per Definition bereits aus dem Konzept der Informationslogistik ableitet, so muss dieses in der Praxis oft besonders gründlich betrachtet werden. Es geht um die Ganzheitlichkeit bei der Optimierung von Prozessen und Organisationen und darum, dass die dazu erforderlichen Daten zwischen den Organisationseinheiten in der optimalen Form fließen. Das ist leider gar nicht so leicht zu erreichen, wie es zunächst klingen mag.

Ziel der [Informationslogistik] […] ist es, mit Hilfe geeigneter Organisationsstrukturen und [technischen Systemen] […] die Informationsbedarfe von Betrachtungseinheiten auch dann zu befriedigen, wenn die zur Befriedigung dieser Informationsbedarfe erforderlichen Daten in anderen Betrachtungseinheiten anfallen. [Schmaltz, 2009 S. 17]

Die Organisationsstrukturen und technischen Systeme werden von Menschen mit Leben erfüllt. Und diese Menschen verfolgen nicht selten sehr unterschiedliche Interessen. Die wissenschaftliche Literatur ist sich einig:

Es ist gerade eine Besonderheit in Netzwerken, dass die einzelnen Netzwerkpartner jeweils über spezielle Ressourcen verfügen, die sich erst im Rahmen der Netzwerkpartnerschaft und der auf ein gemeinsames Interesse ausgerichteten Aktivität im Kooperationsverbund zu einem Ganzen aggregieren. [Pelzel, 2013 S. 1]

Doch wird dieser Unterschied der Informations-Quellen und Zugänglichkeiten in den Organisationen nicht selten bewusst oder unbewusst zur Abgrenzung genutzt, was folglich gute Informationslogistik verhindert. Für die praktische Projektarbeit hat dies die Konsequenz, dass von Beginn eine Projektes bis zum Abschluss und sogar darüber hinaus das gemeinsame Interesse – das übergeordnete Ziel – der betroffenen Organisationseinheiten in den Mittelpunkt der Aktivitäten gestellt werden muss.

Diese so wichtige Ausrichtung auf eine ganzheitliche Zielstellung ist idealerweise Bestandteil einer Strategie, an der entlang Prozesse entwickelt und Organisationen gestaltet werden können. An der strategischen Dimension einer ganzheitlichen Betrachtung der Informationslogistik wird deutlich, dass deren Umsetzung eine Führungsaufgabe ist. [Vgl. Bucher, 2009 S. 34]

Schnittstellen: Das Bindeglied der informationslogistischen Subsysteme

Wenn Prozesse über die Grenzen von Organisationseinheiten hinweg optimiert werden, dann ist die Verknüpfung der informationslogistischen Subsysteme immer auch Bestandteil dieser Arbeit. Diese Verknüpfung führt, wenn eine Integration der Systeme nicht möglich ist, zur Gestaltung von Schnittstellen. Schnittstellen bezeichnen in der Regel Verknüpfungspunkte zwischen unterschiedlichen Kommunikations-Systemen. Diese Verknüpfungspunkte können IT-Systeme aber ebenso nicht technische Schnittstellen wie die agierenden Menschen selbst sein.

Das Ziel einer solchen Verknüpfung ist es, einen Informationsverbund  aufzubauen, der es den unterschiedlichen Systemen ermöglichen soll, auf dieselben Daten zugreifen zu können. Mehrfache Datenerfassungen oder Medienbrüche sollen weitgehend vermieden werden. [Vgl. wirtschaftslexikon24.com]

Fazit

Gute Informationslogistik eröffnet den Organisationen erhebliche Einsparpotenziale bezogen auf die Zeiten und Kosten der für die Erzielung ihrer Aufgabe erforderlichen Bereitstellung von Informationen.

Nicht selten ist der Einsatz eines externen Projektleiters erforderlich, um die ganzheitliche Perspektive während der Projektarbeit zu wahren und immer wieder aufkommende Einzelinteressen dem Gesamtziel unterzuordnen.

Unter dem Strich lohnt es sich, Prozesse ganzheitlich aus der Perspektive guter Informationslogistik zu betrachten und zu optimieren. Die Chancen und Einsparungen wiegen die Risiken und Kosten dabei auf.

Quellen:

Bucher, T. (2009) : Ausrichtung der Informationslogistik auf operative Prozesse. Entwicklung und Evaluation einer situativen Methode
Dinter, B.; Winter, R. (2008) : Strategie der Informationslogistik. In: Dinter, B.; Winter, R. (Hrsg.): Integrierte Informationslogistik
Gehler, R. (1991) : Integrierte Informationslogistik für automatische Montageanlagen
Pelzel, R. (2013) : Aufbau Einer Ganzheitlichen Informationslogistik Zur Steuerung Von Unternehmensnetzwerken
Plowman, E. G. (1964) : Lectures on elements of business logistics
Rehäuser, J.; Krcmar, H. (1996) : Arbeitspapiere Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik – Universität Hohenheim – Wissensmanagement im Unternehmen. S.7
Schmaltz, M. A. (2009) : Methode zur Messung und Steigerung der individuellen Akzeptanz von Informationslogistik in Unternehmen S. 15 ff.
Wilhelmi, C. (2008) : Entwicklung einer Typologie der unternehmensweiten Informationslogistik
Winter, R (2008) : Das St. Gallener Konzept der Informationslogistik. In: Dinter, B.; Winter, R. (Hrsg.): Integrierte Informationslogistik S. 2

Titelfoto: © bobot / photocase.com
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Autor: Stefan Willuda

Stefan Willuda war bis November 2014 Berater der MailConsult GmbH aus Berlin. Davor war er Leiter der Abteilung Document Services bei der Festo AG. Seine Schwerpunktthemen waren Projektmanagement, Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen, Strategien für Inhouse-Dienstleistungen, In- und Outsourcing-Strategien, sowie Arbeitsorganisation im Input- und Output-Management. Motto: Wenn es gelingt, die beteiligten Menschen für eine gemeinsame Vision zu begeistern, werden selbst herausfordernde Umsetzungsprojekte ein Erfolg. (Stefan Willuda auf Xing)

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