Ersetzendes Scannen: Sparen Sie sich das Papier

von | 22.07.2014
Sie brauchen kein physisches Archiv mehr. - Foto: zettberlin / photocase.com

Für viele Organisationen ist das „Ersetzende Scannen“ noch immer ein heißes Eisen. Dabei sind die Anforderungen an die erforderlichen Scan- und Archivierungsprozesse weitgehend klar und es gibt nur noch sehr wenige Dokumententypen, bei denen ihre Vernichtung Risiken birgt. Dieser Artikel zeigt, worauf es beim „Ersetzenden Scannen“ ankommt.

Wir sind manchmal schon etwas berufsblind. Für uns ist die Vernichtung von Papier in den meisten Fällen nach dem Ersetzenden Scannen kein Thema mehr. Das gilt formaljuristisch auch für den Gesetzgeber, den Wirtschaftsprüfer und das Finanzamt. Dennoch treffen wird in den Kundenprojekten im Gespräch mit Entscheidern immer wieder auf Unsicherheit bei diesem Thema.

Noch halten viele Unternehmen an ­ihren Papierbergen fest. Sie trauen sich nicht, Originalbelege nach dem Einscannen zu vernichten und ausschließlich die gescannten Dokumente aufzubewahren. [it-director.de]

Dabei scheinen die wirtschaftlichen Verlockungen beim Ersetzenden Scannen groß zu sein. Selbst wenn Organisationen bereits elektronische Prozesse etabliert haben und die Papierdokumente allein „zur Sicherheit“ aufheben, entstehen daraus nicht unerhebliche Kosten der Lagerung. Ganz zu schweigen von den Kosten der Wiederbringung des Dokuments aus dem physischen Archiv, falls es einmal vermeintlich benötigt wird. Der Leiter der Rechnungsprüfung eines großen Unternehmens gestand mir einmal in einem Gespräch, dass es auch schon vorkommt, dass man lieber Strafen zahlt, als das man lange im physischen Archiv nach Belegen sucht, die Jahre alt sind.

Das Relikt Papierablage kann […] hoffentlich bald über Bord geworfen werden. […] Für Millionen von Unternehmen – insbesondere für den Mittelstand – bedeutet das künftig eine enorme Entlastung bei der Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. [uni-kassel.de]

Es ist in diesem Zusammenhang nicht immer ganz einfach mit Hochrechnungen von konkreten Einsparpotenzialen zu arbeiten [Vgl. spiegel.de], daher bin ich an dieser Stelle mit Zahlen vorsichtig und nenne lieber ein konkretes Beispiel: Eine gesetzliche Krankenversicherung, die fast den gesamten Posteingang von knapp einer halben Million Versicherten früh und Ersetzend scannt, hat ein temporäres Archiv auf einer Lagerfläche von lediglich 20 m². Verglichen mit den nicht selten mehrere Kilometer langen physischen Archiven anderer Organisationen eine ganz beträchtliche Reduzierung des Lagerflächenbedarfs.

Ich stimme Torsten Wunderlich vom DATEV eG zu:

Großunternehmen betreiben in der Regel längst Ersetzendes Scannen. [dsin-blog.de]

Ich teile jedoch nicht seine Einschätzung wonach die Vorgaben und Auslegungen von Rechtsnormen für Kleine und Mittelständische Unternehmen (KMUs) zu intransparent seien. Auch ist es keineswegs so, dass die Scanverfahren für KMUs zu teuer und nicht rechtssicher seien. Vielmehr habe ich die Vermutung, dass kleinere Unternehmen die Potenziale des Ersetzenden Scannens zu gering einschätzen und sich deshalb nicht ernsthaft damit auseinander setzen.

[Es] geht um viel. Die Erleichterung wäre enorm, dürften – zumindest unterschriftslose – Belege nach dem Scannen weggeworfen werden.  [steuerkoepfe.clabeck.de]

Im Detail hängt die Möglichkeit zur Vernichtung des Papiers nach dem Scannen vom Dokumententyp und vom Prozess der Digitalisierung ab. Die Anforderungen an den Prozess richten sich nach den gesetzlichen Anforderungen, denen der Scannende unterliegt (z.B. Privatwirtschaft im Vergleich zu Bundesbehörden oder private im Vergleich zu gesetzlichen Krankenkassen). Diese Fakten stehen jedoch in keinem Widerspruch zu der grundsätzlichen Möglichkeit zum Ersetzenden Scannen mit anschließender Vernichtung des Papiers.

Ein Berg Papierrechnungen: ein vertrautes aber bald schon historisches Bild. Foto: kozumel / flickr.com

Die meisten Dokumententypen sind unkritisch

Für unterschiedliche Dokumententypen gelten unter Umständen unterschiedliche Anforderungen an den Prozess der Digitalisierung und an das Ersetzende Scannen mit anschließender Vernichtung des Papiers. Dennoch: Machen wir es nicht komplizierter als es ist! Die überwältigende Mehrzahl der Dokumente in Ihren Geschäftsprozessen kann als unkritisch eingestuft werden. Fangen Sie doch schon mal mit diesen an. Kaufmännische Dokumente ohne Unterschrift können bereits seit den 1990er Jahren ersetzend gescannt werden.

Wenn es sich um Rechnungen, Quittungen oder Geschäftsbriefe handelt, akzeptieren das die Zivil- und Finanzgerichte. [marktundmittelstand.de]

Wenn die unterschriftslosen Papiere nach dem Scannen vollständig digital verarbeitet werden, dann ist eine Lagerung in physischer Form höchstens für einen kurzen Zeitraum (z.B. bis 30 Tage) sinnvoll, um ggf. auftretende Originalanforderungen bearbeiten zu können.

Das in 99,9% der Fälle nutzlose Papier füllt heute bei den KMUs wohl hunderttausende Quadratmeter beheizter Archivfläche und wird doch so gut wie nie mehr begutachtet. [dsin-blog.de]

Bei den Papierrechnungen zeichnet sich ja bereits seit einiger Zeit ein verstärkter Trend zur Digitalisierung ab. Das Potenzial ist jedoch auch hier bei ca. 35 Milliarden deutsche Rechnungen [Vgl. destatis.de nach heise.de] im Jahr noch erheblich. Der Gesetzgeber bekundet ebenfalls sein Interesse daran Ersetzendes Scannen zum Standard für die meisten Geschäftsvorfälle werden zu lassen.

eGovernment-Gesetz und eJustice-Gesetz haben […] das Ersetzende Scannen ausdrücklich empfohlen und benannt.  [dsin-blog.de]

Die Ausnahmen: Es gibt jedoch in der Tat Dokumententypen, die nicht nach dem Scannen vernichtet werden können. Bei Bürgschafts- oder Grundbuch-Urkunden, notariell beurkundeten Verträgen, Zollbelegen nach §147 Abs. 1 Nr. 4a AO, Wertpapieren, Schecks, Wechseln oder bei Originalen, die dem Kunden wieder zurückgesandt werden müssen, ist die physische Lagerung auch weiterhin erforderlich.

Die Sache mit der Rechtssicherheit

Trotz der breiten Fürsprache für das Ersetzende Scannen herrscht die eingangs beschriebene Unsicherheit. Immer wieder drehen sich die Bedenken um das Schlagwort der Rechtssicherheit. Nicht selten kursiert die Sorge das Ersetzende Scannen gefährde die vom Papier gewohnte Rechtssicherheit und führe dabei im Streitfall zu einem hohen Prozessrisiko. Doch man schlägt damit den Sack – das Ersetzende Scannen – und hofft den Esel – die Beweiswürdigung im Streitfall – zu treffen.

Mit elektronischen Belegen können Richter und Rechtsanwälte ebenso umgehen, wie mit Papier. [marktundmittelstand.de]

Ob ein Fall gewonnen oder verloren wird, hängt nicht an der Frage, ob das Beweismittel digital oder in Papierform vorliegt. Wichtiger als der Scan selbst ist die Vor- und Nachbereitung, also die Frage, mit welchen Mitteln der Beleg vor Manipulation geschützt wird. [uni-kassel.de]

Die Digitalisate sind in den allermeisten Fällen im Gerichtsverfahren zugelassen und werden vom Richter auch vorbehaltlos als Beweismittel anerkannt. Wie bei einem Papierdokument auch kann ein Richter jedoch Zweifel an der Echtheit des vorgelegten Dokumentes bekunden. Im sich daran anschließenden Prozedere geht es nicht mehr um das Digitalisat als solches.

[Bei] Zweifeln […] prüft das Gericht, wer mit welchem plausiblen Motiv und mit welchen Mitteln das Originaldokument hätte fälschen oder verfälschen können bzw., mit welchen Verfahren das Dokument gescannt wurde und welche Maßnahmen zur Qualitätssicherung dabei berücksichtigt wurden. [datev.de]

Ein Simulationsprozess klärt die Rechtssicherheit gescannter Dokumente. Foto easylocum | flickr.com

Um ganz sicher zu gehen wie Richter mit elektronischen Dokumenten im Streitfall umgehen würden, fand im letzten Jahr eine Simulationsstudie zum Ersetzenden Scannen statt.

In der Simulationsstudie Ersetzendes Scannen haben reale Richter, Rechtsanwälte und Sachverständige in simulierten Gerichtsverhandlungen den Beweiswert ersetzend gescannter Dokumente getestet. [datev.de]

Was zuvor bereits vermutet wurde, bestätigte sich umfänglich:

In allen Streitfällen sind die elektronischen (gescannten) Dokumente als Beweisstück anerkannt worden. [it-director.de]

Für die Richter stellte sich also gar nicht die Frage in welcher Form das Dokument vorgelegt wurde. Die Richter interessierte allein die Frage, ob das Dokument auch wirklich unverfälscht vorgelegt wurde und im Zweifelsfall, ob derjenige, der das Dokument vorlegte, ein Motiv und die Möglichkeit haben könnte das Dokument zu verfälschen.

Inwiefern der Richter in einem solchen Fall Prüfungen anstellt, ist davon abhängig, welche Motive, Gelegenheiten und Mittel vorhanden waren, um das Dokument zu manipulieren. [Prof. Alexander Roßnagel, Institut für Wirtschaftsrecht der Universität Kassel. In ntcg.de]

Es ist folglich für die Beweiswürdigung von Vorteil, wenn der Scanprozess, der zum Digitalisat führte, nachvollziehbar ist und die Person, die das Dokument dem Richter vorlegt, nicht auch derjenige war, die das Dokument selbst gescannt hat.

Beispielsweise sei es unwahrscheinlicher, dass mit dem Scan eine Täuschungsabsicht verfolgt wird, je früher ein Dokument eingescannt worden ist. In manchen Fällen kann es daher entscheidend sein, nachzuweisen, wann der Scan erstellt wurde. Dazu ist etwa ein Zeitstempel ein geeignetes Mittel. Daneben wird auch die Aufbewahrung in einem Dokumentenmanagementsystem, das von einem neutralen Dritten betrieben wird, positiv beurteilt. [ntcg.de]

Sollten Sie nun einwenden, dass diese Simulationsstudie nun auch nicht endgültig dazu geeignet ist Rechtssicherheit zu schaffen, so stimme ich Ihnen zu. Dennoch ist davon auszugehen, dass die Referenzurteile dieser Studie eine Vorbildwirkung entfalten und auch für andere als in der Studie betrachteten Dokumententypen Anwendung finden wird. [Vgl. uni-kassel.de] Die vollständige Simulationsstudie können Sie auf der Internetseite des Datev abrufen. Es ist im Übrigen keineswegs so, wie einige Scandienstleister nun nicht müde werden zu behaupten, dass es grundsätzlich rechtssicherer ist den Scanprozess an Externe auszulagern. Beide Wege des Scannens, Inhouse wie Outhouse besitzen, bei entsprechender Ausgestaltung des Scanprozesses, die gleiche Beweiswirkung. Sollten Sie also darüber nachdenken das Scannen und nachgelagerte Teilprozesse extern ausführen zu lassen, so sollten nach unserer Einschätzung Überlegungen zur Optimierung der Durchlaufzeit, Steigerung der Prozess-Zuverlässigkeit und der Qualität, sowie die Reduzierung der Gesamtkosten des jeweiligen Geschäftsprozesses im Fokus stehen.

Vertrauen Sie Ihren Prozessen?

Es ist immer wieder interessant zu erleben, wie Entscheider mit Ihren Prozessen hadern. Oft ist nicht klar, wie ein Prozess gestaltet sein sollte, um das Ersetzende Scannen ohne negative kaufmännische oder juristische Konsequenzen betreiben zu können. Und selbst wenn die Anforderungen an den Scan- und Archivierungsprozess bekannt sind, herrscht Unsicherheit darüber, ob der eigene Prozess diesen Anforderungen gerecht wird.

Wer seine Papierbelege nach dem Einscannen wegwerfen möchte, sollte auf eine saubere Dokumentation seiner Scanprozesse achten. [www.ntcg.de]

Dabei ist es für die meisten Organisationen gar nicht so schwer einen Prozess für die Digitalisierung (und im Übrigen auch für die Verarbeitung elektronischer Dokumente) aufzubauen. Im Kern geht es darum, dass sie einen Prozess gestalten, der transparent, nachvollziehbar und sauber dokumentiert (Verfahrensdokumentation) ist und der Manipulationen von Dokumenten vor, während und nach dem Scannen vorbeugt. Der Scanprozess ist dabei so zu gestalten, dass alle Digitalisate unter „gleichbleibenden qualitativ hochwertigen und abgesicherten Bedingungen“ entstehen. [Samsel (2013), Bundesanzeiger, Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik] Wer ganz sicher gehen möchte, der hält sich dabei an die Einschätzung von Prof. Roßnagel:

Es geht darum, dass ein nachträgliches Verändern der Datei unmöglich ist. Sicherheit bietet hier die technische Richtlinie des Resiscan des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik. Der Scanprozess sollte von dieser Behörde zertifiziert sein. Dann gibt es keine Probleme mit der digitalen Unterlage, und das Papier kann wegfallen. [marktundmittelstand.de]

Scannen nur nach der TR-Resiscan?

Wenn man beim Ersetzenden Scannen über standardisierte und ggf. sogar zertifizierte Prozesse nachdenkt, dann stößt man früher oder später auf die Technische Richtlinie zum ersetzenden Scannen von Dokumenten (TR-Resiscan – TR 03138).

Die Technische Richtlinie beschreibt die technischen und organisatorischen Anforderungen für Scanprozesse und -produkte, die erfüllt sein müssen, damit Papierdokumente rechtssicher und gerichtsverwertbar digitalisiert werden können. [Samsel (2013), Bundesanzeiger, Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik]

Die TR-Resiscan ist ein Thema für sich. Dennoch an dieser Stelle in gebotener Kürze: Müssen nun alle Scanprozesse entsprechend der Richtlinie aufgebaut werden? Die Antwort ist, wie leider so oft: Jein. Für Bundesbehörden und Behörden mit bundeshoheitlichem Auftrag ist die Beachtung der Richtlinie vorgeschrieben. Für alle anderen Organisationen ist die Richtlinie nicht verbindlich.

Obwohl die technischen Richtlinien des BSI grundsätzlich keine direkt normative Wirkung entfalten, so ist doch eine Beweiswerterhöhung zu erwarten, wenn deren Einhaltung im Rechtsstreit nachweisbar ist. Eine neue BSI-Richtlinie namens RESISCAN will nun Orientierung für diejenigen bieten, die das Papier nach dem Scan-Vorgang vernichten wollen, ohne Angst vor einem Beweiswertverlust haben zu müssen. [dsin-blog.de]

Ergänzt wird die Richtlinie zum Ersetzenden Scannen durch eine weitere Richtlinie zur Beweiserhaltung kryptographisch signierter Dokumente (BSI TR-ESOR – 03125), die eine typische Infrastruktur und eine Referenzarchitektur zur beweiserhaltenden Langzeitarchivierung beschreibt.

Der Anwendungsbereich der TR-Resiscan und TR-ESOR entlang des Verarbeitungsprozesses. Grafik: MailConsult

Quelle: MailConsult

Der Anwendungsbereich der TR-Resiscan und TR-ESOR entlang des Verarbeitungsprozesses. Grafik: MailConsult

Die Technische Richtlinie zum Ersetzenden Scannen steht jedoch auch in der Kritik. Der mitunter nachvollziehbare Vorwurf lautet, die Einhaltung der Richtlinie, besonders der Einsatz der qualifizierten elektronischen Signatur, führe zu unwirtschaftlichen Prozessen, die die Rechtssicherheit dennoch nicht garantieren können.

Das Vorhandensein einer Technischen Richtlinie des BSI bedeutet nicht unmittelbar, dass Rechtssicherheit vorliegt. [dvz-mv.de]

Darüber hinaus gehe die Richtlinie allein auf die technischen und organisatorischen Fragestellungen des Scanprozesses ein und betrachte den Faktor Mensch, der häufig für Fehler verantwortlich sei, nur unzureichend. Für alle Organisationen die ersetzend Scannen oder es planen, sollte die Entscheidung zur Ausgestaltung des Verfahrens und der Aufwand der Dokumentation auch von den Ergebnissen einer Risikoanalyse sowie einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung sein.

Generell fällt es einem Richter leichter, ein Dokument als Beweis anzuerkennen, wenn ihm gleichzeitig ein Zertifikat vorgelegt wird, das ihm die Konformität des Systems nach TR-Resiscan ausweist. [it-director.de]

Wie wenig zwingend allerdings die exakte Umsetzung der Technischen Richtlinie ist lässt sich jedoch an der Aussage von Richter Ulrich Schwenkert erkennen, der im Rahmen der oben genannten Studie die finanzgerichtlichen Streitfälle klärte.

„Im Regelfall dürften selbst die eigenhändig ohne besondere Vorkehrungen eingescannten Belege nicht zu einem Rechtsnachteil führen.“ In der finanzgerichtlichen Praxis werde sehr häufig mit Belegkopien gearbeitet, ohne dass die Vorlage des Originals gefordert sei. „Dies muss auch für digitale Kopien gelten.“ [uni-kassel.de]

Wie gehen Sie mit dem Ersetzenden Scannen um? Vernichten Sie die physischen Dokumente bereits? Stoßen Sie bei der Umsetzung eines solchen Projektes intern auf Widerstände? Ich freue mich auf Ihre Kommentare.

Titelfoto: zettberlin / photocase.com

 

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Autor: Stefan Willuda

Stefan Willuda war bis November 2014 Berater der MailConsult GmbH aus Berlin. Davor war er Leiter der Abteilung Document Services bei der Festo AG. Seine Schwerpunktthemen waren Projektmanagement, Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen, Strategien für Inhouse-Dienstleistungen, In- und Outsourcing-Strategien, sowie Arbeitsorganisation im Input- und Output-Management. Motto: Wenn es gelingt, die beteiligten Menschen für eine gemeinsame Vision zu begeistern, werden selbst herausfordernde Umsetzungsprojekte ein Erfolg. (Stefan Willuda auf Xing)

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