Potentiale im Output-Management werden nicht gehoben! Warum?

von | 29.04.2014
MailConsult Geschäftsführer Klaus Gettwart moderiert die Podiumsdiskussion auf der CeBIT 2014

Dass Unternehmen im Output-Management Einsparpotentiale haben, ist allen bewusst. Produzieren doch viele Beteiligte in unterschiedlichen Bereichen des Unternehmens mit unterschiedlichen Zielstellungen und zum Teil externen Partnern unterschiedlichste Dokumente: und sie erstellen die Dokumente selten abgestimmt und allein aus Sicht ihrer Abteilung.

Beteiligt am Output sind Kundenservice, Fachabteilungen, Poststellen, Marketing, Dienstleister, Druckzentren, Vertrieb und viele mehr. Oftmals kommt Dokumenten-Output wiederum als Antwort zum Beispiel als ausgefülltes Formular ins Unternehmen als Input für die Informationslogistik zurück. Auch hier schlummert Einsparpotential. Denn wer sich beim Versand von auszufüllenden Formularen Gedanken für einfache Bearbeitung im Input macht, spart viel Zeit und Geld. Doch warum werden die Einsparpotentiale, die von Experten auf 30-50% geschätzt werden, nur unzureichend genutzt?

Darüber diskutierte ich auf dem BITKOM-Forum der CeBIT mit 6 namhaften Anbietern von Softwarelösungen.

Einer der Gründe könnte in der zu hohen Komplexität der zu verarbeitenden Dokumente, Medien und hausintern produzierenden Systeme sein. Fehlalarm! Der Markt bietet alle Lösungen für alle Problemstellungen an.

Sind es die mangelnden Fachkenntnisse bei den Anwendern oder der hausinternen IT? Ja, zum Teil, mehr jedoch fehlt das Bewusstsein um die heutigen Möglichkeiten. Denn auch Dienstleistungen wie Projektsupport, Applikationsunterstützung und Beratung kann man extern einkaufen.

Es fehlt der mutige „Treiber“

Gibt es im Unternehmen den „Treiber“, der sich um dieses Thema ganzheitlich kümmert? Definitiv nein, den gibt es in Unternehmen nicht oder sehr selten. Denn diese Aufgabe verlangt umfassende Kenntnisse und fachübergreifende Prozessoptimierung mit Nachhaltigkeit. Die interne Betriebsorganisation mit „Zähnen“ und Fachkenntnissen, die das leisten könnte, wurde in den Unternehmen oftmals abgeschafft. Wird das Potential erkannt und ein Prozessbeteiligter nimmt sich des Themas an, dann steigen sofort die Kräfte des Beharrungsvermögens der anderen Interessensbereiche. Es ist wie mit vielen komplexen Themen. Der Bedarf wird gesehen, anfangen sollen aber erst einmal die anderen.

Es sind einmal mehr die „Lehmschichten“ zwischen den Abteilungen, Bereichen und deren Beharrungsvermögen. Es sind einmal mehr die Menschen und nicht die Technik! Die Kernfrage ist: wer setzt sich den Hut auf und macht bei diesem Hürdenlauf über Abteilungen, Bereichen, Interessenskonflikten unter ganzheitlicher Sicht nicht schon nach dem ersten Wassergraben schlapp. Das Ziel ist doch lohnend genug, oder?

Fotos der Podiumsdiskussion

Die Diskussionsteilnehmer

Die Folien der Podiumsdiskussion sowie eine Vorstellung der Diskussionsteilnehmer finden Sie auch auf ecm-navigator.de.

Die Aufzeichnung der Diskussionsrunde

Die Podiumsdiskussion wurde aufgezeichnet. Sehen Sie diese hier an:

Liegen die Anbieter von Output-Management Lösungen richtig? Ist technisch alles bereits perfekt und fehlt es lediglich in den Organisationen an der Einsicht? Warum glauben Sie werden die Einsparpotentiale im Output-Management nicht gehoben?

Leserwertung

Autor: Klaus Gettwart

Dipl.-Wi.-Ing. Klaus Gettwart ist geschäftsführender Gesellschafter und Gründer der MailConsult GmbH in Berlin im Jahr 2001. Davor war er Marketingleiter bei Francotyp-Postalia und Produktmanager für Industrieautomation bei Robert Bosch GmbH in Erbach. Seine Schwerpunktthemen sind Weiterbildung und Prozess-Benchmarking in der Informationslogistik. Studium: Wirtschaftsingenieurwesen OR/Informatik, TH Karlsruhe; verheiratet, 2 Töchter. Motto: Partnerschaftliches Miteinander sichert langfristig den Erfolg.

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