E-Rechnung: Unternehmen sagen Papierrechnung den Kampf an

von | 12.03.2014
Briefkasten mit Gesicht

Viele Jahre lang waren im Output-Management der Unternehmen Papierrechnungen die Universallösung. Damit erreichte man die Mehrzahl seiner Kunden auf „dem kleinsten gemeinsamen Medien-Nenner“. Der elektronische Versand mittels Qualifizierten Elektronischen Signaturen war kompliziert. EDI war teuer und nur für Großkunden geeignet. In vielen Fällen hatte die Papierrechnung das beste Preis-Leistungsverhältnis. Doch das ist seit letztem Jahr anders. Wir nehmen in unseren Projekten immer mehr Unternehmen wahr, die der Papierrechnung offen den Kampf angesagt haben. Im Output-Management wird die E-Mail mit der Rechnung als PDF Anhang oft zum neuen Medium der Wahl.

Die Papierrechnung erhält Gegenwind

Die Rechnung in Papierform ist noch nicht tot, denn Umstellung braucht seine Zeit und wer eine Rechnung in Papier erhalten möchte, kann dies vom Absender fordern. Doch lassen sich die Rechnungsversender diesen „Service“ nach dem „Bestrafungsprinzip“ immer häufiger teuer bezahlen. 5 Euro pro Rechnung sind da keine Seltenheit. Unternehmen wie Amazon oder DHL informieren ihre Business-Kunden per Lieferanten-Newsletter über die Umstellung. Da wird der Brief zum Premiumprodukt, jedoch ganz anders, als das Transpromo-Experten noch vor Jahren vorausgesagt haben. Der Absender spart, der Rechnungsempfänger kann aber Mehrkosten bei der Verarbeitung haben, wenn er die elektronischen Rechnungen noch nicht revisionssicher verarbeitet und die Infrastruktur dafür aufbauen muss.

Doch der Druck auf die Papierrechnung wächst auch von der Seite der Rechnungsempfänger. Einige Rechnungsempfänger setzen ihre Marktmacht ein und lehnen den Empfang von Papierrechnungen grundsätzlich ab. Sie fordern in ihren Vertragsbedingungen sogar die Ausstellung elektronischer Rechnungen in definierten Formaten. Rechnungen, die nicht in der richtigen Form eingehen, werden schlicht nicht bezahlt. Damit wird auch auf die Rechnungsversender Druck aufgebaut, ihre Prozesse im Output-Management zu überarbeiten.

Diese Entwicklung und das Spannungsverhältnis zwischen Einsparpotenzialen und Kostendruck sorgt für eine neue Dynamik im Output-Management der Versender und im Input-Management der Empfänger von Rechnungen. Das Volumen an Papierrechnungen ist dabei noch immer erheblich. Schätzungen zu Folge sind 3-5% des Briefaufkommens Rechnungen. Das sind in Summe 350.000 Rechnungen oder anders ausgedrückt 5 Tonnen Papier pro Tag. Dies entspricht dem Gewicht eines ausgewachsenen Baumes.

Ein Berg Papierrechnungen: ein vertrautes aber bald schon historisches Bild. Foto: kozumel / flickr.com

E-Rechnungen für Privatpersonen ein „alter Hut“

Im Geschäft mit den Privatkunden ist die Papierrechnung schon vor etlichen Jahren verschwunden. Telekommunikationsanbieter, Theaterhäuser oder Mobilitätsdienstleister, wie etwa die Deutsche Bahn, oder MyTaxi, setzen schon lange auf die elektronische Variante per E-Mail. In einigen Fällen erhalten die Kunden auch einen Link per Mail und können die Rechnungsdaten dann in einem Kundenportal abrufen. Diese Lösungen ließen sich zum einen aufgrund des ungleichen Kräfteverhältnisses zwischen Unternehmen und Kunde durchsetzen. Zum anderen hielt die elektronische Rechnung hier schneller Einzug, da Privatpersonen nicht der Umsatzsteuergesetzgebung unterliegen und keinen Vorsteuerabzug geltend machen können.

Bis zum Jahr 2011 herrschte bei Versendern und Empfängern von Rechnungen noch Unsicherheit darüber, in welcher Form elektronische Rechnungen mit oder auch ohne Signatur zum Vorsteuerabzug berechtigen. Doch seit dem Steuervereinfachungsgesetz sind diese Unsicherheiten vollständig ausgeräumt. Jede Rechnung, die die im §14 (4) des UStG genannten Daten enthält und die eine Freigabeprüfung im Unternehmen durchlaufen hat, wird anerkannt und ist einer Papierrechnung gleichgestellt.

Prozesse für die E-Rechnung „fit“ machen

Die Menge der Papierrechnungen wird also weiter abnehmen. Wir erwarten sogar, dass die Geschwindigkeit dieser Abnahme weiter zunimmt. Diese Erwartung spiegeln sich auch in den „Trends in der Informationslogistik“ für dieses Jahr wider.
Jetzt liegt es an den „Nachzüglern“ ihre Prozesse fit für die elektronische Rechnung zu machen. Diese Ertüchtigung betrifft zunächst die Verarbeitung im Input-Management. Ausdrucken der E-Rechnungen gilt nicht. Das Original ist das elektronische Dokument, nicht sein Abbild in Papierform. Für eine effiziente Bearbeitung sollten die Workflows im empfangenden Unternehmen angepasst werden, um die elektronischen Rechnungen prüfen, freigeben und buchen zu können. Und zu guter Letzt sind gegebenenfalls Anpassungen am Archiv erforderlich, denn selbstverständlich gelten die Aufbewahrungsfristen auch für die E-Rechnung.

Unternehmen, die bereits ihre Prozesse so angepasst haben, dass elektronische Eingangsrechnungen problemlos verarbeitet werden, können gerade kleinere Lieferanten bei der Erstellung von elektronischen Rechnungen unterstützen. Sie können zum Beispiel Lieferantenportale anbieten, bei denen E-Rechnungen erzeugt werden, die dann sowohl dem Versender als auch dem Empfänger helfen, Kosten zu sparen.

Zu guter Letzt möchte ich noch mit einem durch die Fraktion der De-Mail und E-Postbrief-Anbieter verbreiteten Märchen aufräumen. Sie behaupten, dass De-Mail oder E-Postbrief für den Versand von Rechnungen erforderlich sind.
Der Absender hat bei Einsatz von De-Mail oder E-Postbrief zwar die Sicherheit der Zustellung und der Empfänger weiß, von wem die De-Mail oder der E-Postbrief versandt wurden. Aber dies ist für Rechnungen im Hinblick auf den Vorsteuerabzug gar nicht entscheidend. Denn es ist nicht wichtig wie das Dokument das Unternehmen erreicht hat. Denn allein der Inhalt und die innerbetriebliche Prüfung entscheiden über die Korrektheit des Dokuments und die Möglichkeit zum Vorsteuerabzug.
Organisationen sollten sich also genau überlegen, ob die De-Mail oder der E-Postbrief hier einen Mehrwert gegenüber der kostenlosen E-Mail stiften können.

Weiterführende Links:

BITKOM: 10 Merksätze für elektronische Rechnungen

Titelfoto: Little Piltrafilla / flickr.com

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Bildquellen

Autor: Stefan Willuda

Stefan Willuda war bis November 2014 Berater der MailConsult GmbH aus Berlin. Davor war er Leiter der Abteilung Document Services bei der Festo AG. Seine Schwerpunktthemen waren Projektmanagement, Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen, Strategien für Inhouse-Dienstleistungen, In- und Outsourcing-Strategien, sowie Arbeitsorganisation im Input- und Output-Management. Motto: Wenn es gelingt, die beteiligten Menschen für eine gemeinsame Vision zu begeistern, werden selbst herausfordernde Umsetzungsprojekte ein Erfolg. (Stefan Willuda auf Xing)

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