E-Rechnung: Unternehmen sagen Papierrechnung den Kampf an

von | 12.03.2014
Briefkasten mit Gesicht

Viele Jahre lang waren im Output-Management der Unternehmen Papierrechnungen die Universallösung. Damit erreichte man die Mehrzahl seiner Kunden auf „dem kleinsten gemeinsamen Medien-Nenner“. Der elektronische Versand mittels Qualifizierten Elektronischen Signaturen war kompliziert. EDI war teuer und nur für Großkunden geeignet. In vielen Fällen hatte die Papierrechnung das beste Preis-Leistungsverhältnis. Doch das ist seit letztem Jahr anders. Wir nehmen in unseren Projekten immer mehr Unternehmen wahr, die der Papierrechnung offen den Kampf angesagt haben. Im Output-Management wird die E-Mail mit der Rechnung als PDF Anhang oft zum neuen Medium der Wahl.

Die Papierrechnung erhält Gegenwind

Die Rechnung in Papierform ist noch nicht tot, denn Umstellung braucht seine Zeit und wer eine Rechnung in Papier erhalten möchte, kann dies vom Absender fordern. Doch lassen sich die Rechnungsversender diesen „Service“ nach dem „Bestrafungsprinzip“ immer häufiger teuer bezahlen. 5 Euro pro Rechnung sind da keine Seltenheit. Unternehmen wie Amazon oder DHL informieren ihre Business-Kunden per Lieferanten-Newsletter über die Umstellung. Da wird der Brief zum Premiumprodukt, jedoch ganz anders, als das Transpromo-Experten noch vor Jahren vorausgesagt haben. Der Absender spart, der Rechnungsempfänger kann aber Mehrkosten bei der Verarbeitung haben, wenn er die elektronischen Rechnungen noch nicht revisionssicher verarbeitet und die Infrastruktur dafür aufbauen muss.

Doch der Druck auf die Papierrechnung wächst auch von der Seite der Rechnungsempfänger. Einige Rechnungsempfänger setzen ihre Marktmacht ein und lehnen den Empfang von Papierrechnungen grundsätzlich ab. Sie fordern in ihren Vertragsbedingungen sogar die Ausstellung elektronischer Rechnungen in definierten Formaten. Rechnungen, die nicht in der richtigen Form eingehen, werden schlicht nicht bezahlt. Damit wird auch auf die Rechnungsversender Druck aufgebaut, ihre Prozesse im Output-Management zu überarbeiten.

Diese Entwicklung und das Spannungsverhältnis zwischen Einsparpotenzialen und Kostendruck sorgt für eine neue Dynamik im Output-Management der Versender und im Input-Management der Empfänger von Rechnungen. Das Volumen an Papierrechnungen ist dabei noch immer erheblich. Schätzungen zu Folge sind 3-5% des Briefaufkommens Rechnungen. Das sind in Summe 350.000 Rechnungen oder anders ausgedrückt 5 Tonnen Papier pro Tag. Dies entspricht dem Gewicht eines ausgewachsenen Baumes.

Ein Berg Papierrechnungen: ein vertrautes aber bald schon historisches Bild. Foto: kozumel / flickr.com

E-Rechnungen für Privatpersonen ein „alter Hut“

Im Geschäft mit den Privatkunden ist die Papierrechnung schon vor etlichen Jahren verschwunden. Telekommunikationsanbieter, Theaterhäuser oder Mobilitätsdienstleister, wie etwa die Deutsche Bahn, oder MyTaxi, setzen schon lange auf die elektronische Variante per E-Mail. In einigen Fällen erhalten die Kunden auch einen Link per Mail und können die Rechnungsdaten dann in einem Kundenportal abrufen. Diese Lösungen ließen sich zum einen aufgrund des ungleichen Kräfteverhältnisses zwischen Unternehmen und Kunde durchsetzen. Zum anderen hielt die elektronische Rechnung hier schneller Einzug, da Privatpersonen nicht der Umsatzsteuergesetzgebung unterliegen und keinen Vorsteuerabzug geltend machen können.

Bis zum Jahr 2011 herrschte bei Versendern und Empfängern von Rechnungen noch Unsicherheit darüber, in welcher Form elektronische Rechnungen mit oder auch ohne Signatur zum Vorsteuerabzug berechtigen. Doch seit dem Steuervereinfachungsgesetz sind diese Unsicherheiten vollständig ausgeräumt. Jede Rechnung, die die im §14 (4) des UStG genannten Daten enthält und die eine Freigabeprüfung im Unternehmen durchlaufen hat, wird anerkannt und ist einer Papierrechnung gleichgestellt.

Prozesse für die E-Rechnung „fit“ machen

Die Menge der Papierrechnungen wird also weiter abnehmen. Wir erwarten sogar, dass die Geschwindigkeit dieser Abnahme weiter zunimmt. Diese Erwartung spiegeln sich auch in den „Trends in der Informationslogistik“ für dieses Jahr wider.
Jetzt liegt es an den „Nachzüglern“ ihre Prozesse fit für die elektronische Rechnung zu machen. Diese Ertüchtigung betrifft zunächst die Verarbeitung im Input-Management. Ausdrucken der E-Rechnungen gilt nicht. Das Original ist das elektronische Dokument, nicht sein Abbild in Papierform. Für eine effiziente Bearbeitung sollten die Workflows im empfangenden Unternehmen angepasst werden, um die elektronischen Rechnungen prüfen, freigeben und buchen zu können. Und zu guter Letzt sind gegebenenfalls Anpassungen am Archiv erforderlich, denn selbstverständlich gelten die Aufbewahrungsfristen auch für die E-Rechnung.

Unternehmen, die bereits ihre Prozesse so angepasst haben, dass elektronische Eingangsrechnungen problemlos verarbeitet werden, können gerade kleinere Lieferanten bei der Erstellung von elektronischen Rechnungen unterstützen. Sie können zum Beispiel Lieferantenportale anbieten, bei denen E-Rechnungen erzeugt werden, die dann sowohl dem Versender als auch dem Empfänger helfen, Kosten zu sparen.

Zu guter Letzt möchte ich noch mit einem durch die Fraktion der De-Mail und E-Postbrief-Anbieter verbreiteten Märchen aufräumen. Sie behaupten, dass De-Mail oder E-Postbrief für den Versand von Rechnungen erforderlich sind.
Der Absender hat bei Einsatz von De-Mail oder E-Postbrief zwar die Sicherheit der Zustellung und der Empfänger weiß, von wem die De-Mail oder der E-Postbrief versandt wurden. Aber dies ist für Rechnungen im Hinblick auf den Vorsteuerabzug gar nicht entscheidend. Denn es ist nicht wichtig wie das Dokument das Unternehmen erreicht hat. Denn allein der Inhalt und die innerbetriebliche Prüfung entscheiden über die Korrektheit des Dokuments und die Möglichkeit zum Vorsteuerabzug.
Organisationen sollten sich also genau überlegen, ob die De-Mail oder der E-Postbrief hier einen Mehrwert gegenüber der kostenlosen E-Mail stiften können.

Weiterführende Links:

BITKOM: 10 Merksätze für elektronische Rechnungen

Titelfoto: Little Piltrafilla / flickr.com

Leserwertung

Bildquellen

Autor: Stefan Willuda

Stefan Willuda war bis November 2014 Berater der MailConsult GmbH aus Berlin. Davor war er Leiter der Abteilung Document Services bei der Festo AG. Seine Schwerpunktthemen waren Projektmanagement, Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen, Strategien für Inhouse-Dienstleistungen, In- und Outsourcing-Strategien, sowie Arbeitsorganisation im Input- und Output-Management. Motto: Wenn es gelingt, die beteiligten Menschen für eine gemeinsame Vision zu begeistern, werden selbst herausfordernde Umsetzungsprojekte ein Erfolg. (Stefan Willuda auf Xing)

110 Reaktionen auf “E-Rechnung: Unternehmen sagen Papierrechnung den Kampf an

  1. Evelype

    Topical Propecia Hair Follicle Buy Synthroid Using Paypal 1 Mg Finasteride Side Effects Propecia viagra cialis Buy Methotrexate 2 5 Mg No Rx Overnight Cialis Tadalafil 10mg Prix

    Antworten
  2. cost of cialis

    If you are interested to learn SEO methods then you must read this piece of writing, I am sure you will get much more from this paragraph concerning SEO.

    Antworten
  3. viagra 50 mg

    All right I am also in hunt of Flash tutorials, as I desire to learn more regarding flash, so if you have please post it here.

    Antworten
  4. cialis coupons

    Hello it’s me Fiona, I am also visiting this web site daily, this web site is in fact nice and the people are actually sharing pleasant thoughts.

    Antworten
  5. tadalafil 20mg

    I all the time emailed this weblog post page to all my associates, for the reason that if like to read it after that my contacts will too.

    Antworten
  6. tadalafil tablets

    Hurrah, what a quality it is! Since mostly YouTube video tutorials have no good feature, however this is truly a fastidious quality video.

    Antworten
  7. cialis 5 mg

    What’s up, can any body help me how to download this video tutorial from this website, I have watched and listen it at this time but wish for to get it.

    Antworten
  8. tadalafil tablets

    Hmmm, yup no doubt Google is finest in favor of blogging but nowadays word press is also fastidious as a blogging as its Search engine optimization is pleasant defined already.

    Antworten
  9. cialis 20mg

    I got so bored today afternoon, but while I watched this YouTube humorous clip at this web site I become fresh and happy too.

    Antworten
  10. cialis coupon

    If some one desires expert view about running a blog then i advise him/her to pay a quick visit this web site, Keep up the good work.

    Antworten
  11. cialis coupon

    Hello every buddy, it’s a enormous fun at at this place watching these funny YouTube movies at at this place, fastidious material, thanks to admin of this site

    Antworten
  12. cialis online

    What’s up every buddy, it’s a impressive entertaining at here watching these funny YouTube video clips at at this place, fastidious stuff, thanks to admin of this site

    Antworten
  13. cialis prices

    Hi there to all, since I am really keen of reading this web site’s post to be updated on a regular basis. It contains nice stuff.

    Antworten
  14. cialis on line

    Hi there to all, how is all, I think every one is getting more from this site, and your views are fastidious for new users.

    Antworten
  15. tadalafil tablets

    Hi Jackson, if you are a new net user afterward you have to pay a quick visit all the time this web page and read the updated posts at at this place.

    Antworten
  16. cialis 20mg

    I all the time used to study piece of writing in news papers but now as I am a user of web therefore from now I am using net for content, thanks to web.

    Antworten
  17. tadalafil generic

    Ahaa, its good conversation regarding this piece of writing at this place at this blog, I have read all that, so now me also commenting at this place.

    Antworten
  18. cialis pills

    Asking questions are in fact pleasant thing if you are not understanding something entirely, but this post offers nice understanding yet.

    Antworten
  19. cialis cost

    Hello, it’s understandable paragraph along with this YouTube video; I can’t think that one can not understand this trouble-free piece of writing having with video presentation.

    Antworten
  20. buy cialis

    Link exchange is nothing else however it is just placing the other person’s weblog link on your page at proper place and other person will also do similar in favor of you.

    Antworten
  21. generic cialis tadalafil

    Link exchange is nothing else however it is just placing the other person’s weblog link on your page at suitable place and other person will also do same in favor of you.

    Antworten
  22. generic cialis

    Hi there to all, I am also genuinely keen of learning PHP programming, except I am new one, I forever used to read content related to Personal home page programming.

    Antworten
  23. buy cialis online

    What’s up all, here every person is sharing such familiarity, therefore it’s pleasant to read this blog, and I used to pay a visit this blog daily.

    Antworten
  24. tadalafil generic

    Hi there dear, are you enjoying with this comical YouTube video? Hmmm, that’s pleasant, I am as well watching this YouTube comical video at the moment.

    Antworten
  25. cialis 20mg

    For newest news you have to go to see the web and on the web I found this website as a best site for newest updates.

    Antworten
  26. buy cheap cialis online

    Hello i am kavin, its my first occasion to commenting anywhere, when i read this paragraph i thought i could also create comment due to this sensible piece of writing.

    Antworten
  27. buy cialis online

    If any one desires to be a successful blogger, after that he/she must look at this piece of writing, as it consists of al} techniques related to that.

    Antworten
  28. cialis 20mg

    For most up-to-date news you have to go to see web and on world-wide-web I found this web site as a most excellent website for most recent updates.

    Antworten
  29. tadalafil 20mg

    Such are genuinely awesome YouTube video clips, its my good fortune to go to see this web page and finding these cool YouTube video tutorials.

    Antworten
  30. cialis generic

    YouTube video lessons are well-known in entire globe, since it is the largest video sharing site, and I turn out to be too cheerful by watching YouTube movies.

    Antworten
  31. tadalafil generic

    What’s up, the whole thing is going sound here and ofcourse every one is sharing information, that’s in fact fine, keep up writing.

    Antworten
  32. tadalafil 20mg

    I every time emailed this website post page to all my friends, for the reason that if like to read it then my links will too.

    Antworten
  33. cialis 20mg

    My grand father constantly used to watch YouTube humorous video tutorials, hehehehehe, as he wants to be happy always.

    Antworten
  34. cialis online

    I have study much about free blogging sites, however I have no clear idea concerning that, can any one let know me which one is most excellent in support of free blogging?

    Antworten
  35. cialis 20mg

    Hello to every one, the contents existing at this website are genuinely awesome for people experience, well, keep up the good work fellows.

    Antworten
  36. cialis generic

    Your mode of explaining everything in this piece of writing is really pleasant, all be able to easily be aware of it, Thanks a lot.

    Antworten
  37. buy cialis

    There are also so many video uploading web pages, and these as well provide facility for distribution their videos, except I think YouTube is the best.

    Antworten
  38. cialis online

    I am genuinely keen of reading content on the topic of building up new weblog, or even regarding Search engine optimisation.

    Antworten
  39. tadalafil generic

    I have read much about free of charge blogging websites, except I have no clear idea concerning that, can any one tell me which one is best in support of free blogging?

    Antworten
  40. buy cialis online

    Hello to all, I am also actually eager of learning Personal home pages programming, except I am new one, I every time used to read articles related to PHP programming.

    Antworten
  41. buy cialis

    Yup, you are correct Google is the finest for blogging, Google’s web site also come up to quickly in search engines too.

    Antworten
  42. ShaylaJpeoi

    Revolutional update of captcha solution software „XRumer 16.0 + XEvil 4.0“:
    captcha recognition of Google (ReCaptcha-2 and ReCaptcha-3), Facebook, BitFinex, Bing, Hotmail, SolveMedia, Yandex,
    and more than 8400 another types of captchas,
    with highest precision (80..100%) and highest speed (100 img per second).
    You can use XEvil 4.0 with any most popular SEO/SMM programms: iMacros, XRumer, GSA SER, ZennoPoster, Srapebox, Senuke, and more than 100 of other programms.

    Interested? You can find a lot of demo videos about XEvil in YouTube.

    FREE DEMO AVAILABLE!

    See you later!

    Antworten

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind markiert *