Der schwierige Umgang mit Privatsendungen in der Poststelle

Ein Paket in der Poststelle

Immer wieder taucht bei der Analyse der Bearbeitungsprozesse in Poststellen eine Frage auf: Wie gehen wir mit privaten Sendungen im Posteingang und Postausgang um? Wir empfehlen eine verbindliche und klar kommunizierte Regelung im Umgang mit Privatsendungen. Legen Sie fest, welche Aufwände Sie bereit sind für private Dienstleistungen in der Poststelle zu investieren.

Aus der Praxis: Nett gemeinter Service für Ausgangspakete

Viele Organisationen stellen für ihre Mitarbeiter ein schwarzes Brett für „Suche und Biete“ zur Verfügung. Auch im Intranet kann man private Angebote einstellen und findet vertrauensvolle Abnehmer, die sich über gute Angebote von seriösen Anbietern freuen. Eine klassische Win-Win-Situation und aus meiner Sicht eine gute Einrichtung von Mitarbeitern für Mitarbeiter. Da wir noch nicht „beamen“ können, werden organisations-intern vermittelte Waren oder Onlineshop-Retouren physisch als Paket verschickt. Als Angestellter ist der Weg zur Post nach Feierabend mehr als lästig. Er verkürzt die ohnehin knappe Freizeit zusätzlich. Da kommt unsere gute alte Poststelle ins Spiel: „Die sind doch flexibel und Profis in allen Versandangelegenheiten, das können die doch mit machen.“ Gute Idee, die Verantwortlichen stimmen zu. Schnell spricht sich das im Unternehmen herum und „ruck-zuck“ steigen die Versandmengen. Auch hat die Poststelle einiges bei der Verpackung nachzuhelfen und die Größe der persönlich abgegebenen Gegenstände steigt auch. Der Poststellenleiter möchte es sich mit den Kollegen nicht vergraulen und ihnen weiterhelfen. Auf der anderen Seite klagen seine Mitarbeiter über zusätzlichen Feierabendstress, der durch die kurz vor Schluss abgegebenen Sendungen entsteht.

Wie mit Privatsendungen in der Poststelle umgehen?

Was ist zu tun? Was ist richtig und was ist falsch? Wie immer ist das eine Ermessensfrage, vielleicht aber nicht ganz. Der Reihe nach. Zunächst haben Privatsendungen grundsätzlich nichts mit „dienstlichen Angelegenheiten“ zu tun. Die Geschichte mit dem kleinen Finger ist ja bekannt. Als nächstes könnten es ja auch Privatbriefe sein. Auch erleben wir oft, dass Mitarbeiter sich große Paketmengen auf die Arbeit schicken und durch die internen Boten zustellen lassen. Wo fängt es an, wo hört es auf? Ferner ist es streng genommen ein geldwerter Vorteil, wenn Geschäftsporto für private Zwecke genutzt wird. Und da ist dann auch noch die Problematik des Gewohnheitsrechts. Denn wenn ein solcher Dienst über längere Zeit geduldet wird und plötzlich abgeschafft wird, gibt es Mitarbeiter, die diese Rechte zurück erstreiten. Einige Unternehmen dulden das private Versenden von Briefen auf Firmenkosten hingegen überhaupt nicht und verschicken sogar Abmahnungen an Mitarbeiter, die diesen „Service“ für sich in Anspruch nehmen. Andererseits ist es ja in der heutigen Zeit eine gute Unterstützung, wenn man private Zeit seiner Angestellten spart.

Meine Empfehlung lautet wie folgt: Treffen Sie verbindliche mit der Geschäftsleitung/dem Vorstand und ggf. mit dem Betriebsrat abgesprochene Vereinbarungen, die Art, Umfang und ggf. Verrechnung der Dienstleistung klarstellen. Machen Sie den Aufwand in der Poststelle transparent und entscheiden Sie auch unter Berücksichtigung der „harten Zahlen“. Wie viel Aufwand sind Sie bereit für den Mehrwert der Mitarbeiter in investieren? Ich persönlich bin der Meinung, dass Privat­sendungen nicht so eilig sind, dass sie nicht auch am Wochenende privat verschickt werden können. Sie sollten nicht den Weg über die Poststelle suchen, da das zu viele Fragen und Probleme auslöst. Bereits frankierte Briefe können ggf. über die Poststelle verschickt werden. Von einem Briefmarkenverkauf oder dem Verkauf von Verpackungsmaterial würde ich eher abraten. Wie haben Sie in Ihrer Organisation den Umgang mit privaten Sendungen im Postaus- und Posteingang geregelt und wie zufrieden Sie mit dieser Regelung?

Foto: quijonido / flickr.com
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Autor: Klaus Gettwart

Dipl.-Wi.-Ing. Klaus Gettwart ist geschäftsführender Gesellschafter und Gründer der MailConsult GmbH in Berlin im Jahr 2001. Davor war er Marketingleiter bei Francotyp-Postalia und Produktmanager für Industrieautomation bei Robert Bosch GmbH in Erbach. Seine Schwerpunktthemen sind Weiterbildung und Prozess-Benchmarking in der Informationslogistik. Studium: Wirtschaftsingenieurwesen OR/Informatik, TH Karlsruhe; verheiratet, 2 Töchter. Motto: Partnerschaftliches Miteinander sichert langfristig den Erfolg.

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