Artikel aus dem April 2014

Potentiale im Output-Management werden nicht gehoben! Warum?

MailConsult Geschäftsführer Klaus Gettwart moderiert die Podiumsdiskussion auf der CeBIT 2014

Dass Unternehmen im Output-Management Einsparpotentiale haben, ist allen bewusst. Produzieren doch viele Beteiligte in unterschiedlichen Bereichen des Unternehmens mit unterschiedlichen Zielstellungen und zum Teil externen Partnern unterschiedlichste Dokumente: und sie erstellen die Dokumente selten abgestimmt und allein aus Sicht ihrer Abteilung.

Beteiligt am Output sind Kundenservice, Fachabteilungen, Poststellen, Marketing, Dienstleister, Druckzentren, Vertrieb und viele mehr. Oftmals kommt Dokumenten-Output wiederum als Antwort zum Beispiel als ausgefülltes Formular ins Unternehmen als Input für die Informationslogistik zurück. Auch hier schlummert Einsparpotential. Denn wer sich beim Versand von auszufüllenden Formularen Gedanken für einfache Bearbeitung im Input macht, spart viel Zeit und Geld. Doch warum werden die Einsparpotentiale, die von Experten auf 30-50% geschätzt werden, nur unzureichend genutzt?

Darüber diskutierte ich auf dem BITKOM-Forum der CeBIT mit 6 namhaften Anbietern von Softwarelösungen.

Einer der Gründe könnte in der zu hohen Komplexität der zu verarbeitenden Dokumente, Medien und hausintern produzierenden Systeme sein. Fehlalarm! Der Markt bietet alle Lösungen für alle Problemstellungen an.

Sind es die mangelnden Fachkenntnisse bei den Anwendern oder der hausinternen IT? Ja, zum Teil, mehr jedoch fehlt das Bewusstsein um die heutigen Möglichkeiten. Denn auch Dienstleistungen wie Projektsupport, Applikationsunterstützung und Beratung kann man extern einkaufen.

Es fehlt der mutige „Treiber“

Gibt es im Unternehmen den „Treiber“, der sich um dieses Thema ganzheitlich kümmert? Definitiv nein, den gibt es in Unternehmen nicht oder sehr selten. Denn diese Aufgabe verlangt umfassende Kenntnisse und fachübergreifende Prozessoptimierung mit Nachhaltigkeit. Die interne Betriebsorganisation mit „Zähnen“ und Fachkenntnissen, die das leisten könnte, wurde in den Unternehmen oftmals abgeschafft. Wird das Potential erkannt und ein Prozessbeteiligter nimmt sich des Themas an, dann steigen sofort die Kräfte des Beharrungsvermögens der anderen Interessensbereiche. Es ist wie mit vielen komplexen Themen. Der Bedarf wird gesehen, anfangen sollen aber erst einmal die anderen.

Es sind einmal mehr die „Lehmschichten“ zwischen den Abteilungen, Bereichen und deren Beharrungsvermögen. Es sind einmal mehr die Menschen und nicht die Technik! Die Kernfrage ist: wer setzt sich den Hut auf und macht bei diesem Hürdenlauf über Abteilungen, Bereichen, Interessenskonflikten unter ganzheitlicher Sicht nicht schon nach dem ersten Wassergraben schlapp. Das Ziel ist doch lohnend genug, oder?

Fotos der Podiumsdiskussion

Die Diskussionsteilnehmer

Die Folien der Podiumsdiskussion sowie eine Vorstellung der Diskussionsteilnehmer finden Sie auch auf ecm-navigator.de.

Die Aufzeichnung der Diskussionsrunde

Die Podiumsdiskussion wurde aufgezeichnet. Sehen Sie diese hier an:

Liegen die Anbieter von Output-Management Lösungen richtig? Ist technisch alles bereits perfekt und fehlt es lediglich in den Organisationen an der Einsicht? Warum glauben Sie werden die Einsparpotentiale im Output-Management nicht gehoben?

Leserwertung

Outsourcing von Archivdienstleistung: Wohin mit den Aktenkilometern?

Ein Regal aus Altakten - Outsourcing von Archivierung - Archivdiensleistung

Die Auslagerung von internen Akten an einen Dienstleister ist ein sensibles Thema. Doch verursachen intern gelagerte Akten in der Regel hohe Kosten, ohne dass den Organisationen transparent ist, wie hoch diese Kosten tatsächlich sind. Die Einsparpotenziale, die eine professionelle Auslagerung von Akten ermöglicht, sind jedoch oft erheblich. Die Auswahl des Dienstleisters und die Implementierung der Dienstleistung ist allerdings ein Projekt für sich.

Aus der Praxis, Auslagerung von Akten

Ein großes Unternehmen macht sich ganzheitlich Gedanken über den zukünftigen Umgang mit Papierdokumenten. Es wird die Losung ausgesprochen, Dokumente vorrangig elektronisch zu verwalten und zu bearbeiten. Erste Projektgruppen starten. „Digitalisierung im Posteingang“ heißt eine dieser Projektgruppen, „Druckoutputoptimierung“ benennt sich eine zweite. Und im Projektausschuss tauchen sie plötzlich als Diskussionsthema auf: „Altakten“. Es wird recherchiert wo sie lagern, wer sie verwaltet und was die laufenden Kosten sind.

Alle sind erstaunt, wie viele Tonnen, in der Fachsprache „Akten-Kilometer-Papier“ in den Kellern bester Bürolagen verwaltet werden. Und so richtig hingesehen hat man hier schon lange nicht mehr. Die aufbewahrungspflichtigen und mit einer Abrufrate von unter einem Prozent sehr „undynamischen“ Papierberge vollständig zu digitalisieren rechnet sich nicht. Was tun?

In vielen Organisationen ist man – wie im aufgezeigten Fall beschrieben – immer wieder erstaunt, wie viele Altakten man hat und welche Kosten diese verursachen. Es gibt eine Vielzahl hochspezialisierter Dienstleister am Markt, die diese Akten oft günstiger, sicherer und innovativer verwalten als dies hausintern möglich ist. Prozesse wie die elektronische Aktenanforderung über Web-Portale, 24 Stunden Zustellung an den Arbeitsplatz oder „Scanning on Demand“ sind hier nicht selten gelebte Praxis. Ein Outsourcing kann hier also sogar Prozessverbesserungen mit sich bringen. Regelungen zur Einhaltung von gesetzlichen Anforderungen oder zur Beachtung interner Compliance Regelungen sind mit professionellen Dienstleistern nach unserer Erfahrung sehr oft abzubilden.

Mit einem guten Dienstleister Einsparpotenziale heben

In einem Bieterwettbewerb sollten potenzielle Dienstleister kritisch anhand ganz konkreter Anforderungen auf Herz und Nieren geprüft werden. Es ist unter anderem festzulegen, wie die Akten anzunehmen, zu indexieren, zu lagern, zu transportieren und zu vernichten sind.

Die Einsparpotentiale liegen nach unseren Erfahrungen zwischen dreißig und fünfzig Prozent. Natürlich ergeben sich aus einer Auslagerung auch Projektkosten, die berücksichtigt werden müssen. Dieser Aufwand übersteigt jedoch selten die Kosten, die gewöhnlich in zwei bis drei Monaten für das Gesamtarchiv anfallen. Ein ROI von unter einem Jahr ist demnach eine überaus realistische Erwartung. Darüber hinaus hat man nach der Auslagerung auch mehr „Ordnung“ im Archiv als vorher. Jeder, der eine Akte anfordert, weiß sofort, ob sie verfügbar ist und wenn nicht, wer sie hat.

Wenn man jetzt im Teilprojekt „Digitalisierung“ dafür sorgt, dass die laufenden Kosten jedes Jahres durch immer kleinere Einlagerungsmengen sinken, dann hat man den richtigen Weg zum „papierlosen“, sorry, zum „papierarmen Büro“ eingeschlagen.

Wie stehen Sie zum Thema Outsourcing von Geschäftsakten? Haben Sie schon ausgelagert? Welche Dinge sprechen aus Ihrer Sicht für oder gegen eine Auslagerung? Wir freuen uns auf Ihre Kommentare.

Foto: © ITCOM Photos/ flickr.com
Leserwertung

ZUGFeRD: Durchbruch für die elektronische Rechnung?

Stapel-Briefumschlaege-T.M.O.F.-flickr.com_

Ein neues Datenmodell für Rechnungen drängt auf den Markt. Das Modell des ZUGFeRD („Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“) soll den Empfängern von Rechnungen erhebliche Einsparungen bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen ermöglichen, ohne beim Versender zusätzliche Kosten zu erzeugen. Das Datenmodell wird von einer breiten Allianz aus Verwaltung und Wirtschaft getragen und soll gleichzeitig rechts- und zukunftssicher sein.

In einem früheren Artikel habe ich bereits beschrieben, dass wir in der Arbeit mit unseren Kunden verstärkt feststellen, wie der Papierrechnung mit Nachdruck der Kampf angesagt worden ist. Dennoch setzen sich die vorhandenen elektronischen Alternativen zur Rechnung auf Papier nur langsam durch (dies zeigen auch die Trends der Informationslogistik 2014). Ein Grund dafür scheint neben den nicht unerheblichen Implementierungsaufwänden für EDI/EDIFACT-Rechnungen der noch immer geringe Automatisierungsgrad bei der Verarbeitung von per E-Mail eingehenden PDF-Rechnungen zu sein. Zwar kann bei einer PDF-Rechnung, die als Attachment einer E-Mail eingeht, auf das Scannen verzichtet werden, die fachliche Inhaltserschließung und Datenextraktion muss jedoch weiterhin erfolgen.

Während der elektronische Austausch von Rechnungen im Großhandel und der Industrie über EDIFACT bereit seit langem automatisiert und medienbruchfrei abgewickelt wird, kämpfen KMUs und Selbständige [sic!] immer noch mit der Flut an Papierrechnungen. [intarsys.de]

Um zu verstehen, warum elektronisch eingehende Rechnungen erst der Beginn der Prozessoptimierung sein können, betrachten wir kurz den Prozess der Bearbeitung von Eingangsrechnungen, wie er sich für viele Unternehmen darstellt.

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Quelle: MailConsult

Prozess der Bearbeitung von Eingangsrechnungen, wie er sich für viele Unternehmen darstellt.

Heute setzen bereits viele Organisationen Softwarelösungen ein, die die Klassifikation elektronisch vorliegender Sendungen und die Datenextraktion unterstützen. Das ist auch erforderlich, um die Automatisierung der Eingangspost abzubilden. Dennoch erfordern diese Prozessschritte in aller Regel  manuelle Nacharbeiten. Das liegt an der unterschiedlichen Struktur von Eingangsrechnungen. Daten, die für die Prüfung nach § 14 UStG erforderlich sind, Bankdaten sowie Summen- und Positionsdaten einer Rechnung stehen auf nahezu jedem Rechnungsformular an anderer Stelle und erschweren damit die Automatisierung. Darauf, dass eine PDF-Datei auch nicht immer automatisch, ohne den Einsatz von Texterkennungssoftware, ausgelesen werden kann, gehe ich an dieser Stelle nicht ein.

ZUGFeRD soll Vollautomatisierung ermöglichen

Um die manuellen Nacharbeiten bei der Klassifikation und der Datenextraktion ausschließen zu können, wäre es erforderlich, dass jede Rechnung eine identische Struktur besitzt. Genau diese einheitliche Struktur wurde nun durch den ZUGFeRD definiert. ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“, ein etwas sperriger Name mit einem guten Ansatz: Die mit dem menschlichen Auge gewohnt lesbaren PDF/A Rechnungen werden mit maschinenlesbaren Daten angereichert.

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Schematischer Aufbau einer Rechnung im ZUGFeRD Datenmodell

ZUGFeRD ist das einfachste Datenformat für den Versand von elektronischen Rechnungen. Denn damit kann man zum einen Rechnungen im sogenannten PDF/A-Format per E-Mail verschicken und empfangen. Diese Version kann über einen entsprechenden Standard-Reader ganz einfach „gelesen“ werden. Gleichzeitig werden die identischen Rechnungsdaten im XML-Format in das PDF-Dokument eingebettet. Damit ist die Rechnung zusätzlich maschinenlesbar und kann demzufolge auch automatisch verbucht werden. [Dokmagazin, Interview mit Andreas Pelekies]

Wenn alle Rechnungsdaten ohne aufwändigen Prozess fehlerfrei ausgelesen werden können, dann ergeben sich für den Prozess der Rechnungseingangsbearbeitung Einsparpotenziale. Blicken wir dazu noch einmal auf den üblichen Prozess.

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Quelle: MailConsult

Das Forum elektronische Rechnungen Deutschland (FeRD) erwartet deutliche Optimierungen im gesamten Prozess.

Schnellere und effizientere Arbeitsabläufe, geringere Zahlungsverzögerungen sowie niedrigere Druck- und Portokosten sind die grundlegenden Vorteile der digitalen Bereitstellung von Rechnungsdaten, verbunden mit einer Senkung der Fehlerquote, einer Verbesserung der Transparenz und einer Beschleunigung der Prozessschritte bei der Rechnungsbearbeitung. […] Letzten Endes steckt der tatsächliche Mehrwert in der automatisierten Verarbeitung der strukturierten Rechnungsinhalte, so wie es das ZUGFeRD-Datenformat sicherstellt. […] Auch die Einhaltung organisatorischer Richtlinien und rechtlicher Anforderungen, zum Beispiel die Prüfung nach § 14 UStG, werden mit dem Format erleichtert. [Dokmagazin, Interview mit Stefan Engel-Flechsig]

Ist das ZUGFeRD Datenmodell ein verbindlicher Standard?

Um die Frage zu beantworten, ob es sich bei dem ZUGFeRD Datenmodell um einen echten Standard (vergleichbar mit einer ISO Norm) handelt, ist zunächst zu verstehen, dass hinter dem Datenformat das „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ (kurz FeRD) steht.

FeRD ist die nationale Plattform von Verbänden, Ministerien und Unternehmen zur Förderung der elektronischen Rechnung in Deutschland. [ferd-net.de (PDF)]

[FeRD] wurde am 31. März 2010 in Berlin unter Beteiligung verschiedener Ministerien des Bundes und der Länder, des Bundeskanzleramts (Sekretariat des Nationalen Normenkontrollrates, Geschäftsstelle Bürokratieabbau) sowie der Spitzenverbände der Wirtschaft, einiger Fachverbände unter dem Dach der Arbeitsgemeinschaft für Wirtschaftliche Verwaltung (AWV) gegründet. [ferd-net.de (PDF)]

Die Spezifikation des ZUGFeRD Datenmodells baut auf den bestehenden Standard „Core Cross Industry Invoice“ [Link als Anmerkung des Autors] (CII) von UN/CEFACT auf und besitzt namhafte Unterstützer, wie etwa dem BITKOM oder auch DATEV [Vgl. datev.de].

Das Bundesministerium des Innern (BMI) und das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) machen sich mit Unterstützung des Bundesverbandes Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V. (BITKOM) stark für den Einsatz und die Nutzung der elektronischen Rechnung. Gemeinsam unterstützen sie, dass die elektronische Rechnungsstellung in der Privatwirtschaft sowie der öffentlichen Verwaltung in Deutschland möglichst schnell Einzug hält. [ferd-net.de]

Der technische Aufbau sowie die Inhalte der Rechnungsdateien sind dabei definiert und dokumentiert. Die Definitionen werden von allen Beteiligten und Unterstützern des ZUGFeRD mitgetragen. Die Akzeptanz dieser Definition ist hoch.

ZugFERD [sic!] liegt zurzeit als Release-Kandidat vor. Es sieht drei Profile (Basis, Comfort und Extended) vor, die sich im Umfang der standardisierten Daten unterscheiden. Das Basis-Profil soll die meisten Bedürfnisse von Rechnungsstellern und -Empfängern erfüllen, ausdrücklich auch die kleiner Unternehmen. Comfort- und Extended-Profile definiert weitere Daten, etwa für Rabatte, deren automatische Auswertung vor allem für große Firmen relevant ist. [heise.de]

Es lässt sich also festhalten, dass es sich bei dem Datenmodell um einen verbindlich definierten Standard für den Austausch von elektronischen Rechnungen handelt, der von vielen namhaften Unterstützern im Markt getragen wird. Eine eigenständige ISO Norm bestitz das Datenmodell allerdings nicht.

[Update vom 08.04.2014]

An der Erlangung einer DIN Norm für das ZUGFeRD Datenmodell werde aktuell gearbeitet, teilte mir Dr. Friedrich Wilhelm Haug, Ministerialrat im Bundesministerium für Wirtschaft und Energie, der die Entwicklung von ZUGFeRD mit verantwortet und vorangetrieben hat, in einem Gespräch mit.

[Update vom 17.04.2014]

Das vom ZUGFeRD genutzte Datenmodell ist nun auch international genormt (ISO-Standard). Die ISO 15000-5:2014 löst die bisher gültige technical specification (TS) ab.

Ist der Einsatz des Datenmodells rechtssicher?

Seit dem 2011 verabschiedeten Steuervereinfachungsgesetz existiert Formfreiheit bei dem Austausch von Rechnungen. Davon profitiert das Datenmodell des ZUGFeRD. Es spricht nach dem deutschen Umsatzsteuerrecht nichts gegen eine PDF/A-3 Rechnung mit eingebetteter XML Datei. Entscheidend ist, wie die Rechnungsempfänger einen „verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung“ [§ 14 UStG (1)] aufbauen können. Dies hat im Kern nichts mit der oben genannten Extraktion der Rechnungsdaten zu tun, da sich der Prüfpfad in der Regel an die Datenextraktion anschließt.

Die formelle Prüfung einer Rechnung wird durch das definierte Datenmodell unterstützt und soll so dazu führen Formfehler bei der Rechnungsprüfung auszuschließen.

Daten, die aus Sicht des Umsatzsteuerrechts zwingend angegeben werden müssen, sind als Pflichtfelder vorgesehen, andere Daten, die zur Rechnungsprüfung aus Sicht des Empfängers notwendig sind, sind hingegen optional. [golem.de]

Die oben genannte Unterstützung verschiedener Bundes- und Landeseinrichtungen spricht ebenfalls für die umsatzsteuerrechtliche Unbedenklichkeit dieses Datenformates. Allerdings ist Standard noch jung und nicht in der Praxis verbreitet. Da elektronische Rechnungen jedoch vollumfänglich anerkannt sind, sind hier keine juristischen „Überraschungen“ zu erwarten.

Eine Besonderheit besitzt das neue Dateiformat des ZUGFeRD allerdings: Es gibt immer zwei Rechnungsdateien. Die durch den Menschen lesbare PDF/A Datei und die in das PDF/A eingebettete, maschinenlesbare XML Datei. Welche ist jetzt das Original? Welche Datei besitzt die Belegfunktion?

Maßgeblich ist die Rechnung, die Eingang in die Buchhaltung gefunden hat und Grundlage für die Buchung und die Berechnung des Vorsteuerabzugs ist. Voraussetzung ist, dass es sich um eine ordnungsgemäße Rechnung handelt, die insbesondere die Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG aufweist. Die Anforderungen an das innerbetriebliche Kontrollverfahren sind zu beachten. Ob das Kontrollverfahren auf Basis des Rechnungsbilds oder der Rechnungsdaten erfolgt, hängt von der Wahl der oben dargestellten Szenarien ab. [ferd-net.de (PDF)]

Entscheidend ist also ein verbindliches Verfahren zu definieren und zu dokumentieren.

Musterrechnung im ZUGFeRD Datenmodell

Quelle: MailConsult

Die Beispielrechnung im ZUGFeRD Datenformat kann in einem gewöhnlichen PDF Reader geöffnet werden. Es ist eine XML in die PDF Datei eingebettet, die als Attachment (Klammersymbol) aufgerufen werden kann. [Foto MailConsult]

Ist der Einsatz des Datenmodells zukunftssicher?

Lohnt es sich jetzt bereits sich mit diesem Datenformat auseinander zu setzen? Wird sich das Datenformat durchsetzen? Diese Fragen sind zur Zeit nicht sicher zu beantworten, dennoch spricht aus unserer Sicht vieles dafür, dass sich das Datenmodell des ZUGFeRD durchsetzen wird.

Die Zahl der Software-Hersteller, die das Datenformat in ihren Produkten unterstützen, steigt […] schnell. Mit den Folge-Releases der Software können die Kunden der Hersteller die Vorteile von ZUGFeRD nutzen, ohne extra dafür investieren zu müssen. [Dokmagazin, Dr. Bernd Wild]

Die Zukunft dürfte […] so aussehen, dass die Anbieter von Finanzbuchhaltungs- und ERP-Software die ZUGFeRD-Spezifikation in ihre Systeme implementieren. Das Medienecho und die starke Unterstützung durch die Politik haben die wichtigsten Software-Anbieter inzwischen veranlasst, entsprechende ZUGFeRD Import- und Exportschnittstellen in ihre Programme zu integrieren. [computerwoche]

Das Datenformat schließt die bisher eklatant klaffende Lücke zwischen den Rechnungsverfahren für EDI/EDIFACT-Rechnungen und den Papierrechnungen bzw. den nur teilweise automatisiert zu verarbeitenden elektronischen PDF-Rechnungen. Es verbindet die Vorteile der „normalen“ PDF-Rechnung und der Automatisierbarkeit von EDI/EDIFACT-Rechnungen und verursacht dabei sowohl für Sender als auch Empfänger erheblich geringere Kosten. Ein Pilot- Anwender, der bereits ZUGFeRD Rechnungen versendet, berichtet von einer Prozesskostenreduktion von 9 Euro pro Rechnung.

Darüber hinaus passt das Datenformat in den Trend der Zeit Geschäftsprozesse stärker zu automatisieren.

Mit der elektronischen Rechnungsstellung ebnen das BMI und das BMWi gemeinsam den Weg für ein durchgängiges eGovernment. Das elektronische Rechnungsformat sollkünftig den Austausch von Rechnungsdaten branchenunabhängig zwischen großen und kleinen Unternehmen ebenso erlauben wie zwischen Privatunternehmen und der öffentlichen Verwaltung. Ziele sind der weitere Bürokratieabbau und Kosteneinsparungen. [ferd-net.de (PDF)]

Auch drängen kostenlose Angebote in den Markt, die die Hürde zur Nutzung des neuen Datenmodells für KMUs deutlich senken sollen.

Ab 2014 bietet DocuWare einen kostenlosen Online-Service, mit dem sich Rechnungen aus jeder Windows-Software heraus ZUGFeRD-konform erstellen lassen, sowohl aus Faktura-Programmen als auch aus Word und Excel heraus. [docuware.com]

Auch werden aktuell Open-Source Lösungen entwickelt, die das Datenmodell unterstützen sollen (z.B. Fakturama.org).

Spannend wird noch der Rechnungsaustausch mit dem Ausland, denn das ZUGFeRD Datenmodell ist zunächst ein nationaler Standard.

Zwar wird zurzeit die Verbreitung von ZUGFeRD vor allem im deutschsprachigen Raum forciert, das von FeRD spezifizierte Datenmodell kann aber auch außerhalb des deutschsprachigen Raumes eingesetzt werden. Mit gutem Grund, denn ZUGFeRD basiert auf den durch das europäische Standardisierungsgremium CEN entwickelten Standards Cross Industry Invoice (CII) und Massage User Guides (MUG). Das bedeutet, dass alle Grundsteine für die Etablierung von ZUGFeRD als einheitliches europäisches Format bereits gelegt sind. [Dokmagazin, Interview mit Stefan Engel-Flechsig]

Wie so oft führt das Aufkommen des neuen Datenmodells wieder zu dem bekannten „Henne-Ei-Problem“, das wir auch schon bei der De-Mail beobachten konnten. Wenn die Organisationen nicht danach fragen, werden die Hersteller die Lösungen nicht anbieten. Dennoch ist der aktuelle Fall aus unserer Sicht nicht ohne weiteres mit dem der De-Mail vergleichbar. Zunächst werden sich vor allen Dingen Unternehmen im B2B Geschäft mit den Möglichkeiten des neuen Datenformats befassen. Es ist also nicht erforderlich, dass Endkunden ihr Verhalten ändern. Darüber hinaus mach das Datenformat des ZUGFeRD keinen neuen Übertragungskanal erforderlich. Die PDF/A-3 Rechnungen nach dem neuen Standard können ebenfalls einfach als Attachment zur E-Mail verschickt werden.

Zurückhaltung existiert bei einigen Marktteilnehmern dennoch.

Nicht ganz so zuversichtlich zeigt sich Dr. Donovan Pfaff, Geschäftsführer der Bonpago GmbH. Er sehe bei den Großunternehmen eher eine abwartende Haltung. „Das Zugferd [sic!] ist hier noch nicht angekommen“, betont er. „Das Datenmodell befindet sich derzeit noch in Abstimmung, wobei die Diskussionen vornehmlich zwischen den Verbänden und Software-Unternehmen stattfinden.“ Zu nennen sind hier etwa der Bundesverband deutscher Banken, das Bundesministerium des Innern (BMI), die Datev eG, die PDF Association, der Verband der Automobilindustrie als Interessenvertreter von Großunternehmen, der Verband elektronische Rechnung (VeR) sowie der VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme. [it-director.de]

Wir gehen trotz der Zurückhaltung einiger davon aus, dass sich das Dateiformat etablieren wird und dass es schon bald ein Standardformat im gut organisierten Input- und Output-Management größerer Firmen sein wird. Die kleineren Unternehmen werden ihre Rechnungseingangsprozesse deshalb wahrscheinlich nicht über Nacht umstellen, doch auch für die oft genannten KMUs werden sich Softwarelösungen auftun, die die automatische Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen ermöglichen.

Aktueller Stand der Entwicklung

Auf der CeBIT 2013 wurde das Datenformat erstmals als Release-Kandidat einer breiten Öffentlichkeit vorgestellt. Seit dem haben verschiedene Anbieter rund um die Rechnungsverarbeitung den neuen Standard in ihre Lösungen implementiert.

Mit großer Wahrscheinlichkeit werden die wichtigsten Anbieter betriebswirtschaftlicher Software das ZUGFeRD-Format in den nächsten Monaten in ihre Programme implementiert haben. [computerwoche.de]

Zunächst wurde die finale Version (V 1.0) des Standards für das Frühjahr 2014 angekündigt, doch wurde dieser Veröffentlichungstermin jetzt auf den Sommer 2014 verschoben.

Die Entwicklungen gehen jedoch weiter und auch die Wahrnehmung des Datenformats in der Öffentlichkeit nimmt zu, wie zahlreiche Veröffentlichungen der letzten Wochen und Monate zeigen.

[Update vom 08.04.2014]

Bis zum 17.04.2014 wird der Release-Kandidat des ZUGFeRD Datenmodells einer letzten Review innerhalb des ehrenamtlichen Arbeitskreises unterzogen. Anfang Juni 2014 ist mit der Veröffentlichung der finalen Version (V 1.0) verbindlich zu rechnen. Dies versicherte mir ebenfalls Dr. Friedrich Wilhelm Haug.

Das ZUGFeRD Datenmodell

Das Prinzip des ZUGFeRD Datenmodells basiert auf dem im Oktober 2012 veröffentlichten Archiv-PDF Standard PDF/A-3 (3. Normteil der PDF/A Spezifikation – ISO 19005-3:2012). Dieser erlaubt es erstmals optimiert für die Langzeitspeicherung Dateien in eine PDF-Datei einzubinden.

PDF/A-3 bietet sich aus verschiedenen Gründen als Trägerformat für ZUGFeRD-kompatible Rechnungen an. PDF/A ist bereits seit 2005 als ISO-Norm veröffentlicht. Damit basiert das Format auf einem internationalen, für jedermann einsehbaren und öffentlichen Standard und ist herstellerunabhängig. […] Der große Vorteil ist, dass mit PDF/A-3 das Belegbild der Rechnung und deren Daten als XML in einer Datei verbunden sind. Das bedeutet, alle Systeme können damit arbeiten, gleich ob sie den Vorteil der XML-Daten nutzen oder nicht. Außerdem ist PDF/A-3 für die Langzeitspeicherung entwickelt worden, so dass sichergestellt ist, dass das bildliche Abbild der Rechnung dauerhaft visualisiert werden kann. [Dokmagazin, Dr. Bernd Wild]

Die Rechnungsdatei ist damit eine Datei, die sich so verarbeiten lässt wie eine Papier-Rechnung oder eine PDF-Rechnung, wie sie derzeit im Umlauf sind und zusätzlich kann „diese vollautomatisch importiert, geprüft und verarbeitet werden“ [Vgl. intarsys.de]. Inhaltlich unterscheidet die „menschenlesbare“ und die „maschinenlesbare“ Version der Rechnung nichts. Das eigentliche PDF Dokument unterscheidet sich optisch nicht von „gewöhnlichen PDF-Rechnungen“ [Vgl. datev.de].

Wenn Sie wissen wollen, wie eine Rechnung auf dem ZUGFeRD Datenmodell aussieht: Hier können Sie eine Musterrechnung herunterladen.

Die XML Datei, die in die PDF/A-3 Rechnung eingebettet ist, ist standardisiert und kann vollautomatisch importiert und ausgelesen werden. Die bisher aufwändig auszuführende Datenextraktion kann vollständig entfallen.

XML Datei, die in eine Rechnung im ZUGFeRD Datenmodell eingebettet werden kann.

Muster einer XML Datei, die in eine Rechnung im ZUGFeRD Datenmodell eingebettet werden kann.  Das vollständige Infopaket finden Sie unter [ferd-et.de]

Entwickler, die das Datenmodell in ihre ERP-Systeme einbinden wollen, finden unterschiedliche Tool-Kits, die die Integration ermöglichen (z.B. das PDF SDK von Luratech, weitere Unterstützer des Datenmodells finden Sie auf ferd-net.de).

Fazit

Mit dem Datenformat des ZUGFeRD wird eine Lücke der Datenformate geschlossen, die es auch kleineren Unternehmen ermöglichen wird Rechnungen besonders günstig auszutauschen. Es ist kein zusätzlicher Übertragungskanal erforderlich, da die Rechnungen in dem neuen Standard z.B. als E-Mail Attachment verschickt werden können. Das Format wird sich aller Voraussicht nach schon bald im Markt durchsetzen und hat das Potenzial den Durchbruch der E-Rechnung zu beschleunigen und den Organisationen erhebliche Einsparungen im Prozess der Rechnungsbearbeitung zu ermöglichen.

Wie blicken Sie auf das neue Dateiformat? Warten Sie schon sehnsüchtig darauf oder halten Sie es für überflüssig? Haben Sie es vielleicht sogar schon ausprobiert? Lassen Sie es mich in den Kommentaren wissen.

Titelfoto: T.M.O.F. / flickr.com
ZUGFeRD: Durchbruch für die elektronische Rechnung? 5.00/5 2 Gesamt