Artikel aus dem März 2014

Sendung, Vorgang, Dokument, Blatt, Seite – Wovon sprechen Sie?

Fragezeichen

In den Projekten stellen wir oft fest, dass viele unterschiedliche Begriffe der Informationslogistik, teilweise synonym, durcheinander geworfen werden. Das sorgt nicht selten für Missverständnisse und Reibungsverluste in der Projektarbeit. Dabei lassen sich  die Begriffe Sendung, Vorgang, Dokument, Dokumentenklasse, Dokumententyp, Blatt und Seite recht einfach definieren und abgrenzen. Selbstverständlich haben alle Begriffe ihre Berechtigung. Entscheidend ist jedoch die Perspektive der Betrachtung.

Auch simple Begriffe der Informationslogistik sollten definiert werden

Leider kommt es in der Projektarbeit nicht selten genau dann zu Missverständnissen, wenn alle im Projektteam davon ausgehen, dass alles klar ist. Klarheit und Missverständnis liegen jedoch bei den folgenden oft verwendeten Begriffen dicht beieinander.

  • Sendung
  • Vorgang
  • Dokument
  • Dokumentenklasse
  • Dokumententyp
  • Blatt
  • Seite

Sie werden jetzt vielleicht einwenden, dass die Begriffe so nebeneinander stehend doch nun wirklich klar abzugrenzen sind. Da stimme ich Ihnen auch sofort zu. Doch wurden die Begriffe in den Projekten, zu denen wir hinzugezogen werden, oft gerade nicht nebeneinander stehend sondern isoliert voneinander verwendet. Da spricht der Fachbereich von Blatt und meint technisch gesehen eigentlich eine Seite, oder die Begriffe Sendung und Dokument werden synonym verwendet.

Dabei handelt es sich im einzelnen vielleicht lediglich um kleine Missverständnisse oder sprachliche Ungenauigkeiten, doch können diese Missverständnisse z.B. bei Kapazitätsplanungen erhebliche Auswirkungen haben. Wir empfehlen daher zu Beginn eines Projektes in der Informationslogistik Begriffe für alle Projektmitglieder verbindlich zu definieren.

Die richtige Begriffswahl: Eine Frage der Perspektive

Die obenstehend genannten Begriffe sind nicht synonym zu verstehen. Sie können im Projekt jedoch mitunter dasselbe meinen. Die passende Wahl des Begriffes ist dabei stets von der Betrachtungsperspektive abhängig. Von den betrachteten Entitäten, wenn man so will. Wir unterscheiden:

  • physische Entitäten
  • fachliche Entitäten
  • prozessuale Entitäten

Um es nicht theoretischer darzustellen als es ist, hier eine kleine Übersicht.

physische Entitäten fachliche Entitäten prozessuale Entitäten
Sendung Dokument Vorgang
Blatt Dokumententyp
wird verwendet bei:
physischer Postbearbeitung,
Digitalisierung
wird verwendet bei:
Dokumentenklassifikation,
Datenextraktion
wird verwendet bei:
Prozessdesign,
Workflowdefinition

Es ist also wichtig sich bei der Wahl des Begriffes zunächst darüber klar zu werden was man genau beschreiben möchte. Denn im Laufe eines Verarbeitungsprozesses ändert sich die Betrachtungsperspektive und damit auch der passende Begriff.

Vorgang Inhaltserschließung

Sendung oder Dokument?

Sendung

Der Begriff Sendung bezeichnet z.B. einen Briefumschlag, der mit Hilfe eines Postunternehmens an einen Empfänger übergeben wird. Der Sendungsinhalt ist demnach der physische Inhalt eines Briefumschlags. Eine Sendung kann 1 bis n Dokumente enthalten. In manchen Organisationen wird auch der Begriff Vorgang anstelle des Begriffs Sendung verwendet. Das ist aber insofern problematisch, weil ein Vorgang eine prozessuale Entität ist und keine physische. Wir sollten also auch den Begriff Vorgang von dem Begriff Sendung abgrenzen.

Natürlich kann eine Sendung auch ein Dokument sein. Nämlich genau in dem Fall, in dem in einer Sendung genau ein Dokument enthalten ist (z.B. eine Rechnung). Es wäre dennoch falsch die Begriffe gleichbedeutend zu verwenden, denn die physische Sendung ist so lange kein Dokument, so lange keine fachliche Erschließung des Sendungsinhalts erfolgt ist. Wann diese Inhaltserschließung erfolgt (z.B. direkt im Posteingang oder nach dem Scannen) und auf welchem Weg (manuell oder automatisch) ist für die Begriffsabgrenzung unerheblich.

In Fällen von „Sammelpost“, in der viele kleine Briefumschläge in einem großen Umschlag (oder in einem Paket) zusammengefasst sind, definieren wir die einzelne Sendung in dem großen Umschlag als Sendung. Der große Umschlag ist die Sammelsendung.

Dokument

Ein Dokument ist die fachlogische Zusammenfassung eines definierten Teils einer Sendung. Diese Zusammenfassung basiert auf der fachlichen beziehungsweise inhaltlichen Erschließung des Sendungsinhalts.

Dokumenttyp

Ein Dokument lässt sich fachlich oder organisatorisch einem Dokumententyp zuordnen. Dabei besitzen Dokumente eines Dokumententyps eine einheitliche inhaltliche Struktur. Beispiele für Dokumententypen könnten sein:

  • Rechnungen
  • Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen
  • Anschreiben

Dokumentenklasse

Mehrere Dokumententypen können einer übergeordneten Dokumentenklasse zugeordnet werden. Neben organisatorischen und inhaltlichen Kriterien werden Dokumentenklassen auch mit Blick auf technische Anforderungen gebildet. Dokumentenklassen könnten sein:

  • Buchhaltungsdokumente
  • Kundenservicedokumente
  • Vertriebsdokumente

[Vgl. Schüttler, S. (2012): Dokumentenmanagement: Von den Grundlagen zum effizienten Einsatz im Unternehmen, S. 7]

Das folgende Beispiel zeigt zwei Dokumentenklassen und zugeordnete Dokumententypen einer Krankenkasse.

Dokumentenklassen (blau) fassen verschiedene Dokumententypen (grau) organisatorisch und technisch zusammen (Beispiel einer Krankenkasse)

Blatt oder Seite?

Jetzt wird es trivial. Dennoch ist es aus leidlicher Projekterfahrung wichtig auch diese Abgrenzung in aller Kürze vorzunehmen.

Blatt

Ein Blatt bezeichnet ein Stück Papier (zunächst in einem beliebigen Format).

Seite

Ein Blatt besteht immer  aus 2 Seiten (Vorderseite/Rückseite).

Zusammenfassende Begriffshierarchie

Die folgende Grafik stellt die in diesem Artikel beschriebene Begriffshierarchie dar.

Systematische Darstellung der Begriffe Briefsendung, Dokument, Blatt und Seite

Werden eingehende Sendungen digitalisiert, um z.B. über Workflows in der Organisation verteilt zu werden, dann sind noch weiterer Begriffe von Bedeutung wie:

  • Scanstapel
  • Scanimage
  • Datensatz
  • Signatur
  • Workflow-Element

Diese werden wir in diesem Blog zu einem späteren Zeitpunkt kurz definieren. Sollten Sie vorab schon Interesse an einem Glossar der wesentlichen Begriffe der Informationslogistik besitzen, so können Sie sich natürlich an uns wenden.

Ist Ihnen in Projekten schon einmal ein solches beschriebenes Missverständnis begegnet und wenn ja, wie hat es sich im Projekt bemerkbar gemacht? Ich freue mich auf Ihre Kommentare.

Foto: © williamkzinke | flickr.com
Leserwertung

E-Rechnung: Unternehmen sagen Papierrechnung den Kampf an

Briefkasten mit Gesicht

Viele Jahre lang waren im Output-Management der Unternehmen Papierrechnungen die Universallösung. Damit erreichte man die Mehrzahl seiner Kunden auf „dem kleinsten gemeinsamen Medien-Nenner“. Der elektronische Versand mittels Qualifizierten Elektronischen Signaturen war kompliziert. EDI war teuer und nur für Großkunden geeignet. In vielen Fällen hatte die Papierrechnung das beste Preis-Leistungsverhältnis. Doch das ist seit letztem Jahr anders. Wir nehmen in unseren Projekten immer mehr Unternehmen wahr, die der Papierrechnung offen den Kampf angesagt haben. Im Output-Management wird die E-Mail mit der Rechnung als PDF Anhang oft zum neuen Medium der Wahl.

Die Papierrechnung erhält Gegenwind

Die Rechnung in Papierform ist noch nicht tot, denn Umstellung braucht seine Zeit und wer eine Rechnung in Papier erhalten möchte, kann dies vom Absender fordern. Doch lassen sich die Rechnungsversender diesen „Service“ nach dem „Bestrafungsprinzip“ immer häufiger teuer bezahlen. 5 Euro pro Rechnung sind da keine Seltenheit. Unternehmen wie Amazon oder DHL informieren ihre Business-Kunden per Lieferanten-Newsletter über die Umstellung. Da wird der Brief zum Premiumprodukt, jedoch ganz anders, als das Transpromo-Experten noch vor Jahren vorausgesagt haben. Der Absender spart, der Rechnungsempfänger kann aber Mehrkosten bei der Verarbeitung haben, wenn er die elektronischen Rechnungen noch nicht revisionssicher verarbeitet und die Infrastruktur dafür aufbauen muss.

Doch der Druck auf die Papierrechnung wächst auch von der Seite der Rechnungsempfänger. Einige Rechnungsempfänger setzen ihre Marktmacht ein und lehnen den Empfang von Papierrechnungen grundsätzlich ab. Sie fordern in ihren Vertragsbedingungen sogar die Ausstellung elektronischer Rechnungen in definierten Formaten. Rechnungen, die nicht in der richtigen Form eingehen, werden schlicht nicht bezahlt. Damit wird auch auf die Rechnungsversender Druck aufgebaut, ihre Prozesse im Output-Management zu überarbeiten.

Diese Entwicklung und das Spannungsverhältnis zwischen Einsparpotenzialen und Kostendruck sorgt für eine neue Dynamik im Output-Management der Versender und im Input-Management der Empfänger von Rechnungen. Das Volumen an Papierrechnungen ist dabei noch immer erheblich. Schätzungen zu Folge sind 3-5% des Briefaufkommens Rechnungen. Das sind in Summe 350.000 Rechnungen oder anders ausgedrückt 5 Tonnen Papier pro Tag. Dies entspricht dem Gewicht eines ausgewachsenen Baumes.

Ein Berg Papierrechnungen: ein vertrautes aber bald schon historisches Bild. Foto: kozumel / flickr.com

E-Rechnungen für Privatpersonen ein „alter Hut“

Im Geschäft mit den Privatkunden ist die Papierrechnung schon vor etlichen Jahren verschwunden. Telekommunikationsanbieter, Theaterhäuser oder Mobilitätsdienstleister, wie etwa die Deutsche Bahn, oder MyTaxi, setzen schon lange auf die elektronische Variante per E-Mail. In einigen Fällen erhalten die Kunden auch einen Link per Mail und können die Rechnungsdaten dann in einem Kundenportal abrufen. Diese Lösungen ließen sich zum einen aufgrund des ungleichen Kräfteverhältnisses zwischen Unternehmen und Kunde durchsetzen. Zum anderen hielt die elektronische Rechnung hier schneller Einzug, da Privatpersonen nicht der Umsatzsteuergesetzgebung unterliegen und keinen Vorsteuerabzug geltend machen können.

Bis zum Jahr 2011 herrschte bei Versendern und Empfängern von Rechnungen noch Unsicherheit darüber, in welcher Form elektronische Rechnungen mit oder auch ohne Signatur zum Vorsteuerabzug berechtigen. Doch seit dem Steuervereinfachungsgesetz sind diese Unsicherheiten vollständig ausgeräumt. Jede Rechnung, die die im §14 (4) des UStG genannten Daten enthält und die eine Freigabeprüfung im Unternehmen durchlaufen hat, wird anerkannt und ist einer Papierrechnung gleichgestellt.

Prozesse für die E-Rechnung „fit“ machen

Die Menge der Papierrechnungen wird also weiter abnehmen. Wir erwarten sogar, dass die Geschwindigkeit dieser Abnahme weiter zunimmt. Diese Erwartung spiegeln sich auch in den „Trends in der Informationslogistik“ für dieses Jahr wider.
Jetzt liegt es an den „Nachzüglern“ ihre Prozesse fit für die elektronische Rechnung zu machen. Diese Ertüchtigung betrifft zunächst die Verarbeitung im Input-Management. Ausdrucken der E-Rechnungen gilt nicht. Das Original ist das elektronische Dokument, nicht sein Abbild in Papierform. Für eine effiziente Bearbeitung sollten die Workflows im empfangenden Unternehmen angepasst werden, um die elektronischen Rechnungen prüfen, freigeben und buchen zu können. Und zu guter Letzt sind gegebenenfalls Anpassungen am Archiv erforderlich, denn selbstverständlich gelten die Aufbewahrungsfristen auch für die E-Rechnung.

Unternehmen, die bereits ihre Prozesse so angepasst haben, dass elektronische Eingangsrechnungen problemlos verarbeitet werden, können gerade kleinere Lieferanten bei der Erstellung von elektronischen Rechnungen unterstützen. Sie können zum Beispiel Lieferantenportale anbieten, bei denen E-Rechnungen erzeugt werden, die dann sowohl dem Versender als auch dem Empfänger helfen, Kosten zu sparen.

Zu guter Letzt möchte ich noch mit einem durch die Fraktion der De-Mail und E-Postbrief-Anbieter verbreiteten Märchen aufräumen. Sie behaupten, dass De-Mail oder E-Postbrief für den Versand von Rechnungen erforderlich sind.
Der Absender hat bei Einsatz von De-Mail oder E-Postbrief zwar die Sicherheit der Zustellung und der Empfänger weiß, von wem die De-Mail oder der E-Postbrief versandt wurden. Aber dies ist für Rechnungen im Hinblick auf den Vorsteuerabzug gar nicht entscheidend. Denn es ist nicht wichtig wie das Dokument das Unternehmen erreicht hat. Denn allein der Inhalt und die innerbetriebliche Prüfung entscheiden über die Korrektheit des Dokuments und die Möglichkeit zum Vorsteuerabzug.
Organisationen sollten sich also genau überlegen, ob die De-Mail oder der E-Postbrief hier einen Mehrwert gegenüber der kostenlosen E-Mail stiften können.

Weiterführende Links:

BITKOM: 10 Merksätze für elektronische Rechnungen

Titelfoto: Little Piltrafilla / flickr.com

Leserwertung

Reizthema De-Mail: Erfahrungsaustausch Postbearbeitung beim DVPT

Das Reizthema De-Mail wird intensiv diskutiert.

Am 18. Februar fand in Offenbach ein Erfahrungsaustausch für DVPT-Mitglieder zu aktuellen Themen der Postbearbeitung statt. Anwesend waren 18 Fachleute aus unterschiedlichen Branchen wie Versicherung, Dienstleistung, Industrie und Energieversorgung. Auch Softwareanbieter, Private Carrier und Konsolidierer nahmen an dem Austausch teil. Über das Reizthema De-Mail wurde dabei kontrovers diskutiert.

Es war ein interessanter Tag, der von den Teilnehmern mit Schulnote 1,5 bewertet wurde. Man konnte ohne „Kaufzwang“ offen miteinander sprechen. Und das offene Gespräch unter Fachleuten mit unterschiedlichen Meinungen ist nicht zu ersetzen!

Was bewegt die Post- und Dokumentendienstleister

Vor dem durchgeführten Erfahrungsaustausch hatte der DVPT die Teilnehmer gefragt, welche Themen sie interessieren. Hier sind die zusammengefassten Ergebnisse:

Trends und Entwicklungen

  • Welche Trends gibt es im Poststellenmanagement?
  • Die Poststelle auf dem Weg zum Informationsdienstleister – wo geht die Entwicklung hin? Strategien/Weiterbildung der Mitarbeiter
  • Gibt es Einschätzungen, wie sich die Mengen der physischen Post in den nächsten 10-20 Jahren entwickeln werden? Wie verändern sich Postein- und Ausgangskanäle? Also, wie kommt die Post zu uns, wie versenden wir? Wie tun es andere?
  • Welche Trends sind in der unternehmensinternen Postbearbeitung zu erkennen?
  • Wie ist die aktuelle Situation mit Blick auf die Briefkonsolidierung?

Elektronische Medien

  • Macht die Nutzung von De-Mail und E-Post Brief für die Zukunft wirklich Sinn?
  • Welches sind die richtigen Player in der Zukunft, wenn es um die Ablösung der physischen Post geht?
  • Was spricht für und was spricht gegen die Digitalisierung der Eingangspost? Was spricht für und was spricht gegen die Einführung der Digitalisierung in bestehende Abläufe/Systeme? Welche Auswirkung ergeben sich aus der Digitalisierung für die interne Postverteilung sowie für die internen Geschäftsprozesse?

Kosten und Prozesse

  • Kostenmanagement: Welche Wege zur Kostenoptimierung haben sich aufgetan? Gibt es mögliche Grundsatzregelungen für Unternehmen zum Postversand, die helfen die Kosten dauerhaft zu senken?

Ausschreibung und Outsourcing

  • Welche Erfahrungen gibt es im Outsourcing des Poststellenbetriebs?
  • Wie lässt sich eine Ausschreibung von „Expresspaketen“ sinnvoll gestalten?
  • Welche Einsatzszenarien existieren für alternative Briefversender?

Ein Impulsreferat stellte die Thesen zur Diskussion auf

Als Kompetenzpartner des DVPT moderierten wir den Tag und ich leitete ihn mit einem Impulsreferat ein. Das Thema: Trends und Entwicklungen im Postmarkt. Die Thesen kurz zusammengefasst:

  • Die Briefmengen gehen langsam zurück
  • Das Medium Papier verschwindet nicht so schnell wie von vielen angenommen
  • Die Sendungsmengen verschieben sich; physische Sendungen werden zum Premiumprodukt
  • Empfänger bestimmen mehr und mehr über die Kommunikationswege
  • Die Anforderungen an die Postbearbeitung steigen; Poststellen verschmelzen mit dem Input-Management
  • Einfache Dienstleistungen werden mehr und mehr outgesourced
  • Poststellen, bekommt eure Zahlen in den Griff, rechnet eure Prozesse, macht als Informationslogistiker Vorschläge zur Optimierung und tut euch mit anderen Bereichen zusammen, sonst verschwindet ihr mehr und mehr; hochwertige Dienstleistungen sichern die Zukunft

Dann wurde heftig diskutiert

Den Inhalt und Ablauf der Diskussion im Detail wiederzugeben, würde diesen Beitrag sprengen. Es wurde entlang der Thesen, die von vielen geteilt wurden, diskutiert. Ein Thema stach dabei jedoch besonders hervor. Wer hätte es gedacht, es war die De-Mail. Die einhellige Meinung aller Beteiligten, und darunter befanden sich marktführende Unternehmen ihrer Branchen, war die Aussage:

„De-Mail oder die Alternativen der De-Mail bieten nicht wirklich merklichen Zusatznutzen. Wir brauchen das nicht. Portale sind besser. Wir bieten lieber dort Zusatznutzen wo wir den Kunden im direkten Dialog bei uns haben.“

Die Gegenposition vertrat Dr. Offermann, seit Mitte 2013 neuer Vorstand für Post beim DVPT und Nachfolger des Urgesteins Elmar Müller, der sich nach ehrenvollen Jahren um Markt und Verband in den verdienten Ruhestand zurückgezogen hat. Früher selbst in der Regulierungsbehörde – so hieß die Bundesnetzagentur damals, wer sich erinnert – und dort für die Liberalisierung des Postmarkts tätig, vertrat Offermann die Gegenposition:

„Die neue Gesetzgebung verpflichte Behörden die De-Mail als Kommunikationskanal zu eröffnen. Das ziehe Kunden nach und beschleunige den Einsatz. Es braucht seine Zeit, bis eine ausreichende Grundmenge vorhanden sei, aber dann gehe es rasend schnell.“

So ging es hin und her und auch ich, respektive wir in der MailConsult, vertraten unsere Position. Diese stellte ich mit einem Bild dar, um die Situation plastischer zu machen:

Mit De-Mail hat der Gesetzgeber im übertragenen Sinn eine „Autobahn“ gebaut. Da kann man sich schnell und sicher fortbewegen. Die Fahrer sehen die „Spezialnummern“ der anderen Autobahnfahrer und können sich vertrauliche Informationen schicken. Ob und wie diese Autobahn jetzt genutzt wird, hängt von den Bedürfnissen und der Kreativität der Fahrer ab. Die Frage ist nicht: Was soll diese Spezialautobahn nutzen? Die Frage ist: Wie kann ich sie für meine Zwecke nutzen? Der Ball liegt also bei den Unternehmen sich Gedanken zu machen, wie man De-Mail nutzt und welchen Mehrwert man seinen Kunden, Zielgruppen bieten kann.

Eine Hürde, da waren sich alle Beteiligten einig, bleibt: Der Aufwand in den Unternehmen ist durch organisatorische Anpassungen – nicht die technischen – aufwendig. Und die Anmeldeprozedur des Identverfahrens, das in der Praxis durch schlechte Terminvereinbarungen der Anbieter oft nicht klappt, ist abschreckend.

Welche Position vertreten Sie? Was denken Sie über die De-Mail? Benötigen wir diesen zusätzlichen Kanal oder ist er ein Irrweg?

Weiterführende Links

Seminar des DVPT „De-Mail und Alternativen“

Seminar Praxis und Rechtsfragen von De-Mail und digitaler Postbearbeitung am 01.04.2014 in Offenbach

Leserwertung