Artikel aus dem Februar 2014

CeBIT Podiumsdiskussion: Warum hakt es im Output-Management?

Richtungspfeile_Patrick H~_flickr.com

BITKOM-Podiumsdiskussion mit MailConsult auf der CeBIT
am 11.3.2014 um 10 Uhr, Halle 3, Stand D05, ECM Forum des BITKOM

Als Mitbegründer des Arbeitskreises Output-Solutions haben wir ein spannendes Diskussionsthema mit interessanten Teilnehmern für die diesjährige CeBIT zusammengestellt.

Warum hakt es im Output-Management?

Im Zentrum der Diskussion geht es um zwei Fragen.

  • Was ist modernes Output-Management?
  • Warum wenden es Unternehmen nicht an?

Der Markt bietet heute alle Technologien und Lösungen zur individuellen, medienoptimierten, kostenoptimierten Kommunikation mit den Sendungsempfängern. Trotzdem bleiben enorme Effizienzpotentiale ungenutzt. Was kann man verbessern? Welche Beispiele für die Umsetzung von Verbesserungen gibt es? Woran liegt es, dass die Umsetzung von Prozessoptimierungen vielen Organisationen so schwer fällt?

Diesen Fragen und kompetenten Antworten widmen wir uns in der einstündigen Diskussion mit folgenden kompetenten Anbietern:

Klaus Ganter, Kühn & Weyh
Metin Dogan, pawisda
Martin Kellner, AKI
Wolfram Priebsch, Opentext
Kay Utecht, SET

Moderation: Klaus Gettwart, MailConsult

Haben Sie Fragen oder Gedanken, die wir im Rahmen der Diskussion beachten sollen? Lassen Sie es uns in den Kommentaren wissen.

Nach der Veranstaltung werden wir hier im Blog über die Redebeiträge berichten.

Foto: © Patrick H~ / flickr.com
Leserwertung

Output-Management: Output meets Input

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Je mehr man sich beim Versand von Sendungen Gedanken macht, wie man eine wieder eingehende Antwort möglichst schnell und effizient bearbeiten kann, desto mehr spart man im Gesamtprozess. Dafür ist mehr zu tun, als sich mit seinen Kollegen zu besprechen. Die Einsparpotentiale sind jedoch enorm.

Mit Output-Management das Input-Management optimieren

Es mag zunächst unlogisch klingen, doch die Dokumente, die eine Organisation versendet – papierbasiert oder elektronisch – haben  großen Einfluss darauf, wie effektiv der Input bearbeitet werden kann.

Viele ausgehende Dokumente sollen beim Empfänger eine Reaktion auslösen und die Art und Weise, wie er antwortet, kann vom Absender in zweierlei Weise klug beeinflusst werden: erstens sollte die Antwort dem Empfänger möglichst einfach gemacht werden und zweitens sollte sie so vorbereitet sein, dass die Rückantwort mit wenig Aufwand bearbeiten kann. Auch das hat wiederum doppelten Benefit. Die Kosten für die Bearbeitung sind geringer und die Daten werden im Sinne des Empfängers schnell bearbeitet.

Durch interne Abstimmungen Arbeitsaufwand reduzieren

Es gibt viele Maßnahmen im Output-Management, um die Effizienz im Input-Management zu steigern. Dazu bedarf es – wie immer, wenn Prozesse ganzheitlich optimiert werden – interner Absprachen zwischen verschiedenen Abteilungen. Zunächst muss der Versender, zum Beispiel das Marketing oder eine Fachabteilung, die Poststelle oder das Digitalisierungszentrum, bei größeren Aussendungen über das Vorhaben informieren. Die Bereiche sollten sich zusammensetzen und über die Zielstellung der Aktion sprechen. Anschließend werden gemeinsame Lösungen gefunden, die sowohl inhaltlich als auch technisch funktionieren. Das Corporate Design muss eingehalten werden und Dokumente müssen in Output und Input einfach bearbeitet werden können. Das betrifft die Entscheidung ob der Versand papierbasiert oder elektronisch erfolgt, welche Formulare, Formate, Papiergewichte, Oberflächen, Falzarten, Reihenfolge, Beilagen und Rückantwortmöglichkeiten gewählt werden. Es ist das Optimum aus Kommunikationserfolg und technischer Umsetzung zu finden.

Einige Beispiele

Wenn das Marketing Werbeaktionen versendet, so können auf Rückantwortschreiben Informationen wie Aktionsnummer oder Kundennummer aufgebracht werden, die das automatisierte Auslesen von Daten ermöglichen. Kundendaten können in kleinen Barcodes untergebracht werden und mit Formularerkennungssoftware kann man Ankreuzfelder automatisiert auslesen. Insbesondere wer Formulare versendet hat gute Möglichkeiten die Vorteile der automatisierten Erkennung zu nutzen. Eine einfache Maßnahme zur Optimierung der Eingangspost sind  Freiumschläge oder Rückantwortkarten, die solche Informationen tragen, beizulegen. Werden sie verwendet, so hilft dies bei der automatisierten Bearbeitung im Posteingang.

Eine weitere Maßnahme besteht darin, Kunden zu verpflichten, bei Rechnungen oder Bestellungen die entsprechende Rechnungs- oder Vorgangsnummer im Dokument zu nennen. Das ist eine wichtige Voraussetzung für die automatisierte Bearbeitung der Sendungen nach der Digitalisierung. Viele Unternehmen gehen sogar so weit, dass sie unvollständige Rechnung in einem automatisierten Verfahren mit einem Schreiben beantworten, das den Absender zur korrekten Rechnungsstellung auffordert.

Vorgehen bei „Output meets Input“

Es gibt viele andere Beispiele für die Optimierung des Inputs durch intelligenten Output. Forsten Sie im Team mit den Fachabteilungen Ihre Versanddokumente systematisch durch und suchen Sie nach Möglichkeiten zur Prozessverbesserung. Beziehen Sie bei der Optimierung der Prozesse die Zielstellung der Kommunikationsmaßnahme ein. Wenn Sie erwarten, dass der Empfänger der Information Ihnen Rückantworten zukommen lässt, dann machen Sie es ihm und Ihnen selbst so einfach wie möglich. Nutzen Sie die Möglichkeiten moderner Unterstützungssysteme zur Automatisierung und vernetzten Sie Ihr Output-Management und Ihr Input-Management intelligent miteinander. Gehen Sie an die Aufgabenstellung nach dem Motto heran: „Wünsch Dir etwas“. Denken Sie frei von Einschränkungen zunächst „den optimalen ganzheitlichen Prozess“ aus Ihrer Sicht. Schränken Sie sich erst danach durch Randbedingungen ein. Technisch ist nämlich weit mehr in der Automatisierung möglich, als Sie sich vorstellen können. Denken Sie prozessübergreifend als Informationslogistiker. Es lohnt sich!

Falls Sie Anregungen zu den Möglichkeiten im Output-Management suchen, lesen Sie doch auch den Blogbeitrag Portoerhöhungen kommen: Zeit für eine neue Output-Management Strategie, Poststellen, werdet Informationslogistiker oder fragen Sie in den Kommentaren nach.

Foto: © concept.surfaces | flickr.com
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Informationslogistik – eine praxisorientierte Definition

Foto von mehreren Zahnräder, die ineinander greifen

Informationslogistik betrachtet Informationsprozesse aus einer ganzheitlichen Perspektive und sorgt dafür dass Mitarbeiter und Führungskräfte einer Organisation handlungs- und entscheidungsrelevante Informationen in der richtigen Menge zur richtigen Zeit am richtigen Ort in der richtigen Form unter Einhaltung rechtlicher Vorgaben zu angemessen Kosten erhalten.

Gute Informationslogistik eröffnet den Organisationen erhebliche Einsparpotenziale bezogen auf die Zeiten und Kosten der für die Erzielung ihrer Aufgabe erforderlichen Bereitstellung von Informationen.

Optimierungsprojekte in der Informationslogistik sind immer dann erfolgreich, wenn es gelingt die einzelnen Organisationseinheiten und deren Akteure hinter einem gemeinsamen „großen Ziel“ zu vereinen. weiterlesen…

Informationslogistik – eine praxisorientierte Definition 5.00/5 1 Gesamt