Digitalisierung – Definitionen und Einordnung

Der Begriff Digitalisierung ist das „Buzzword“ das in vielen Interpretationen verwendet wird: Digitale Gesellschaft, Digitale Transformation, Digitaler Wandel, Digitaler disruptiver Wandel, Digitale Geschäftsprozesse, Digitale Netze, Digitale Verwaltung, Digitale Agenda, Digitale Revolution, Industrie 4.0, Internet der Dinge, Dunkelverarbeitung. Bringen wir etwas Ordnung in diese Begriffsvielfalt! Digitalisierung wird in zwei Bedeutungen verwendet: Erstens in der Überführung von analogen Informationen in digitale Daten und zweitens in der Wirkung welche durch sie ausgeht (Gabler Wirtschaftslexikon und Enzyklopädie der Wirtschaftsinformatik).… weiterlesen…

Die sichere E-Mail kommt nicht voran – Was ist los?

De-Mail, E-POSTBRIEF und Konsorten – Nutzung Fehlanzeige!  Die sichere elektronische Kommunikation kommt in Deutschland nicht voran. Bürger und Unternehmen kennen die Angebote nicht oder lehnen sie ab, weil sie keine Vorteile bieten. Es braucht praxisnahe Lösungen um das „Henne-Ei-Problem“ zu lösen. Deutschland diskutiert, unsere Nachbarn machen es uns vor. Es ist ruhig geworden um die sichere E-Mail. Die Bundesregierung verkündet die digitale Agenda, doch in der praktischen Umsetzung scheint das Thema im Schlamm stecken zu… weiterlesen…

Briefgeheimnis

Wie ist das eigentlich mit dem Briefgeheimnis ?   Die Themen Privatpost und Öffnungsregeln im Posteingang machen in Unternehmen immer wieder Ärger. Dieser Artikel erklärt, was gesetzlich festgelegt ist und was man tun sollte, um eingehende Post gesetzeskonform zu bearbeiten.   Liebe Postprofis, In unseren Projekten begegnen uns bei den unterschiedlichsten Kunden immer wieder abenteuerliche Aussagen zum Briefgeheimnis. Insbesondere in den Poststellen sorgen die Themen Briefgeheimnis und Brieföffnungsregeln für permanenten… weiterlesen…

Der Data Matrix Code: Aufbau und Funktionsweise erläutert

Neben der OMR Codierung zur Steuerung von Kuvertiermaschinen hat sich der Data Matrix Code in der Praxis, besonders bei komplexeren Verarbeitungsprozessen, weitgehend durchgesetzt. Dieser Beitrag beschreibt warum sich der Einsatz eines Data Matrix Codes für die Steuerung von Kuvertiermaschinen lohnt und wie ein Data Matrix Code aufgebaut sein kann. Diese Beschreibung erfolgt auf der Basis eines Praxisbeispiels. Warum setzten Organisationen auf den Data Matrix Code? Der Data Matrix Code ist,… weiterlesen…

Der OMR Code: Aufbau und Funktionsweise erläutert

Neben dem Data Matrix Code und dem Barcode werden OMR Codes häufig zur Steuerung von Kuvertiermaschinen eingesetzt. Praktiker nennen die OMR Codes auf den gedruckten Dokumenten auch „Steuerzeichen“ und spielen damit auf die Steuerung der Kuvertiermaschine an. Gesteuert wird dabei das Sammeln und Schließen von Sendungen und gegebenenfalls auch das Einfügen von Beilagen. In diesem Blogbeitrag möchte ich einen beispielhaften OMR Code aus dem SAP Formulardruck betrachten und seinen Aufbau und… weiterlesen…

Ersetzendes Scannen: Sparen Sie sich das Papier

Für viele Organisationen ist das „Ersetzende Scannen“ noch immer ein heißes Eisen. Dabei sind die Anforderungen an die erforderlichen Scan- und Archivierungsprozesse weitgehend klar und es gibt nur noch sehr wenige Dokumententypen, bei denen ihre Vernichtung Risiken birgt. Dieser Artikel zeigt, worauf es beim „Ersetzenden Scannen“ ankommt. Wir sind manchmal schon etwas berufsblind. Für uns ist die Vernichtung von Papier in den meisten Fällen nach dem Ersetzenden Scannen kein Thema… weiterlesen…

Der papierlose Staat, das papierlose Büro, das papierlose Klo – und es gibt sie doch!

In vielen Bereichen unseres Lebens zieht die Digitalisierung ein und manche Länder oder Unternehmen gehen diesen Weg sehr konsequent. Estland ist eines der Länder, das 1991 nach ihrer Unabhängigkeit aus der Planwirtschaft mit einem selbst so benannten „Tigersprung“ direkt in die Neuzeit gesprungen sind. Aus Geldmangel und unter Zeitdruck richteten sie die digitale Verwaltung ein. Heute garantiert Estland seinen Bürgern kostenlosen Zugang zum Internet. Seit 2002 gibt es eine persönliche… weiterlesen…

Zentrale Begriffe ganzheitlicher Informationslogistik

Wir als Berater für Informationslogistik leiden bisweilen an der typischen Beraterkrankheit, Fachbegriffe wie selbstverständlich zu verwenden, die der Kunde – und im Falle dieses Blogs der Leser – nicht eindeutig verstehen kann. Und selbst wenn die Begriffe gekannt werden, so ist es nicht immer klar, ob alle auch das Gleiche darunter verstehen. Wir wollen uns aber von dieser Krankheit kurieren. Daher sollen die zentralen Begriffe Input-Management, Fachprozesse und Output-Management, die… weiterlesen…

Der schwierige Umgang mit Privatsendungen in der Poststelle

Immer wieder taucht bei der Analyse der Bearbeitungsprozesse in Poststellen eine Frage auf: Wie gehen wir mit privaten Sendungen im Posteingang und Postausgang um? Wir empfehlen eine verbindliche und klar kommunizierte Regelung im Umgang mit Privatsendungen. Legen Sie fest, welche Aufwände Sie bereit sind für private Dienstleistungen in der Poststelle zu investieren. Aus der Praxis: Nett gemeinter Service für Ausgangspakete Viele Organisationen stellen für ihre Mitarbeiter ein schwarzes Brett für „Suche… weiterlesen…

Potentiale im Output-Management werden nicht gehoben! Warum?

Dass Unternehmen im Output-Management Einsparpotentiale haben, ist allen bewusst. Produzieren doch viele Beteiligte in unterschiedlichen Bereichen des Unternehmens mit unterschiedlichen Zielstellungen und zum Teil externen Partnern unterschiedlichste Dokumente: und sie erstellen die Dokumente selten abgestimmt und allein aus Sicht ihrer Abteilung. Beteiligt am Output sind Kundenservice, Fachabteilungen, Poststellen, Marketing, Dienstleister, Druckzentren, Vertrieb und viele mehr. Oftmals kommt Dokumenten-Output wiederum als Antwort zum Beispiel als ausgefülltes Formular ins Unternehmen als Input für die Informationslogistik zurück.… weiterlesen…